11 Tips Quản Lý Rủi Ro Trong Kế Hoạch Tổ Chức Lễ Khánh Thành

Mọi dự án trước khi đi vào hoạt động cần có một buổi lễ khánh thành hoành tráng để đặt bước đầu cho tương lai thành công thịnh vượng. Và để ngày trọng đại ấy diễn ra trọn vẹn, bản kế hoạch tổ chức lễ khánh thành sẽ không thể thiếu các hoạt động dự phòng rủi ro.

Bất cứ hình thức tổ chức sự kiện khánh thành hay sự kiện nào cũng có phần trăm xảy rủi ro nhất định. Những trường hợp rủi ro đó là gì, và làm sao để phòng tránh chúng? Cùng Palamun Event tìm hiểu ngay dưới đây!

Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành – những rủi ro thường gặp nhất

Rủi ro về thiết bị sự kiện

Sự cố về thiết bị sự kiện không chỉ gây tổn thất về kinh tế mà còn về sự an toàn của tất cả những ai có mặt trong chương trình khi đó. Những rủi ro mang tính nguy hiểm cao có thể kể đến như: Chập điện, cúp điện, cháy nổ, giật điện…

Ngoài ra, các thiết bị khi tổ chức sự kiện cũng mang tính đặc thù (hệ thống âm thanh, ánh sáng, nội thất, sân khấu…) nên khi hỏng hoặc có trục trặc sẽ khá mất thời gian để sữa chữa hoặc thay thế gây ảnh hưởng đến tiến độ chương trình.

>>> Xem ngay: Địa điểm cho thuê âm thanh ánh sáng tại Bình Dương chuyên nghiệp nhất

Rủi ro về địa điểm tổ chức

Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành sẽ bao gồm việc xem xét địa điểm tổ chức. Đặc biệt đối với một số chương trình khánh thành công trình xây dựng sẽ thường tổ chức ở những nơi ngoài trời có địa hình không bằng phẳng, nguy hiểm.

Không chỉ vậy, trong việc quản lý rủi ro tại sự kiện khánh thành còn phải chú ý đến dân cư xung quanh. Nếu địa điểm tổ chức nằm trong một khu dân cư thì phải được sự cho phép của chính quyền địa phương và phía đơn vị tổ chức phải hết sức chú ý tới vấn đề tiếng ồn và âm thanh tại chương trình.

Rủi ro về thời tiết

Trong số những rủi ro khi lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành phải kể đến yếu tố thời tiết. Tổ chức lễ khánh thành nhà máy hoặc công trình xây dựng thường được tổ chức ngoài trời. Các rủi ro về vấn đề thời tiết cũng vì thế mà cần được cân nhắc kĩ lưỡng.

Những rủi ro thường gặp như: Mưa gió gây chập điện, cháy nổ hoặc bất tiện cho khách mời, nhiệt độ quá nóng khiến các vật dụng dễ bắt lửa …  Vì vây, để hạn chế một phần những rủi ro này, các dịch vụ tổ chức lễ khánh thành thường sử dụng nhà bạt không gian để các hoạt động bên trong diễn ra trơn tru hơn.

Rủi ro an ninh

Vấn đề về an ninh cho khách mời tham dự sự kiện khi lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành luôn được xem trọng. Khi đi dự một chương trình thì an ninh luôn là thứ mà tất cả các bên đặt lên hàng đầu. Không thiếu những sự kiện bị quấy phá bởi các bên cực đoan hoặc khách tham dự có xu hướng bạo lực gây rối…làm ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của công ty và sự an toàn của mọi người.

Không những vậy, những tình trạng trộm cắp có thể xảy ra khi đội ngũ bảo an không thắt chặt kiểm soát và để kẻ gian trà trộn vào bên trong sự kiện. Việc bị mất cắp có thể làm thiệt hại về kinh tế cho cả ban tổ chức và doanh nghiệp đứng ra tổ chức sự kiện khánh thành.

Rủi ro y tế

Một sự kiện khánh thành sẽ thường kéo dài từ 2-3 tiếng hoặc nhiều hơn tùy vào kịch bản chương trình. Những rủi ro về mặt y tế cũng thường xảy ra khi sự kiện kéo dài quá lâu hoặc số lượng người tham dự quá đông. Cụ thể hơn, rủi ro về ngộ độc thực phẩm khi việc vệ sinh trong tiệc không được đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Ngoài ra, việc tổ chức ngoài trời cũng phải cân nhắc kỹ về ảnh hưởng đến sức khỏe người tham dự. Họ có thể say nắng, ngộp khí,… hoặc cần chăm sóc y tế gấp. Do đó, quản trị rủi ro sự kiện – đặc biệt trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, cần được coi trọng.

Rủi ro nhân sự

Nhân sự trong sư kiện là những người góp phần tạo nên sự kiện đó. Việc thiếu hụt hoặc dư thừa nhân viên đều phải được tính toán trong quá trình lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành.

Bất kể là thiếu hay thừa nhân sự thì cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức cũng như chi phí của sự kiện đó. Thiếu nhân sự sẽ làm cho công việc của các nhân viên khác bị quá tải dẫn đến chất lượng giảm sút. Thừa nhân sự sẽ gây ra thiếu hụt về chi phí tổ chức khánh thành và ảnh hưởng phần nào đến uy tín doanh nghiệp.

Rủi ro tài chính

Các doanh nghiệp nếu không biết cách tổ chức lễ khánh thành thì sẽ dễ bị thâm hụt ngân sách cho sự kiện. Nguyên nhân là vì chưa nắm được quy trình tổ chức sao cho chuyên nghiệp và không biết các đầu mối cung cấp thiết bị uy tín, giá cả hợp lí.

Để khắc phục được về vấn đề tài chính, những doanh nghiêp·nên đi thuê một công ty sự kiện chuyên nghiệp trọn gói để ngân sách được đảm bảo.

Rủi ro trong thi công sự kiện

Thi công trong sự kiện là điều cần phải được đảm bảo để kịp thời gian tổ chức lễ khánh thành. Việc lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành là để theo dõi và đưa ra các mốc thời gian nhất định cho việc thi công hoàn thành sự kiện.

Việc chậm tiến độ thi công sẽ ảnh hưởng đến uy tín đơn vị tổ chức và cả doanh nghiệp tổ chức. Vấn đề về chi phí cũng sẽ bị phát sinh một khoản lớn khi kỳ thi công bị kéo dài.

Rủi ro trong truyền thông trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành được tổ chức để thông báo về mặt truyền thông cho các khách hàng biết về dự án, công trình của doanh nghiệp có quy mô và cách vận hành như thế nào. Đây là một buổi lễ quan trọng nhằm khẳng định tiếng tăm và đem đến cơ hội kinh doanh, làm ăn của các bên đối tác với doanh nghiệp.

Khi tổ chức sự kiện, một số những thiếu sót cũng có thể làm dấy lên đợt khủng hoảng truyền thông vì người tham dự không hài lòng và chia sẻ những cảm nhận, trải nghiệm tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh công ty. Không chỉ vậy, khi tổ chức lễ khánh thành nhà máy thường có sitetour tham quan các thiết bị máy móc – hãy cẩn thận và chú ý an toàn nhé!

>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức Lễ khánh thành nhà máy Hiệu quả thành công

Rủi ro trong vận chuyển người & thiết bị sự kiện

Khi tổ chức khánh thành tại các địa điểm xa thì việc vận chuyển người và thiết bị sự kiện là điều bắt buộc phải làm. Tuy nhiên, trong quá trình vận chuyển có thể xảy ra các rủi ro như mất các linh kiện, thiết bị hỏng, xóc làm giảm chất lượng.

Ngoài ra, cũng phải lưu ý các phương tiện vận tải vận chuyển hành khách và thiết bị gặp trục trặc gây tai nạn hoặc tắc nghẽn trong di chuyển. Hãy có một kế hoạch vận chuyển chi tiết để quản trị rủi ro sự kiện tốt nhất nhé!

Rủi ro cháy nổ trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Một sự kiện thường bao gồm rất nhiều các thiết bị lớn nhỏ, linh kiện, phụ tùng, nội thất được sắp xếp khá phức tạp. Hãy nghĩ xem nếu một trong số những đường dây bị chập, hỏng hóc sẽ gây ra cháy nổi và có thiệt hại về người và của lớn như thế nào.

Các rủi ro về cháy nổ luôn cần phải được đặc biệt chú ý khi tổ chức sự kiện ở bất kì đâu. Ban tổ chức cũng có thể mua các loại bảo hiểm cháy nổ để dự trù và khắc phục sự cố nhanh chóng nhất.

Kinh nghiệm quản lý rủi ro trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành từ tổng quát đến chi tiết

Lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành bao gồm rất nhiều bước và phải cân nhắc đến nhiều yếu tố. Nếu bạn không muốn bỏ sót bất kì một yếu tố nào thì cần đi từ tổng quát đến chi tiết của việc tổ chức. Cách làm này sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát và chính xác nhất đối với việc theo dõi tiến độ và phòng ngừa, xử lí rủi ro.

Nhận định được các rủi ro và lên phương án phòng ngừa

Nhận định được rủi ro đã giúp sự kiện của bạn thành công 50% vì chỉ cần một sai sót có thể làm cho sự kiện kết thúc thất bại. Việc liệt kê ra tất cả những rủi ro sẽ gặp phải theo từng cấp độ và tình huống trong quá trình lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành sẽ giúp doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự có sự đồng lòng khi xử lí.

Timeline sự kiện cần có những khoảng dự phòng

Khi lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cũng là lúc bạn đưa ra các mốc thời gian để kịp hoàn thành sự kiện. Hãy căn chỉnh thời gian một cách hợp lí nhất để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và chỉn chu.

Để làm được điều này, chúng ta cần có dự phòng về thời gian. Bất kể chương trình nào cũng sẽ có rủi ro, sự cố làm kéo dài thời gian chuẩn bị. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ lập ra những khoảng dự phòng thích hợp cho những trục trặc để kịp thời xử lí mà không làm trễ hạn với khách hàng.

Ủy thác cho một dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Bất kể doanh nghiệp của bạn có hoạt động trong lĩnh vực nào, để tối đa chi phí, tiết kiệm thời gian thì khi lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, hãy tìm đến một dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp.

Không chỉ đem lại cho bạn dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói bao gồm cả quản trị rủi ro, họ còn có khả năng cung cấp cho bạn mức giá hợp lý nhất! Bởi vì, những công ty dịch vụ này sẽ có được đầu mối cung cấp thiết bị sự kiện với đa dạng mẫu mã, công năng và giá cả trọn gói hợp lí tùy theo nhu cầu tài chính.

Và Palamun Event là cái tên sáng giá để bạn lựa chọn đấy!

Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện khánh thành tại các tỉnh miền Nam, Palamun cam kết mang đến trải nghiệm an nhàn nhất cho khách hàng! Bạn sẽ không phải mất thời gian để đi tìm từng món đồ hoặc lên kịch bản mà các công ty này sẽ đứng ra thực hiện. Cuối cùng, doanh nghiệp và Palamun Event sẽ cùng nhau theo dõi và hoàn thiện sự kiện một cách trọn vẹn.

>>> Xem ngay: Palamun Event – Đơn vị tổ chức lễ khánh thành tại Bình Dương uy tín, chuyên nghiệp

Vậy lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành có khó không?

Lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành là công việc đòi hỏi chuyên môn, kinh nghiệm và mạng lưới ngoại giao tốt. Để có được một lễ khánh thành cần rất nhiều nhân lực cũng như thiết bị để hoàn thành. Hơn nữa, việc xử lý các rủi ro cũng là yếu tố chính để có một sự kiện tốt đẹp cho đến phút cuối.

Hãy liên hệ ngay với Công ty Palamun Event – Công ty chuyên tổ chức sự kiện khánh thành và các sự kiện trọn gói khác để được trải nghiệm những dịch vụ tuyệt vời nhé!