Cách lên ngân sách Chi phí tổ chức Hội nghị khách hàng cho Doanh nghiệp

309 lượt xem

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng là vấn đề cần được quan tâm sát sao. Vì đây là sự kiện thường xuyên diễn ra trong năm đối với các công ty doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều đối tác, khách hàng và nhà cung ứng thân thiết gắn bó với nhau trong kinh doanh. Bên cạnh đó nó còn xuất phát từ sự cạnh tranh trong mọi ngành nghề trên thị trường, một doanh nghiệp muốn phát triển thì phải có thêm nhiều khách hàng. Chính vì thế phải có một sự kiện nhằm tri ân khách hàng, đối tác với hy vọng thắt chặt thêm mối quan hệ này để cùng nhau phát triển thịnh vượng trong tương lai.

chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện thường xuyên diễn ra trong năm đối với doanh nghiệp. Vì vậy lên kế hoạch về chi phí là khâu quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm

Tại sao phải lên ngân sách chi phí tổ chức hội nghị khách hàng?

Vì vậy mà doanh nghiệp bạn cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu là bao nhiêu thì đủ? và tối đa bao nhiêu tiền thì là thoải mái? và cách thức tiết kiệm chi phí (ngân sách) các khoản ngân sách hay chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào du nhỏ – vừa – hay lớn. Việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được.

Chính vì thế, ekip Palamun Event mời quý doanh nghiệp cùng tham khảo qua Hướng dẫn cách lên ngân sách chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp. Qua các bước lập một ngân sách tổ chức sự kiện đầy đủ và cực kỳ chi tiết như sau:

Lên danh sách khách mời và nội dung chương trình tổ chức hội nghị khách hàng

  • Lên danh sách khách mời: Số lượng nhiều hay ít cũng là yếu tố quan trọng quyết định cho gói ngân sách tổng thể;
  • Nội dung chương trình: Việc này cần phải có nội dung để ekip hoặc ban tổ chức của doanh nghiệp tìm và suy nghĩ ra ý tưởng sáng tạo độc đáo cho chương trình sự kiện riêng của mình.
chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Palamun Event hướng dẫn cách thức tiết kiệm chi phí các khoản ngân sách hay chi phí phát sinh tối ưu cho mỗi event hội nghị khách hàng

Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng 

  • Thời gian: việc ấn định được ngày tổ chức sự kiện thì đội ngũ nhân sự của bạn sẽ dồn sức bám theo kịp timeline hay checklist tiến độ của dự án;
  • Địa điểm: việc này thông thường khá quan trọng chiếm khoảng 1/4 chi phí tổ chức event.

Lên checklist tổng thể các hạng mục

Bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist). Sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục cần có sẽ có một mức giá khác nhau. Nó có thể dao động tùy theo gói dịch vụ. Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó. Để biết event đó cần những gì, và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn phải lên kế hoạch thật kỹ lưỡng.

chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Doanh nghiệp bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist) để kiểm soát ngân sách chi phí chính xác

Dự phòng chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện. Vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được. Cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 15%. Tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.

Thành lập một ban tổ chức để quản lý sự kiện, kiểm soát chi phí tổ chức hội nghị khách hàng tổng thể 

Thành lập một Ban tổ chức để dễ phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể của mỗi phòng ban. Và sắp xếp sự kiện theo tiến độ, theo timeline của chương trình. Phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa. Kèm các thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện. Về số lượng, chất lượng và chi phí.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Thành lập một Ban tổ chức quản lý sự kiện Hội nghị khách hàng của doanh nghiệp bạn để quán lý ngân sách tránh việc thất thoát

Quản lý việc thất thoát hạng mục sự kiện

Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết, bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.

Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra. Có thể giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí. Ví dụ: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước. Tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế.

Chi phí về tiệc chiêu đãi

Chi phí về tiệc chiêu đãi (setmenu hoặc tiệc bàn tròn). Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng. Đã không ngại đường xá xa xôi để đến dự tổ chức hội nghị khách hàng. Mà còn là dịp để tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao – 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ – 6.500.000đ/bàn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Chi phí về tiệc chiêu đãi cho chương trình hội nghị khách hàng thông thường cũng hao tốn một khoản chi phí khá lớn/event

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng về quà tặng

​Thông thường các sự kiện mà Palamun Event tổ chức thực hiện cho các sự kiện Tư vấn chi phí ngân sách thì luôn có gói tư vấn về quà tặng dành cho khách hàng. Vì đây là một phần gần như không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Bởi vì, ekip Palamun luôn nhận thấy nụ cười nở trên môi của họ. Khi xách trên tay món quà ra về sau sự kiện. Điều này thể hiện quà tặng sự kiện là một sự tri ân khách hàng. Lời cảm ơn khách hàng đã dành thời gian quý báu của mình để đến tham dự sự kiện. Lưu ý quà tặng nên dán logo của chủ đầu tư và nội dung chương trình sự kiện.

Palamun Event hân hạnh tổ chức hội nghị khách hàng cùng quý doanh nghiệp

Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó. Bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể sảy ra trong sự kiện. Quý công ty nên cân nhắc nguồn tài chính cho phép. Để quyết định sử dụng thêm những dịch vụ nào. Cách lên chi phí ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng cần hợp lý. Có thế, chương trình sẽ được chuẩn bị chu đáo tiết kiệm. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp với chi phí tốt và thấp nhất. Hãy liên hệ ngay đến Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được chúng tôi tư vấn miễn phí nhé!