Họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì? Quy trình chuẩn bị chi tiết

Các sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm không còn là gì xa lạ đối với doanh nghiệp. Đây chính là hoạt động vô cùng quan trọng, là cách nhanh nhất để quảng bá hình ảnh thương hiệu, để bạn tiếp cận với những khách hàng tiềm năng. Vậy họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì, quy trình chuẩn bị như thế nào để có sự kiện tốt nhất? Hãy cùng Palamun Event giải đáp mọi thắc mắc của bạn trong bài viết ngay dưới đây nhé! 

Tìm hiểu về họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì, có vai trò như thế nào? 

Họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì, đây chính là buổi họp có sự tham gia của khách mời cũng như toàn thể các đơn vị báo chí nhằm giới thiệu, đưa ra những thông tin về sản phẩm. Đồng thời, cũng là cách để doanh nghiệp trình bày về những ưu điểm, tính năng tuyệt vời và trả lời những câu hỏi liên quan của khách mời, báo chí. 

Tổ chức sự kiện họp báo ra mắt chính là cách nhanh nhất, truyền tải thông điệp của bạn tới với khách hàng, có thể kể tới như: 

• Tăng sự tin tưởng đối với đối tác: Một cuộc họp báo có quy mô chắc chắn sẽ khẳng định vị thế, quy mô, chất lượng của sản phẩm mới ra mắt; 
• Tạo chiến lược marketing hiệu quả: Họp báo chính là phương thức truyền thông cực tốt. Sự hiện diện của các phương tiện truyền thông chính là sợi dây gắn kết doanh nghiệp đối với người tiêu dùng; 
• Tăng cơ hội hợp tác: Với việc họp báo sẽ giúp cho nhiều khách hàng biết tới sản phẩm doanh nghiệp bạn hơn. Từ đó, tăng cơ hội hợp tác đối với khách hàng tiềm năng; 
• Mang tới hiệu ứng lan truyền: Với những bài viết của báo chí được lan truyền khắp mạng xã hội sẽ giúp công chúng cập nhật thông tin về sản phẩm nhanh chóng, và hoàn hảo nhất. 

>>> Xem thêm: Họp báo ra mắt sản phẩm mới cần chuẩn bị những gì? 

Quy trình chuẩn bị họp báo ra mắt sản phẩm giúp doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách với khách hàng 

Bạn luôn băn khoăn xem họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì, quy trình chuẩn bị nó như thế nào để thu hút báo chí và công chúng nhất. Dưới đây, sẽ là quy trình chi tiết khi tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Lập bản kế hoạch chi tiết trong họp báo ra mắt sản phẩm mới 

Bước đầu tiên vô cùng quan trọng trong họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì? Đó chính là bản kế hoạch cụ thể, đầy đủ, chi tiết. Bạn cần xác định rõ, đúng mục đích ý tưởng chương trình, lựa chọn chủ đề và concept sự kiện phù hợp. Mục tiêu sự kiện cũng cần đánh giá rõ ràng, chi tiết bằng một con số, ví dụ như số báo chí tham dự, số bài đăng, số khách hàng tiếp cận,…

>>> Xem thêm: Bản kế hoạch chương trình ra mắt sản phẩm mới chi tiết cho doanh nghiệp 

Xác định đối tượng và lên danh sách khách mời cho họp báo 

Bạn cần lựa chọn các phương tiện truyền thông cũng như báo đài phù hợp với sản phẩm bạn sắp ra mắt. Và khi đã chốt được danh sách khách mời, các cơ quan báo chí cần mời thì bạn sẽ gửi thư mời. Đừng quên xác nhận số khách mời tham dự để tính toán cho lễ ra mắt sản phẩm mới. 

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện họp báo 

Quy trình tiếp theo vô cùng quan trọng trong họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì? Đó chính là thời gian và địa điểm tổ chức. Vấn đề này nên được tính toán kỹ lưỡng trước khi họp báo ra mắt sản phẩm mới diễn ra. 

Về thời gian, khác với các sự kiện khác diễn ra vào buổi sáng, tối cuối tuần thì họp báo nên diễn ra vào buổi sáng và tránh bị trùng vào các ngày lễ, Tết. Điều này đảm bảo các phương tiện truyền thông có thể đăng tin ngay để kịp marketing cho sản phẩm của bạn. 

Còn về địa điểm, nên chọn không gian phù hợp với số lượng khách mời, quy mô sự kiện của bạn. Địa điểm nên ở gần trung tâm và tại các khách sạn, trung tâm hội nghị, để thuận tiện cho quá trình di chuyển. Lưu ý rằng hệ thống âm thanh ánh sáng nên trang nhã, lịch sự, tránh màu sắc quá màu mè. 

Nội dung kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì

Nội dung kịch bản luôn là phần vô cùng quan trọng trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Một nội dung tốt chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của dư luận và báo chí. Và trong phần nội dung kịch bản thì thông tin sản phẩm mới luôn cần chú trọng, và đề cập suốt buổi họp.

Đồng thời, cũng cần lưu ý về kịch bản của MC trong event, hình ảnh quảng bá cho sản phẩm có thể là các nhân vật nổi tiếng để tăng uy tín sản phẩm. 

>>> Xem thêm: Những ý tưởng ra mắt sản phẩm mới cho buổi lễ, sự kiện thật độc đáo 

Xin giấy phép tổ chức

Một quy trình vô cùng quan trọng trong họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì bạn không được quên đó là giấy phép tổ chức. Nếu bạn không xin có thể bị hủy bỏ chương trình. Bộ hồ sơ xin giấy phép sự kiện họp báo ra mắt gồm: 

• Đơn xin phép được tổ chức họp báo.
• Các giấy tờ kèm theo như kịch bản chương trình, giấy phép biểu diễn, các khuyến mãi,…
• Bản sao về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp bạn
• Hợp đồng cho thuê địa điểm. 

Thi công sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì 

Để buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ nhất thì sự kiện nên được diễn ra trước 1-2 ngày của sự kiện. Việc setup và tổng duyệt trước buổi họp sẽ hạn chế tối đa những rủi ro, và có thể xử lý kịp thời. Khi thi công, tổng duyệt bạn cần có lưu ý: 

• Kiểm tra các hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy, hệ thống âm thanh ánh sáng; 
• Các tài liệu và các dụng cụ khác như bảng tên, thẻ ra vào, thông cáo báo chí, quà tặng,..
• Có buổi thảo luận với MC cùng người diễn thuyết để thống nhất, đảm bảo thời gian của họp báo; 
• Làm việc với đội ngũ nhân sự để đảm bảo sự kiện chuyên nghiệp. 

Tiến hành tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới 

Bước quan trọng trong họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì. Đó là bước tiến hành tổ chức, các thành viên của ban tổ chức nên có mặt sớm trước 2 tiếng để kiểm tra kỹ càng lại một lượt. Khi kết thúc buổi họp đừng quên dành lời cảm ơn đối với đối tác, đơn vị truyền thông đã đến tham dự để tạo thiện cảm tốt nhất nhé. 

Nghiệm thu sau sự kiện 

Quy trình cuối cùng trong tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm đó chính là nghiệm thu lại sự kiện. Khi sự kiện đã kết thúc bạn nên có những đánh giá về hiệu quả của buổi họp báo để rút kinh nghiệm cho việc truyền thông, chăm sóc khách hàng sau sự kiện một cách tốt nhất. 

>>> Xem thêm: Làm thế nào để quy trình ra mắt sản phẩm mới thu hút khách mời tham dự?

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin quan trọng về họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì cũng như quy trình chuẩn bị cho buổi họp báo. Hy vọng sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị kỹ càng cho sự kiện họp báo của mình. Nếu bạn vẫn đang phân vân lựa chọn cho mình đơn vị uy tín để tổ chức họp báo thì đừng ngần ngại liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event nhé! Chúng tôi sẽ tối ưu hóa mọi ý tưởng của bạn, đưa tới buổi họp báo thành công, chuyên nghiệp, thu hút truyền thông nhất!