Dự trù kinh phí tiệc tất niên – 9 điều cần nhớ

60 lượt xem

Để đảm bảo cho tiệc tất niên diễn ra vừa thành công, suôn sẻ vừa không vượt quá ngân sách thì bước dự trù kinh phí tiệc tất niên là vô cùng quan trọng. Nhưng làm thế nào để có những kế hoạch, hoạch định chính xác được những chi phí cho sự kiện của doanh nghiệp? Hãy cùng Palamun Event tham khảo ngay những bí quyết hoàn hảo, 9 điều nhất định không thể bỏ qua khi dự trù kinh phí dưới đây! 

Xác định loại hình tiệc tất niên 

Loại hình tiệc tất niên là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng rất lớn khi dự trù kinh phí tiệc tất niên. Tùy thuộc vào loại hình sự kiện doanh nghiệp chọn, tiệc ngoài trời hay tiệc ở các trung tâm hội nghị, trong nhà. Hay cũng tùy thuộc vào mức độ, quy mô tổ chức hoành tráng, sang trọng hay đơn giản ấm cúng, để có kế hoạch, hoạch định chính xác nhất ngân sách tổ chức. Để không vượt quá ngân sách của doanh nghiệp đề ra. 

Dự trù kinh phí tiệc tất niên
Loại hình tiệc tất niên ảnh hưởng rất lớn tới khâu dự trù kinh phí (Ảnh: Palamun Event)

Xác định số lượng khách mời khi dự trù kinh phí tiệc tất niên

Số lượng khách mời quyết định rất lớn tới kinh phí tổ tổ chức year end party. Vì vậy trước khi đề xuất ngân sách, bạn cần nên nhớ xác định chính xác số lượng khách mời là bao nhiêu. Khách mời bao gồm toàn thể cán bộ nhân viên công ty, có bao gồm gia đình hay những khách hàng, đối tác hay không? Khi xác định được số lượng khách mời sẽ lựa chọn được những địa điểm tổ chức phù hợp, hoạch định được ngân sách cho nhiều hạng mục khác trong sự kiện. 

Mục tiêu của buổi tiệc tất niên 

Khi đã có số lượng khách mời, điều quan trọng tiếp theo khi dự trù kinh phí tiệc tất niên là xác định chủ đề, mục tiêu của sự kiện. Tiệc tất niên cuối năm có thể kết hợp với rất nhiều chủ đề để truyền tải thông điệp, mục đích của doanh nghiệp. Đó có thể là bữa tiệc đầy ấm cúng tổng kết cuối năm của toàn thể cán bộ, nội bộ nhân viên công ty, hoặc là dịp kết hợp hoàn hảo với việc tri ân đối tác, khách hàng. Tùy thuộc vào mục tiêu mà cách thức tổ chức cũng có phần khác nhau. Từ đó, chi phí cho mỗi loại hình tiệc cũng có sự chênh lệch rõ rệt. 

Dự trù kinh phí tiệc tất niên
Tùy vào thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải mà có những chủ đề, mục tiêu sự kiện khác nhau (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Bắt kịp 8 xu hướng chủ đề tiệc tất niên độc đáo, mới lạ 

Lập danh sách các yếu tố cần có trong buổi tiệc tất niên

Để cho chương trình year end party được diễn ra thành công, ấn tượng và thu hút nhất khi dự trù kinh phí tiệc tất niên bạn luôn cần lên những danh sách, yếu tố cần thiết không thể bỏ qua trong sự kiện để tổ chức một cách tốt nhất. Sau đó, là những hạng mục phụ. 

Ví dụ, những chi phí quan trọng không thể bỏ qua đối với sự kiện này là: thực đơn, ngân sách trang trí sự kiện, phần thưởng, thuê địa điểm,…Khi hoạch định được những chi phí cho những hạng mục này mà còn dư ngân sách thì bạn có thể đầu tư ngay vào những tiết mục văn nghệ hấp dẫn, sôi nổi với việc thuê những ca sĩ, MC chuyên nghiệp bên ngoài,…Còn nếu chi phí hạn hẹp, tiết kiệm ngân sách thì bạn hoàn toàn có thể tận dụng ngay cây nhà lá vườn, chính là đội ngũ nhân viên tại các phòng ban. Đây cũng là cơ hội lý tưởng để cán bộ, nhân viên công ty được tham gia, kết nối tinh thần đoàn kết giữa các bộ phận.  

Dự trù kinh phí tiệc tất niên
Liệt kê, vạch rõ những hạng mục quan trọng không thể bỏ qua trong sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

Lập bảng chi phí dự trù kinh phí tiệc tất niên cho từng hạng mục 

Khi đã nắm bắt toàn bộ kế hoạch như loại hình tổ chức, mục tiêu, số lượng khách mời,…thì điều bạn không thể bỏ qua tiếp theo là lập bảng chi phí dự trù kinh phí year end party cho từng hạng mục. Bạn cần liệt kê, vạch rõ những hạng mục cần thiết cho sự kiện như: thiết bị, phụ kiện, chi phí đỗ xe, sân khấu sự kiện, quà tặng, truyền thông,…Tất cả bạn nên vạch thật rõ số lượng cũng như chủng loại và đơn giá của nó. Từ đó, có thể chuẩn bị ngân sách tốt nhất cho sự kiện này. 

Đừng quên vạch định những dự trù kinh phí tổ chức tiệc tất niên cho hạng mục rủi ro khi lập bảng bạn nhé. Nếu với sự kiện tiệc tất niên ngoài trời thì cần chuẩn bị thêm những phông bạt, bàn ghế đề phòng yếu tố thời tiết. Đặc biệt là các chi phí cho các đơn vị thuê tăng giá trong mùa tổ chức sự kiện. 

Xác định ngân sách và phân bố ngân sách phù hợp 

Khi đã có giá cả cho từng hạng mục thì bạn cần cân đo đong đếm với ngân sách đề ra của doanh nghiệp mình. Từ đó, có sự phân bố, điều chỉnh thêm bớt sao cho hợp lý nhất để bảo đảm sự kiện diễn ra chỉn chu, chuyên nghiệp và thành công nhất. 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Cân đo, đong đếm ngân sách cho từng hạng mục để phù hợp với chi phí doanh nghiệp đề ra (Ảnh: Internet)

Quản lý và theo dõi chi tiêu khi dự trù kinh phí tiệc tất niên 

Một điều lưu ý cực quan trọng khi dự trù kinh phí tổ chức tiệc tất niên đó là việc quản lý và theo dõi chi tiêu. Nên có một nhóm thực hiện sự quản lý và theo dõi chứ không nên để một cá nhân duy nhất chịu trách nhiệm về hạng mục này. Đồng thời, mọi công việc quản lý, theo dõi nên thực hiện đúng như kế hoạch, bảng dự trù kinh phí, luôn cân đối các khoản chi tiêu để đảm bảo rằng không vượt quá ngân sách đã đề ra. 

Liên hệ đối tác tổ chức tiệc tất niên đáng tin cậy 

Để tiết kiệm, cũng như tối ưu nhất cho chương trình year end party thì bạn nên tìm tới đối tác tổ chức trọn gói tiệc tất niên đáng tin cậy. Những đối tác này sẽ tư vấn chi tiết về từng dịch vụ, từng loại hình để lựa chọn cho bạn những gói tổ chức phù hợp với ngân sách đề ra nhất. 

Nếu bạn chưa tìm được đơn vị tổ chức nào uy tín thì có thể tham khảo ngay Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event. Chúng tôi sẽ biến mọi ý tưởng của bạn thành sự kiện với kinh phí phù hợp, lý tưởng, hoàn hảo và trọn vẹn nhất! 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Liên hệ tới những đối tác đáng tin cậy để tối ưu mọi chi phí khi tổ chức sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Palamun Event – #1 Công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM

Điều chỉnh khi có yếu tố phát sinh 

Trong quá trình tổ chức tiệc tất niên không thể tránh khỏi những rủi ro, những yếu tố phát sinh. Bạn cần có sự cân nhắc, dự trù kinh phí tổ chức tiệc tất niên cho hạng mục này trước để khi có bất cứ sự cố gì sẽ xử lý một cách chuyên nghiệp, và không làm ảnh hưởng tới ngân sách tổ chức sự kiện đã đề ra. 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Luôn chủ động, điều chỉnh kinh phí tiệc khi có những yếu tố phát sinh (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: [TP.HCM] Báo giá địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cho tiệc cuối năm sang – xịn 

Kết luận 

Trên đây là toàn bộ 9 điều quan trọng cần lưu ý khi dự trù kinh phí tiệc tất niên. Hy vọng sẽ giúp bạn có bảng hoạch định chi phí chi tiết cho sự kiện thành công, chuyên nghiệp nhất. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn không biết phân bổ các hạng mục như thế nào cho hợp thì thì đừng ngần ngại liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất bạn nhé!