Tổ chức Họp báo là sự kiện quan trọng khi doanh nghiệp muốn truyền tải các thông điệp nhãn hàng, công ty và định hướng truyền thông đến báo chí. Ngày nay họp báo là một trong những hoạt động rất quan trọng với các doanh nghiệp. Mục đích chính của sự kiện là truyền thông giới thiệu thông điệp tới mọi người, dưới sự hỗ trợ của các phương tiện như báo chí, truyền hình. Bài viết sau đây Palamun Event chia sẻ cùng ban đọc ý tưởng kịch bản Quy trình tổ chức họp báo với Ý tưởng hay nhất nhằm giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho sự kiện của mình một cách tốt nhất, hiệu quả nhất
Contents
Tìm hiểu về họp báo và quy trình tổ chức họp báo
Họp báo là một buổi họp của nhiều nhà báo nhằm giúp đưa ra một thông tin cho các sự kiện được diễn ra. Mục đích của một buổi họp báo đó là đưa ra được một thông tin để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện được nói đến. Muốn được tổ chức họp báo thì doanh nghiệp cần xin phép sở thông tin và truyền thông. Vì vậy cần làm mẫu đơn xin phép họp báo.
Nguồn gốc của họp báo bắt nguồn từ đâu?
Về mặt giải thích từ ngữ, Press là một từ khá phổ biến được dùng nhiều trong ngôn ngữ Anh còn được gọi là báo chí. Theo các thông tin, họp báo xuất phát từ nước Anh vào thế kỉ 17. Lịch sử ghi nhận ở đây là nơi diễn ra các cuộc họp báo chí tại các phòng kín cho những tổ chức lớn. Mãi về sau này, khi mọi thứ tiến bộ hơn, công chúng mới được tham gia nhiều hơn vào các buổi họp báo. Những cuộc họp được ghi nhận sẽ có sự tham gia từ các bên, bao gồm doanh nghiệp, nhà báo, chính phủ và các nghiệp đoàn. Họ sẽ ngồi với nhau để tìm ra các giải pháp cho một sự kiện nào đó hoặc đơn giản là công bố một thông tin ra bên ngoài.
Thông tin và nội dung nào nên đưa ra trong họp báo?
Các thông tin được đưa ra trong buổi họp báo khá đa dạng, bhư việc thông báo các cơ chế chính sách, thông báo một sự kiện của công ty. Nhưng phổ biến nhất trong lĩnh vực kinh doanh, các thông tin được đưa ra thường sẽ là công bố sản phẩm mới với tính năng mới, phát triển các dòng sản phẩm mới,… Thông điệp cuối cùng mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến báo chí và truyền thông.
Lợi ích thiết thực của việc họp báo đối với doanh nghiệp
Với những ai thường xuyên theo dõi các trang tin tức, hẳn sẽ không còn xa lạ với các bài báo hiện nay. Những bài báo này thường được đưa ra có chủ đích giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu có lợi về mặt truyền thông để tạo ra những lợi thế trong hoạt động.
Quy trình tổ chức họp báo và cách lập kế hoạch tổ chức họp báo chi tiết
Đối với bất kỳ buổi sự kiện gì, việc tổ chức ra được một buổi họp báo tốt sẽ trả lời rõ ràng nhất cho câu hỏi họp báo là gì. Việc tổ chức họp báo sẽ được dựa trên các yếu tố sau
Mục tiêu họp báo
Đối với bất kỳ nhà báo nào thì buổi họp ngày hôm đó sẽ là một buổi lấy thông tin vì họ luôn trong tình trạng cần những thông tin. Hãy đảm bảo rằng những thông tin của bạn là chất lượng nhất và độc đáo để họ có nhiều hơn ý tưởng viết bài.
Không khí buổi họp báo
Vì đây đều là những nhà báo, những người được đào tạo nhiều năm và được tiếp xúc với rất nhiều người, nên khi tiếp xúc, bạn hãy giữ cho mình và không khí lịch sự và tôn trọng. Bạn nên cố gắng liên hệ cá nhân từng người để mọi người thấy được sự tận tình của bạn trong việc mời họ đến tham gia buổi họp báo.
>>> Xem nhanh: Cách lên ngân sách Chi phí tổ chức Hội nghị khách hàng cho Doanh nghiệp
Địa điểm tổ chức buổi họp báo
Một điều lưu ý là trong quá trình tổ chức họp báo, bạn phải có sự chuẩn bị kĩ cho phần trình bày như ánh sáng, âm thanh, bố cục, … Đặc biệt các bạn cần phải chuẩn bị kĩ các vật dụng nhỏ, điều này thể hiện được sự chuyên nghiệp và tinh tế của bạn trong quá trình tổ chức đối với các nhà báo.
Thời gian tổ chức họp báo
Thời gian của một cuộc họp báo thường là một buổi, tốt nhất là vào buổi sáng, tránh tổ chức vào buổi chiều tối, các ngày nghỉ cuối tuần.
Lên danh sách khách mời họp báo
Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn.
Lưu ý: Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời.
Chuẩn bị nội dung họp báo
Về những gì cuộc họp báo sẽ diễn ra, bạn có thể tổng hợp thành các file word và gửi đến nhà báo. Có như vậy những người đến sau vẫn có thể theo được buổi họp. Và nắm chính xác nhất thông tin mà buổi họp diễn ra. Công tác này nên được chuẩn bị ngay từ lúc bắt đầu buổi họp.
Thảo luận về kịch bản MC họp báo
Sau khi hoàn thành kịch bản MC Scrip họp báo, việc tiếp theo là bạn nên lựa chọn MC. MC cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí:
- Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước;
- Không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra. Bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin;
- MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng;
- Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước, vui nhộn.
>>> Xem thêm: Toạ Đàm Đô Thị Thông Minh Sáng tạo Phía Đông TP. HCM
Tiến hành họp báo
Kịch bản chương trình như sau:
- Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ nếu có).
- Đại diện công ty nêu lý do cuộc họp báo.
- Các bài thuyết trình về sản phẩm.
- Mong muốn nhân được sự hổ trợ truyền thông từ báo chí
- Giải đáp thắc mắc cho phóng viên
- Kết thúc cuộc họp báo (dùng tiệc nhẹ nếu có)
Công việc cần làm ngay sau khi tổ chức họp báo
- Dọn dẹp sau chương trình.
- Trả các hạng mục in ấn (backdrop, standee, tranh ảnh…) cho công ty, doanh nghiệp.
- Giao hoa chúc mừng về cho công ty, doanh nghiệp.
- Đăng tải thông tin truyền thông sau buổi họp
Trên đây là quy trình tổ chức họp báo với ý tưởng hay nhất qua các bước chi tiết được Palamun Event biên soạn và tổng hơp theo kinh nghiệm tổ chức của mình.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm vui lòng liên hệ với Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được hỗ trợ về chương trình và báo giá chi tiết nhé!
