Quản trị rủi ro lễ khánh thành nhà máy và các biện pháp khắc phục kịp thời

257 lượt xem

Lễ khánh thành nhà máy được xem là cột mốc quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Để buổi lễ thành công thuận lợi, tạo nền tảng tốt cho sự phát triển kinh doanh lâu dài, doanh nghiệp không thể bỏ qua các bước quản trị rủi ro lễ khánh thành. Bởi một bản kế hoạch tổ chức lễ dù chi tiết, chỉn chu đến mấy vẫn có thể xảy ra một vài sơ xuất. Nắm chắc bí quyết để nhận diện rủi ro và khắc phục kịp thời, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xoay chuyển tình thế và mang lại thành công cho sự kiện. Cùng Palamun Event điểm qua một vài rủi ro thường gặp và phương pháp xử lý dưới đây!

Những sự cố thường gặp trong quản trị rủi ro lễ khánh thành nhà máy

Yếu tố rủi ro khi lập kế hoạch chương trình

Lập kế hoạch chương trình là bước lên ý tưởng và list các đầu việc quan trọng cần thực hiện nhằm bám sát tiến độ và giúp cho chương trình đạt được hiệu ứng cần thiết. Trong đó, người lập kế hoạch cần hiểu đúng tính chất sự kiện để đưa ra ý tưởng phù hợp, từ đó xác định đúng đối tượng khách mời, lựa chọn địa điểm, cách bày trí không gian sự kiện. Thông thường, lễ khánh thành nhà máy có tính chất long trọng, trang nghiêm, hướng đến những khách mời là các đối tác, đại diện các cơ quan, đoàn thể hoạt động trong các lĩnh vực liên quan.

Bên cạnh đó, hoạch định ngân sách cũng là đầu việc không thể bỏ sót khi lập kế hoạch tổ chức khánh thành. Nếu ngân sách hoạch định thấp hơn so với thực tế sẽ không đảm bảo khoản bù vào để xử lý các vấn đề phát sinh. Trong khi đó, ngân sách hoạch định lớn hơn so với thực tế lại làm tăng chi phí đầu ra, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ những đơn vị giàu kinh nghiệm, cũng như có cách bố trí nhân sự hợp lý, hiệu quả, để mỗi thành viên nhận đúng nhiệm vụ và phát huy năng lực của bản thân, đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy.

quản trị rủi ro lễ khánh thành
Lễ khánh thành nhà máy Kolon Industries Bình Dương giai đoạn 2 – một sự kiện trang trọng và thành công do Palamun Event thực hiện gần nhất (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Những ý tưởng tổ chức lễ khánh thành nhà máy đầy ấn tượng

Yếu tố môi trường – văn hóa

Trong quản trị rủi ro lễ khánh thành, yếu tố môi trường có tác động lớn đến tiến độ thực hiện và hiệu quả tổ chức sự kiện. Theo đó, yếu tố môi trường bao gồm 3 điểm chính:

  • Môi trường tự nhiên: hầu hết các sự kiện khánh thành công trình đều diễn ra ngoài trời nên các rủi ro về thời tiết như mưa, bão, gió lớn,… rất khó có thể tránh khỏi. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng cho việc lắp đặt nhà bạt kiên cố, rào chắn cẩn thận nhằm hạn chế tình trạng chập điện, cháy nổ làm gián đoạn chương trình và để lại ấn tượng không tốt với công chúng.
  • Môi trường văn hóa – xã hội: các sự kiện lớn như lễ khánh thành không thể không có tiệc rượu, ăn uống. Khi người có hơi men, lời nói dễ mất kiểm soát mà phát sinh tình huống cãi vã, tranh chấp, thậm chí ẩu đả gây mất trật tự buổi lễ. Ngoài ra, tại những sự kiện lớn, có đông đảo thành phần tham dự, doanh nghiệp cần kiểm soát tốt vấn đề bảo quản tài sản cá nhân và tài sản chung bằng các hình thức cảnh giác để buổi lễ diễn ra đúng với không khí trang nghiêm và long trọng.
  • Môi trường pháp lý: doanh nghiệp cần đáp ứng các thủ tục pháp lý, hồ sơ, hợp đồng cần thiết trước khi buổi lễ diễn ra. Bên cạnh đó, sự kiện cũng phải đảm bảo các quy định về thuần phong mỹ tục, tránh để không khí buổi lễ trở nên bát nháo, ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của doanh nghiệp.

Yếu tố địa điểm tổ chức

Quản trị rủi ro lễ khánh thành về địa điểm tổ chức thường liên quan đến vấn đề di chuyển, tình trạng kẹt xe, khu vực đông đúc, ô nhiễm âm thanh,… Đi cùng với địa điểm là không gian tổ chức lễ khánh thành. Vấn đề thường gặp đối với không gian sự kiện chủ yếu về sức chứa. Không gian quá hẹp dễ gây ngột ngạt, bí bách, không gian quá rộng lại gây hao tổn chi phí và không khí buổi lễ thiếu cảm giác ấm cúng. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo không gian tổ chức sự kiện cần phù hợp với lượng khách mời đã ấn định từ trước.

quản trị rủi ro lễ khánh thành
Địa điểm tổ chức lễ khánh thành cần được khảo sát kỹ lưỡng ngay từ đầu (Ảnh: Palamun Event)

Quản trị rủi ro lễ khánh thành nhà máy về yếu tố kỹ thuật

Quản trị rủi ro lễ khánh thành về vấn đề kỹ thuật như mất điện, mất tín hiệu internet, âm thanh chập chờn, thiếu đèn chiếu sáng, thiếu loa, micro,… cho thấy sự yếu kém của ban tổ chức trong khâu chuẩn bị và triển khai chương trình. Bên cạnh đó, những yếu tố nhỏ khác như banner, standee, flyer, cổng chào, trang trí, ghế ngồi,… tại sự kiện cũng nên được theo dõi kỹ lưỡng.

Yếu tố an toàn vệ sinh thực phẩm

Dự phòng trước các trường hợp khẩn cấp về y tế và vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm đảm bảo sự an toàn cho toàn thể khách mời khi thưởng thức món ngon tại buổi tiệc mừng. Đồng thời, quản trị rủi ro lễ khánh thành cũng kiểm soát việc sử dụng đồ uống có cồn để tránh phát sinh những trường hợp không mong muốn. 

Yếu tố truyền thông và khách mời

Để lễ khánh thành nhà máy đạt hiệu quả truyền thông, trước tiên, doanh nghiệp cần thông báo sự kiện đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Đồng thời cung cấp cho họ đầy đủ và rõ ràng nhất mọi thông tin về sự kiện, cũng như thường xuyên liên lạc để nhắc họ đến tham dự.

Đặc biệt, quan tâm đến cảm nhận của khách mời sau khi tham gia sự kiện còn là một cách để rút kinh nghiệm và có sự chuẩn bị tốt nhất khi tổ chức lần tiếp theo, cũng như giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm và tăng cường mối liên kết với khách mời, đối tác. Cụ thể về nội dung chương trình, cách đón tiếp của PB/PG, không gian sự kiện, trải nghiệm các tiết mục và ăn uống,…

quản trị rủi ro lễ khánh thành
Một sự kiện khánh thành do Palamun Event tổ chức với đông đảo thành phần khách mời tham dự (Ảnh: Palamun Event)

Phương pháp quản trị rủi ro lễ khánh thành nhà máy

Đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình tổ chức lễ khánh thành nhà máy

Một buổi lễ khánh thành được tổ chức chuyên nghiệp là một buổi lễ được triển khai đúng quy trình. Điều này không những đảm bảo tính an toàn cho sự kiện, mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra những rủi ro và có biện pháp xử lý kịp thời. Các công việc cơ bản mà doanh nghiệp có thể thực hiện để quy trình tổ chức diễn ra trôi chảy như sau:

  • Khoanh vùng khu vực diễn ra buổi lễ và tiến hành dựng rào chắn, tránh để đối tượng lạ mặt xâm nhập;
  • Công tác đón tiếp khách mời cần có sự chu đáo và cẩn trọng, ví dụ cài hoa lên áo, hướng dẫn khách đến đúng vị trí ngồi trên sơ đồ, hỗ trợ khách chụp ảnh check-in,…;
  • Kiểm soát vấn đề liên lạc, chuẩn bị quà tặng, hoạt động gây quỹ trong thời gian sự kiện diễn ra;
  • Công tác dọn dẹp và vệ sinh tại khu vực sự kiện;…

Lựa chọn những nhân sự giàu kinh nghiệm

Nhân sự thiếu kinh nghiệm là nguyên nhân chính dẫn đến việc quản trị rủi ro lễ khánh thành trở nên lỏng lẻo. Ngoài ra, nguồn nhân lực tham gia sự kiện cần có sức khỏe tốt và sở hữu những kỹ năng cần thiết để xử lý tình huống, hướng đến chất lượng chương trình.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc tự tổ chức in-house hoặc bổ sung nhân sự chuyên về event để tổ chức sự kiện đúng quy trình và chuyên nghiệp. Hiện nay, dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói đang là ưu tiên số 1 cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, nhờ vào tính tiện lợi, chỉn chu và sự sáng tạo cao. Đặc biệt, những dịch vụ này đều sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và có tinh thần cầu tiến, sẵn sàng đáp ứng bất cứ yêu cầu công việc.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Đội ngũ nhân sự nhiệt huyết, có năng lực tại Palamun Event (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Nhân sự lễ khánh thành nhà máy gồm những ai? Vai trò của từng đối tượng?

Kiểm tra sự an toàn tại địa điểm tổ chức lễ khánh thành

Tại địa điểm diễn ra sự kiện, khó tránh các trường hợp ngất xỉu, thương tích. Do đó, doanh nghiệp cần sắp xếp trước đội ngũ y tế cấp cứu cơ bản hoặc xe cứu thương cho các tình huống khẩn cấp.

Cùng với điều đó là các trường hợp ẩu đả, xô xát, sử dụng chất kích thích hay sự xâm nhập bất thường từ bên ngoài. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp luôn bố trí đội ngũ bảo vệ túc trực quanh khu vực diễn ra sự kiện, sẵn sàng ứng phó với bất cứ tình huống nào xảy đến.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện và quản trị rủi ro lễ khánh thành chuyên nghiệp, tin cậy

Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói tại Palamun Event chắc chắn sẽ là sự lựa chọn cần thiết dành cho bạn trong thời điểm này. Với kinh nghiệm 12 năm hoạt động, chúng tôi luôn sẵn sàng mang đến một chương trình long trọng, hoành tráng và truyền tải đúng các giá trị của thương hiệu:

  • Concept sáng tạo, bám sát phong cách của thương hiệu;
  • Quy trình tổ chức được triển khai chặt chẽ, chuyên nghiệp;
  • Tối ưu thời gian cho việc lập kế hoạch và triển khai chương trình;
  • Tiết kiệm chi phí tối đa.

Ngoài ra, Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event còn là ngôi nhà chung của nhiều bạn trẻ năng động, nhiệt huyết và có đam mê trong ngành event. Đội ngũ của chúng tôi luôn lắng nghe, thấu hiểu và phục vụ khách hàng tốt nhất, đặc biệt có thế mạnh trong quản trị rủi ro lễ khánh thành và các loại hình sự kiện, nhanh nhạy đưa ra biện pháp xử lý, đảm bảo chất lượng chương trình.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn về các gói tổ chức lễ khánh thành:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN PALAMUN EVENT

* Trụ sở: 27K Trần Nhật Duật, phường Tân Định, quận 1, TP.HCM

* Email: sales@palamunevent.com

* Hotline: 08 66 48 11 15 (Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (Mr. Thu Trần)