Mỗi công ty thường có nhu cầu tổ chức hội thảo, họp báo khi ra mắt một sản phẩm. Để giới thiệu và quảng bá sản phẩm của họ. Trong số vô số các sản phẩm được phát hành hàng ngày làm thế nào để tổ chức một buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới thật ý nghĩa và ấn tượng, đó chắc hẳn là mong muốn của bạn. Trong bài viết này bạn sẽ hiểu rõ hơn về quá trình chuẩn bị cho hội thảo ra mắt sản phẩm mới, cùng chúng tôi giải đáp nhé!
Contents
Yêu cầu chung đối với một hội thảo ra mắt sản phẩm mới
Nói chung, tùy thuộc vào nhu cầu của chương trình và kinh phí các nhà tổ chức có thể xác định việc giới thiệu sản phẩm mới với các kích thước và hình dạng khác nhau. Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, một quy trình hoàn chỉnh phải luôn đảm bảo các yêu cầu sau:
Đầu tiên, hãy chú ý lắng nghe phản ứng của khách hàng. Cố gắng thu hút sự chú ý của họ theo cách tự nhiên nhất có thể. Đánh thức nhu cầu và sự tò mò của khách hàng về sản phẩm của công ty. Đảm bảo các khâu tổ chức hội thảo ra mắt sản phẩm mới của bạn diễn ra chặt chẽ, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Phân bổ và điều phối các nguồn lực tổ chức sự kiện một cách nhịp nhàng và hài hòa. Giữ cho các chương trình của bạn chạy trơn tru và giảm thiểu rủi ro. Đồng thời, cố gắng xác định và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh ngoài kịch bản.
>>> Xem thêm: Bản kế hoạch chương trình ra mắt sản phẩm mới chi tiết cho doanh nghiệp
Bước chuẩn bị cho một hội thảo giới thiệu sản phẩm mới
Tiếp nhận yêu cầu hội thảo
Đây là điểm khởi đầu cho tất cả các bước chuẩn bị cho chương trình lễ ra mắt sản phẩm. Để các công ty tổ chức sự kiện tiếp nhận và xử lý thông tin về các yêu cầu quảng bá sản phẩm từ đối tác. Do đó, việc sử dụng theo nhu cầu của khách hàng cụ thể và tiện lợi hơn tạo tiền đề tốt cho quá trình lên kế hoạch và sắp xếp chương trình.
Thiết kế khung chương trình
Ở giai đoạn này, ban tổ chức chính thức bắt đầu lên kế hoạch tìm hiểu thêm về sản phẩm. Các tiêu chí mà một chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm mới cần tập trung và nêu rõ là:
- Người sử dụng sản phẩm.
- Quá trình sản xuất.
- Những lợi ích tuyệt vời.
- Thông điệp mà công ty sản xuất muốn truyền tải qua sản phẩm này.
Ngoài ra, một số đánh giá và so sánh các sản phẩm trên thị trường có thể được thực hiện hoặc so sánh với các dòng sản phẩm cùng loại do công ty sản xuất. Tuy nhiên, hiệu quả tốt nhất đạt được ở giai đoạn này. Ban tổ chức cần trao đổi với các công ty để thống nhất ý tưởng và kịch bản chương trình khởi động từ đầu.
=> Xem ngay: Sự kiện PR thương hiệu – bí quyết phát triển kinh doanh hiệu quả
Quá trình thực hiện hội thảo ra mắt sản phẩm mới
Sau khi có kịch bản, ban tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới tiến hành bước tiếp theo:
- Chọn một địa điểm.
- Lên ngân sách cho chương trình
- Phân bổ nhân sự cho các khâu quản lý, triển khai, thực hiện, nghiệm thu sau sự kiện…
- Gửi thư mời tham dự hội thảo
- Bố trí thời gian cho sự kiện tổ chức.
- Phân bổ nguồn nhân sự đảm bảo cho việc ra mắt sản phẩm mới.
Về cơ bản, đây là bước quan trọng nhất rất có ý nghĩa đối với sự thành công của một tổ chức. Đặc biệt cần chú ý đến khâu chuẩn bị và ra mắt sản phẩm mới. Ngoài ra, có thể dán áp phích và catalogue khi ra mắt sản phẩm mới. Hoặc bạn có thể phân phối nó cho những người tham dự của bạn để giữ lịch trình cuộc họp của bạn.
Về vấn đề nhân sự đảm bảo cho sự kiện, ban tổ chức nên phân công công việc cụ thể thành từng nhóm nhỏ ví dụ như: Đạo diễn chương trình, Ekip thực hiện, MC, đội văn nghệ, đội kỹ thuật, đội hậu kỳ, security… Song tùy vào tình hình nhân sự, một số vị trí có thể sẽ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Kết thúc và xử lý sau chương trình
Đây là giai đoạn cuối cùng của chương trình để hoàn thành các công việc còn lại như:
- Xin gửi lời cảm ơn tới quý khách hàng, các diễn giả và các vị khách mời.
- Tri ân khách hàng tham dự với những món quà kỷ niệm.
- Dọn dẹp sân khấu & các hạng mục production
- Trả lại thiết bị và thanh toán.
- Đối chiếu và tính toán.
- Nghiệm thu các hạng mục sau chương trình
- Truyền thông sau sự kiện
- Gửi thư cảm ơn đến quý khách hàng, đối tác
=> Xem ngay: Hướng Dẫn Cách Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới Tại Bình Dương
Những lưu ý để hội thảo ra mắt sản phẩm mới diễn ra suôn sẻ và thành công
Nội dung hội thảo ra mắt sản phẩm mới
Nội dung trong buổi hội thảo phải được đảm bảo là nội dung quan trọng chính xác nhất, làm nổi bật thông điệp công ty muốn truyền tải. Không nên đưa nội dung quá dài dòng, lan man tránh gây sự nhàm chán cho khách mời và khiến thông tin sản phẩm bị ” loãng”.
MC chương trình hội thảo
Mc chính là yếu tố góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bởi MC chính là cầu nối, dẫn dắt và kết nối doanh nghiệp với các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời tham dự.
Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí:
- Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được.
- MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin.
- MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng.
Trang thiết bị trong sự kiện hội thảo ra mắt sản phẩm mới
Trang thiết bị phục vụ trong chương trình quyết định đến sự thành công của buổi họp báo. Bởi nếu không có sự hỗ trợ của các tranh thiết bị như: Âm thanh, ánh sáng, màn LED,… thì buổi hội thảo của bạn sẽ trở nên vô vị, không thu hút và tạo ấn tượng cho khách mời.
Rehearsal hội thảo ra mắt sản phẩm mới
Mang tới cho công chúng những hình ảnh đẹp nhất về các sản phẩm hay giải quyết các vấn đề của cá nhân, tổ chức một cách chỉn chu thì ban tổ chức cần có các buổi diễn tập với MC, ca sĩ, những nhân vật chính của sự kiện. Cách này sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro không đáng có và lên phương án dự phòng phù hợp cho các sự cố bất ngờ xảy ra trong buổi diễn ra sự kiện chính.
Dưới đây là một số trích đoạn trong buổi giới thiệu sản phẩm mới. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về chương trình, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event luôn sẵn sàng chia sẻ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Liên lạc với chúng tôi ngay để nhận được chi phí báo giá tốt nhất nhé!
