Các bước cần chuẩn bị để tổ chức lễ mở bán căn hộ thành công

136 lượt xem

Hiện nay, sự cạnh tranh trên thị trường bất động sản vô cùng khốc liệt. Mỗi năm, các dự án liên tục ra đời với nhiều phong cách đặc thù theo đuổi một xu hướng nhất định, cũng như mang đậm dấu ấn của chủ đầu tư. Theo đó, cách tốt nhất để dự án nhanh chóng tiếp cận khách hàng và hỗ trợ quảng bá tên tuổi doanh nghiệp chính là tổ chức lễ mở bán căn hộ. Sự kiện này bao gồm nhiều hoạt động thiết thực, bao gồm giới thiệu, tư vấn,… về giá trị đích thực của dự án, góp phần tạo hiệu ứng truyền thông và lan tỏa sức ảnh hưởng của dự án trên thị trường.

Đặc biệt, buổi lễ mở bán suôn sẻ còn góp phần đẩy nhanh quá trình bán hàng và tăng doanh số cho các sàn bất động sản. Trong nội dung dưới đây, Công ty Palamun Event xin trình bày chi tiết hơn đến bạn đọc về quy trình tổ chức buổi lễ này. Hy vọng mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện nhất về sự kiện!

Tổ chức lễ mở bán căn hộ là gì?

Muốn tổ chức sự kiện thành công thì bước đầu tiên, và cũng là bước quan trọng nhất chính là thấu hiểu đặc thù và tính chất của chính sự kiện đó.

Khi tổ chức lễ mở bán căn hộ cũng vậy. Sự kiện này chủ yếu xoay quanh việc giới thiệu các dự án bất động sản, bao gồm căn hộ chung cư, nhà phố, đất nền, biệt thự, liền kề,… Đối tượng hướng đến chính là các khách hàng tiềm năng do chính chủ đầu tư ấn định từ khi lên concept dự án, phụ thuộc vào độ tuổi, nghề nghiệp. Thông qua đó, sự kiện cũng là phương tiện Marketing – truyền thông đắc lực để các sàn giao dịch tìm kiếm và mở rộng đối tượng khách hàng tiềm năng.

Ngày nay, các buổi lễ mở bán căn hộ còn được xem là bước đệm quan trọng đối với sự thành công của dự án. Theo đó, một sự kiện được setup chỉn chu, chuyên nghiệp còn góp phần thể hiện năng lực của chủ đầu tư. Bằng cách truyền tải các thông điệp dự án đi từ tổng quan đến chi tiết, những chính sách ưu đãi, quà tặng,… khách hàng có thể cân nhắc “rút ví” đặt cọc giữ chỗ sản phẩm ngay khi chương trình diễn ra.

tổ chức lễ mở bán căn hộ
Đội ngũ Palamun Event thực hiện cho buổi ra mắt dự án gần đây (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Mãn Nhãn Ngày Khai Trương Nhà Mẫu Green Center Tây Sài Gòn

Các bước lập kế hoạch tổ chức lễ mở bán căn hộ

Tổ chức lễ mở bán căn hộ là bước đầu tiên đánh dấu sự xuất hiện của dự án trên thị trường. Đối với những chủ đầu tư mới ra mắt, đây cũng là sự kiện quan trọng để bộc lộ khả năng và khẳng định thực lực đối với khách hàng. Vì vậy, khi chuẩn bị cho sự kiện, cần có một bản kế hoạch tốt nhất:

1. Lên ngân sách tổ chức lễ mở bán căn hộ

Ngân sách được xem là điều kiện đủ để tổ chức lễ mở bán căn hộ thành công. Ngân sách sẽ được quyết định bởi quy mô dự án và địa điểm tổ chức sự kiện. Từ đó, mới có thể tính toán đến các phần nhỏ như timeline, script, thành phần khách mời và các phương tiện, trang thiết bị cần thiết để buổi lễ đạt hiệu ứng truyền thông như mong đợi.

Khi đưa ra ngân sách, nhà tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo:

  • Chất lượng và hiệu quả chương trình;
  • Phản ứng của khách hàng đối với sự kiện – sự hài lòng từ phía chủ đầu tư và mối hảo cảm của khách hàng đối với dự án và công ty bất động sản;
  • Ngân sách phải vừa vặn, tất nhiên sẽ không bỏ qua khoản dự trù.

Ngày nay, với sự góp mặt của các công ty tổ chức sự kiện, các chủ đầu tư không phải mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị cho buổi lễ. Nếu còn băn khoăn về quy trình, ngân sách khi chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức lễ mở bán, chủ đầu tư có thể liên hệ đến những đơn vị này để được hỗ trợ trọn gói về cách tối ưu chi phí để có một buổi lễ mở bán trọn vẹn.

2. Lên danh sách khách mời

Mục tiêu quan trọng khi tổ chức lễ mở bán căn hộ chính là bán được hàng. Nhưng trước nhất, phía đơn vị tổ chức phải đảm bảo thuyết phục được khách hàng của mình với điều kiện tiên quyết – thông điệp phải truyền tải đến đúng đối tượng. Điều này có nghĩa, bạn phải xác định đúng đối tượng tiềm năng, có nhu cầu mua và sử dụng sản phẩm.

Cụ thể các công việc liên quan đến việc lập danh sách khách mời chính là gửi thiệp mời, công tác đón tiếp. Tất cả các công việc này cần phải chuẩn bị cẩn trọng, chu đáo, tránh các sự cố phát sinh, gây mất thiện cảm. Một lưu ý khách về thời gian gửi thiệp mời lý tưởng trong khoảng 7-10 ngày. Trước khi sự kiện diễn ra 2-3 ngày cần gọi điện nhắc trước để chốt số lượng.

tổ chức lễ mở bán căn hộ
Ngân sách, khách mời, thời gian, địa điểm và truyền thông là những yếu tố quan trọng cần xác định kỹ càng từ khi lên kế hoạch chương trình (Ảnh: Internet)

3. Thời gian và địa điểm tổ chức lễ mở bán căn hộ

Thời gian tổ chức lễ mở bán căn hộ thường vào cuối tuần, sáng thứ 7 hoặc chủ nhật để đảm bảo khách tham dự đông đủ.

Về địa điểm tổ chức, chủ đầu tư phải cân nhắc mọi góc độ, từ khu vực dựng sân khấu, khán đài, địa điểm trưng bày sa bàn để khách hàng có trải nghiệm trọn vẹn nhất. Qua đó, đội ngũ nhân sự cũng dễ dàng hơn trong việc điều phối hoạt động và hỗ trợ khách hàng. Thông thường, các trung tâm hội nghị, khách sạn lớn được chọn là địa điểm cho lễ ra mắt mở bán dự án với các ưu thế về quy mô, tiện lợi, tương ứng với đặc thù sự kiện.

4. Truyền thông sự kiện

Đẩy mạnh truyền thông là bước không thể thiếu để nâng cao hình ảnh công ty, thúc đẩy doanh số và sự phát triển lâu dài, bền vững. Các kênh truyền thông quen thuộc là online và offline. Mỗi kênh đều có thế mạnh và hạn chế riêng, khi tận dụng tốt và có sự dung hòa hợp lý, dự án sẽ tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu và có tương tác tốt hơn, giữ chỗ đứng vững chắc cho thương hiệu trên thị trường.

Để đạt được hiệu quả truyền thông mạnh, cần xác định thông điệp nhất quán để theo xuyên suốt cả 3 giai đoạn – trước, trong và sau sự kiện.

>>> Xem thêm: Lễ mở bán dự án Bất động sản Eco Green Sài Gòn

Quy trình tổ chức lễ mở bán căn hộ như thế nào?

1. Lên kịch bản chương trình

Nội dung kịch bản tổ chức lễ mở bán căn hộ sẽ được xây dựng với đầy đủ các mục như thời gian, thời lượng, chi tiết nội dung, nhân sự, kèm các tài liệu, trang thiết bị. Nhưng để có một kịch bản hoàn chỉnh, cần phải lên ý tưởng trước nhất, sao cho phù hợp với đặc điểm, quy mô và tính chất sự kiện. Đặc biệt là nhu cầu của từng đối tượng khách hàng.

2. Thiết kế 2D, 3D

Các thiết kế góp phần tạo nên diện mạo đặc sắc cho lễ mở bán, qua đó thu hút sự chú ý của đám đông. Trong đó, các thiết kế phải bám sát chủ đề, concept, nhằm tăng tính nghệ thuật và thể hiện sự chuyên nghiệp, cá tính của chủ đầu tư thông qua dự án.

tổ chức lễ mở bán căn hộ
MC dẫn dắt chương trình (Ảnh: Internet)

3. Thi công tại địa điểm tổ chức lễ mở bán căn hộ

Việc thi công đòi hỏi sự kỹ lưỡng, cẩn thận cho từng hạng mục. Đặc biệt, phải dựa vào nội dung chương trình để có sự chuẩn bị phù hợp và cần thiết nhất.

Trong đó, cần chú ý không gian tương tác, thuận tiện cho nhân viên tư vấn, giới thiệu các tiện ích dự án một cách cụ thể và chi tiết nhất. Đồng thời lưu ý việc bố trí các trang thiết bị hiện đại, phù hợp với thiết kế sân khấu, thể hiện đúng giá trị dự án.

4. Triển khai sự kiện

Trước khi chương trình tổ chức lễ mở bán căn hộ diễn ra, phía đơn vị tổ chức cần cho chạy chương trình trước 1 ngày. Việc này sẽ giúp kiểm tra chi tiết lại số lượng nhân sự, chất lượng các trang thiết bị. Đồng thời thiết lập bộ phận giám sát khi tổng duyệt và có hướng xử lý kịp thời đối với những nội dung chưa phù hợp.

Khi chương trình diễn ra cũng là lúc bộ phận giám sát hoạt động năng nổ. Công việc chính là đảm bảo chương trình bám sát kịch bản, timeline, cũng như dự đoán các tình huống phát sinh và đưa ra các phương án ứng phó kịp thời và cần thiết.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Khu vực teabreak tại một buổi mở bán (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: 4 Việc Cần Làm Để Tổ Chức Lễ Kick Off Dự Án Hoành Tráng

Kịch bản tổ chức lễ mở bán căn hộ cơ bản

Dưới đây là kịch bản 10 bước cơ bản khi tổ chức lễ mở bán căn hộ:

  1. Đón khách: diễn ra trong khoảng 30 phút đến 1 tiếng tùy vào quy mô và số lượng khách mời.
  2. Văn nghệ chào mừng: sẽ có từ 1 đến 2 tiết mục bao gồm ca hát, múa phù hợp với chủ đề sự kiện.
  3. Khai mạc và giới thiệu đại biểu: phần này sẽ do chính MC đảm trách. Riêng phần giới thiệu, MC sẽ phải làm việc với ban tổ chức để chốt tên và số lượng khách mời. Do phần này đặc biệt cần tránh tối đa việc sai sót gây mất thiện cảm với khách mời tham dự.
  4. Đại diện phát biểu: đại diện chủ đầu tư phát biểu về dự án, diễn ra trong khoảng 5-15 phút.
  5. Giới thiệu căn hộ, dự án: dưới dạng trình chiếu hoặc video nhằm mang đến cái nhìn toàn diện và chân thực nhất về dự án.
  6. Chính sách: áp dụng đối với các KH khi mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
  7. Giải đáp các thắc mắc: chủ yếu liên quan đến sản phẩm. Việc giải đáp diễn ra tại bàn tư vấn hoặc đặt câu hỏi trực tiếp với đại diện chủ đầu tư, doanh nghiệp.
  8. Hỗ trợ khách mua hàng trực tiếp: hỗ trợ các thủ tục mua hàng cho KH đặt cọc trực tiếp tại sự kiện mở bán.
  9. Các hoạt động khác: tăng cường tương tác với KH qua các chương trình văn nghệ, bốc thăm may mắn, vòng quay diệu kỳ,…
  10. Kết thúc chương trình: bao gồm các hoạt động tiễn khách, tặng quà, truyền thông sau sự kiện.

Kết luận

Với những chia sẻ trên đây, Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hy vọng mang đến cho bạn cái nhìn cụ thể hơn về lễ mở bán các dự án bất động sản. Chúng tôi có kinh nghiệm 12 năm hoạt động trong ngành, sẵn sàng đưa ra những tư vấn giá trị dành cho bạn trong từng thời điểm và xu hướng nổi trội trên thị trường, đảm bảo có một buổi lễ trọn vẹn, thành công nhất!

Liên hệ ngay đến hotline: 08 66 48 11 15 (gặp Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (gặp Mr. Thu Trần) để được giải đáp chi tiết mọi thắc mắc!