Dự trù chi phí tổ chức gala dinner qua 7 hạng mục quan trọng

287 lượt xem

Gala dinner đã trở thành sự kiện thường niên của doanh nghiệp, là nơi gặp gỡ, kết nối với toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty và thể hiện nét riêng văn hóa của doanh nghiệp. Bạn đang lo lắng không biết hoạch định, dự trù chi phí tổ chức gala dinner như thế nào để tiết kiệm, tối ưu hoàn hảo nhất? Hãy cùng Palamun Event tìm hiểu ngay chi phí tổ chức gala dinner qua 7 hạng mục quan trọng không thể bỏ qua trong bài viết dưới đây nhé!

chi phí tổ chức gala dinner
Gala dinner hội ngộ hè được Palamun Event tính toán, hoạch định chính xác chi phí, diễn ra thành công, thuận lợi ngoài mong đợi (Ảnh: Palamun Event)

Mục đích tổ chức gala dinner là gì? Tính cấp thiết của việc dự trù chi phí tổ chức gala dinner

Không phải ngẫu nhiên và sự kiện gala dinner lại được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong những dịp đặc biệt. Đó không chỉ là sự đơn giản, không gò bó về hình thức như các sự kiện khác, mà còn mang tới những mục đích riêng:

  • Quảng bá hình ảnh công ty: Khi bạn đầu tư nhiều chi phí tổ chức gala dinner, đêm tiệc hoàn hảo, chỉn chu, chắc chắn sẽ lấy được những ấn tượng tốt của khách hàng. Từ đó, tăng sự gắn kết đối với khách hàng, ngày càng thắt chặt những mối quan hệ có lợi trong hành trình phát triển của tương lai;
  • Gắn kết nội bộ: Gala dinner là cách hoàn hảo nhất để nhân viên công ty được gặp mặt, giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm cũng như động viên, tạo động lực thúc đẩy cùng nhau cố gắng, cống hiến phát triển cho công ty.
  • Tạo nên nền văn hóa doanh nghiệp: Yếu tố này sẽ không thể thấy ngay, nhưng nó sẽ cực quan trọng trong quá trình phát triển lâu dài của công ty, xây dựng được sự tin tưởng đối với khách hàng tiềm năng.

Để cho những mục đích của gala dinner được hoàn hảo nhất chắc chắn sẽ không thể thiếu đi khâu dự trù kinh phí tổ chức gala dinner. Nó giúp bạn hoạch định rõ ràng từng hạng mục sao cho phù hợp với ngân sách, nội dung thì ấn tượng, độc đáo. Ngoài ra, khi dự trù kinh phí sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế cao nhất những rủi ro không đáng có về ngân sách, tài chính, xử lý mọi tình huống trong sự kiện nhanh nhất có thể.

chi phí tổ chức gala dinner
Dự trù chi phí có vai trò rất lớn trong một sự kiện thành công (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: 4 điều cần lưu ý để tổ chức gala dinner thành công

7 hạng mục cần dự trù chi phí tổ chức gala dinner

Tuy chương trình gala dinner không phải là sự kiện đầy phức tạp như các hội nghị khách hàng, hội thảo. Nhưng đây là sự kiện thường niên, nếu muốn tiết kiệm chi phí tốt, hoàn hảo nhất chắc chắn không thể bỏ qua 7 hạng mục cần dự trù chi phí tổ chức gala dinner sau:

Hạng mục 1: Ăn uống

Đối với chi phí gala dinner về khoản ăn uống sẽ phụ thuộc rất lớn vào quy mô tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Nếu sự kiện của bạn có quy mô lớn, khách mời đông thì chi phí cho ăn uống sẽ không hề nhỏ.

Theo như thông thường, một phần ăn trong gala dinner sẽ rơi vào khoảng 230.000/người. Từ đó, với số khách mời của sự kiện bạn sẽ nhân lên để dự trù xem khoảng bao nhiêu. Nếu quy mô sự kiện lớn thì khoản ăn uống sẽ chiếm tới 40% tổng chi phí của cả sự kiện gala dinner.

Ngoài ra, chi phí cho ăn uống còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: chất lượng thức ăn, thương hiệu, hình thức (phục vụ hoặc là buffet). Tùy vào nhu cầu, mục đích, ngân sách của bạn sẽ có những lựa chọn khác nhau.

chi phí tổ chức gala dinner
Tùy vào quy mô, tính chất sự kiện để hoạch định chi phí ăn uống (Ảnh: Internet)

Hạng mục 2: Sân khấu

Đây không hẳn là yếu tố quan trọng nhất nhưng chắc chắn là yếu tố không thể thiếu trong bất cứ chi phí gala dinner nào. Sân khấu thường được đặt ở giữa, trung tâm của tiệc và tất cả các mục trong sự kiện như: tiết mục văn nghệ, trò chơi ấn tượng, vinh danh, trao thưởng,…đều tổ chức trên sân khấu.

Vì thế, bạn nên có chi phí tổ chức gala dinner sân khấu phù hợp. Tùy vào quy mô chương trình để lựa chọn cân đối sân khấu lớn nhỏ cho thích hợp. Đối với gala dinner trên 100 người thì nên chọn những sân khấu to, chịu được sức nặng khi biểu diễn và đảm bảo tính thẩm mỹ nhất.

Hạng mục 3: Chi phí tổ chức gala dinner cho việc in ấn

Là một trong những khoản tuy nhỏ, ít được doanh nghiệp chú ý tới khi dự trù chi phí tổ chức gala dinner. Nhưng nó lại là chi phí góp mặt nhiều nhất, bởi không có sự kiện nào mà thiếu đi những backdrop đầy sắc màu, photobook hay standee ấn tượng, các thiết kế thiệp mời đầy chuyên nghiệp,…

Hạng mục 4: Thuê địa điểm

Tương tự như dự trù chi phí gala dinner cho việc ăn uống thì chi phí thuê địa điểm cũng như thế. Nó phụ thuộc rất nhiều vào quy mô tổ chức, số lượng người tham gia của sự kiện. Nếu như sự kiện gala dinner kết hợp với tiệc liên hoan cuối năm đối với nhân viên nội bộ công ty thì có thuê địa điểm phù hợp với số lượng nhân viên.

Nhưng đối với gala dinner kết hợp với tiệc tri ân khách hàng, hay gặp gỡ, đối tác thì nên lựa chọn những địa điểm rộng rãi và hoành tráng hơn. Với những địa điểm này thì chi phí sẽ cao hơn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng khách mời vừa tiết kiệm chi phí, vừa đem lại không gian ấm cúng, sang trọng (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Kịch bản gala dinner kết hợp du lịch cuối năm đầy đặc sắc

Hạng mục 5: Chi phí gala dinner phần nhân sự

Sự kiện gala dinner thành công, chuyên nghiệp và chỉn chu nhất không thể nào thiếu đội ngũ nhân sự. Đặc biệt, đối với các gala dinner quy mô lớn, khẳng định sức mạnh thương hiệu thì việc đầu tư chi phí tổ chức gala dinner cho nhân sự phải lớn hơn. Một số khoản chi cho đội ngũ nhân sự thuê ngoài phải kể đến như là:

  • MC: MC nên là những người dày dặn kinh nghiệm, đảm bảo không khí hội trường luôn nồng nhiệt, ấn tượng, và thể hiện đúng mục đích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí thuê MC thường không rẻ, nhưng để sự kiện thành công tốt nhất, bạn vẫn nên đầu tư chi phí cho MC;
  • Ca sĩ, cũ đoàn: Không khí sự kiện sẽ sôi động hơn bao giờ hết nếu có sự góp mặt của những nhân sự văn nghệ chất lượng;
  • Nhân sự cho việc hỗ trợ: Thực hiện các công việc như setup âm thanh, ánh sáng, xử lý mọi tình huống xuyên suốt chương trình;
  • Nhân sự cho việc điều hành chương trình: Đây là yếu tố then chốt giúp chương trình chạy đúng kịch bản, nhân sự ở vị trí này giữ vai trò phân công cho các nhân sự khác để gala dinner suôn sẻ nhất.

Hạng mục 6: Khen thưởng

Đối với chi phí tổ chức gala dinner cho khen thưởng, doanh nghiệp có thể chọn nhiều hình thức. Ví dụ như có thể khen thưởng ngay bằng hiện vật, bằng những sản phẩm ấn tượng của công ty, hoặc cũng có thể khen thưởng bằng tiền. Dù là hình thức nào doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị sẵn để động viên, khích lệ, tạo động lực cho toàn thể nhân viên.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Vinh danh, khen thưởng, lựa chọn quà tặng phù hợp cho cán bộ, nhân viên (Ảnh: Palamun Event)

Hạng mục 7: Chi phí phát sinh khi tổ chức gala dinner

Dù có là sự kiện nào cũng có phần chi phí phát sinh trong kế hoạch. Nó có thể là địa điểm thuê, thực đơn tăng giá hoặc cũng có thể là chi phí phát sinh, cần tăng nhân sự trong gala dinner,…Vì thế, khi lên kế hoạch nhất định bạn không thể thiếu phần dự trù chi phí tổ chức gala dinner phát sinh.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tính toán chi phí phát sinh để giải quyết mọi tình huống nhanh nhất có thể (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Palamun Event – đón đầu xu hướng tổ chức gala dinner độc đáo, ấn tượng

Kết luận

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về 7 hạng mục quan trọng khi dự trù chi phí tổ chức gala dinner. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp tính toán, hoạch định chính xác để có sự kiện thành công nhất. Nếu doanh nghiệp đang thấy khó khăn trong bất cứ hạng mục nào, hay cần sự hỗ trợ của đơn vị uy tín thì đừng ngần ngại liên hệ ngay tới công ty tổ chức sự kiện Palamun Event nhé! Được hợp tác, đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong những sự kiện quan trọng là niềm vinh dự đáng có của chúng tôi!