Ngày nay trong mỗi hoạt động tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp đều đóng vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh, phát triển thương hiệu và xây dựng mối quan hệ với khách hàng hay các đối tác. Cũng chính vì thế kịch bản sự kiện cần phải chuẩn bị thật chỉn chu, rõ ràng từng chi tiết để có một buổi sự kiện hoàn hảo, thành công và chuyên nghiệp nhất. Palamun Event gợi ý đến bạn bí quyết viết kịch bản tổ chức sự kiện hay và logic nhất nhé!
Contents
Cần phải lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện?
Khi biên soạn kịch bản cho một sự kiện, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định mục tiêu chính xác của sự kiện và đối tượng mục tiêu mà bạn muốn hướng tới. Mục tiêu xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện cụ thể sẽ hướng dẫn cách thức bạn truyền đạt thông điệp và thiết kế nội dung của sự kiện, đồng thời giúp xác định phong cách và tông giọng phù hợp.
Cấu trúc kịch bản cần được tổ chức một cách rõ ràng và logic, bao gồm mở đầu, phần nội dung chính, và kết thúc, để đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách mạch lạc và hiệu quả. Mỗi phần của kịch bản cũng cần được ước lượng thời gian chính xác, giúp kiểm soát tổng thời gian của sự kiện và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
Ngoài ra, một kịch bản tổ chức sự kiện hiệu quả cũng cần phải linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với các tình huống bất ngờ. Việc dự phòng cho những sự cố như vấn đề kỹ thuật, diễn giả hủy lịch vào phút chót, hoặc sự kiện bị gián đoạn là cực kỳ quan trọng. Điều này bao gồm việc có kế hoạch thay thế và phương án ứng phó sẵn sàng, giúp giảm thiểu sự gián đoạn và duy trì sự chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
Đồng thời, việc tiếp nhận phản hồi từ các buổi duyệt trước khi sự kiện diễn ra hay phản hồi diễn giả, và đối tác sẽ giúp làm cho kịch bản trở nên hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khán giả. Kết hợp những yếu tố này, một kịch bản sự kiện mạch lạc, chi tiết, và linh hoạt sẽ là chìa khóa để tổ chức thành công bất kỳ sự kiện nào.
- Tìm hiểu và nắm vững các thông tin về đối tác và khách hàng mục tiêu để đưa ra ý tưởng kịch bản hướng đến đúng đối tượng
- Cân đối lại các chương trình hoạt động viết trong kịch bản ở mức ngân sách cho phép để tránh thâm hụt chi tiêu
- Phân chia nội dung chương trình cho từng khoảng thời gian phù hợp để đảm bảo cho công tác chuẩn bị lẫn thời gian diễn ra
- Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần bao hàm được toàn bộ nội dung bằng những ý tưởng sáng tạo độc đáo và mới mẻ để tạo sự khác biệt
- Trình tự chương trình được sắp xếp hợp lý và được liên kết với nhau để không gây ra cảm giác nhạt nhòa, chán chường cho khách mời
- Kịch bản nên có những chi tiết biến đổi tình tiết bất ngờ và độc đáo để tạo điểm nhấn
>>> Bài viết hay: Kinh nghiệm quản lý khách mời trong sự kiện hiệu quả nhất
Vai trò của việc lên kịch bản tổ chức sự kiện
- Thông qua kịch bản sự kiện, tất cả những người tham gia sự kiện như: phụ trách chính, quản lý âm thanh – ánh sáng, MC, người tham gia biểu diễn,… có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Đồng thời, kịch bản còn mang đến cho mọi người cảm giác an tâm về những gì đang diễn ra mà không bỏ quên nhiệm vụ của mình trong sự kiện.
- Một kịch bản tổ chức sự kiện tổng quát được chuẩn bị chi tiết, chỉn chu và hấp dẫn sẽ góp phần truyền tải những thông điệp có giá trị tới khách mời tham gia. Thông qua kịch bản, quản lý có thể phân công công việc cho nhân sự một cách rõ ràng và rành mạch. Mọi người sẽ dựa vào đó để hoàn thiện bổn phận theo đúng kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu chung là sự kiện thành công và khách hàng ưng ý.
- Kịch bản sự kiện thường bao gồm phần tính toán và dự đoán các vấn đề bất ngờ có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Do đó, dù vấn đề có thực sự xảy ra thì ban tổ chức vẫn có thể bình tĩnh tư duy để xử lý vấn đề một cách êm đẹp nhất.
- Ngoài ra, kịch bản tổ chức sự kiện còn đóng góp một số vai trò quan trọng khác như: định hình trình tự và thời gian chương trình; đảm bảo kế hoạch cho sự kiện; ước lượng khung thời gian vừa đủ cho từng nội dung và tối ưu hóa vừa đủ nguồn lực – ngân sách – thiết bị cho sự kiện.
Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng, chuyên nghiệp
1. Phân loại các mẫu sự kiện
Mỗi một sự kiện đều có mục đích và thông điệp riêng, do đó mà kịch bản giữa các sự kiện này cũng có sự khác biệt. Bởi vậy, trước khi viết kịch bản tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên gom nhóm các mẫu sự kiện để dễ dàng tìm ra ý tưởng hơn. Thường sẽ có 2 cách phân loại như sau:
- Phân theo loại hình sự kiện
- Phân loại theo mục đích sự kiện
2. Phân theo loại hình sự kiện
Loại hình sự kiện được phân chia dựa trên những yếu tố khác nhau, Palamun Event chia sẻ dưới đây là một số loại hình sự kiện nổi bật và phổ biến nhất hiện nay:
- Kịch bản sự kiện họp báo, thông cáo báo chí
- Kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm mới
- Kịch bản ra mắt sản phẩm mới
- Kịch bản sự kiện triển lãm
- Kịch bản sự kiện khai trương
- Kịch bản sự kiện khánh thành
- Kịch bản sự kiện hội thảo
- Kịch bản sự kiện hội nghị khách hàng
- Kịch bản tổ chức lễ động thổ
- Kịch bản tổ chức lễ khởi công
- Kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty
- Kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Mỗi loại hình sự kiện sẽ được ứng dụng để đáp ứng hiệu quả mục đích mà doanh nghiệp mong muốn hướng đến khách hàng. Ví dụ điển hình như kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ cần phải có kịch bản khác so với hình thức của kịch bản sự kiện tri ân khách hàng, hoặc nhà sáng tạo nội dung có thể lồng ghép chúng lại với nhau một cách khoa học nhưng cần phải đáp ứng được mục đích ban đầu tổ chức sự kiện.
Vậy nên với mỗi một hình thức tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phân loại chúng cẩn thận ngay từ ban đầu để việc xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện không gặp phải vấn đề khó khăn.
3. Phân loại theo mục đích sự kiện
Mỗi sự kiện sẽ có những mục đích thực hiện khác nhau, theo mục đích sẽ bao gồm 3 loại kịch bản sau: kịch bản sự kiện tổng quát (Số thứ tự, timeline, nội dung chính, nội dung phụ, diễn giải và tên người phụ trách từng phần,…), kịch bản MC chi tiết (kịch bản dẫn chương trình cho MC) và kịch bản âm thanh – ánh sáng (bản hướng dẫn kỹ thuật viên điều tiết âm thanh – ánh sáng theo nội dung chương trình và theo từng tiết mục cụ thể, chi tiết).
- Mẫu sự kiện xây dựng với mục đích lên kịch bản MC chi tiết sẽ xây dựng văn nói nhiều hơn, sử dụng những từ chuyên ngành, hay những từ mà chỉ những chuyên gia sử dụng để bám sát với nội dung chính của sự kiện.
- Kịch bản kỹ thuật dành cho đội ngũ kỹ thuật sẽ phải bám sát vào timeline sự kiện, có tính linh hoạt hơn khi phải căn đúng những khoảnh khắc hút mắt khán giả, khéo lóe tăng hiệu ứng sôi động cho sự kiện.
- Kịch bản tổng quát sự kiện cần đầu tư nhiều hơn cả, cần phải kiểm tra các khâu thực hiện và con người thực hiện, những chi tiết cần được thông kê và kiểm soát chặt chẽ.
4. Luôn luôn phải bám theo những keymoment quan trọng của sự kiện
Việc hiểu và đáp ứng đúng yêu cầu của đối tác hay lãnh đạo là yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong tổ chức sự kiện và cải thiện lợi ích kinh doanh cho bên thực hiện tổ chức sự kiện.
Để xây dựng một mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện đúng tiêu chí và thể hiện đúng tinh thần của chương trình sự kiện, người thực hiện nhiệm vụ cần phải nắm rõ mục đích và các yêu cầu cụ thể của đối tác. Bạn có thể yêu cầu đối tác thiết lập cho bạn một bản những yêu cầu chính, các tiêu chí quan trọng cần phải có và giá trị cốt lõi của sự kiện trước khi thực hiện.
>>> Tìm hiểu thêm: Chia sẻ bí quyết khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
Các yêu cầu cơ bản khi viết kịch bản tổ chức sự kiện phải có là gì?
Kịch bản sự kiện muốn đầy đủ chi tiết và hấp dẫn phải đáp ứng đủ tiêu chí sau:
- Cấu trúc kịch bản đảm bảo 3 phần: Bao gồm nội dung khai mạc, timeline nội dung chính và bế mạc sự kiện
- Đảm bảo đầy đủ thông tin nội dung chính mang thông điệp giá trị và ý tưởng hay để truyền đạt thông điệp của chương trình
- Kịch bản sự kiện chi tiết, đáp ứng đủ nội dung và khớp với thời gian dự định. Tránh xây dựng nội dung khó hiểu, dài dòng, lan man thiếu ý tưởng gây nhàm chán
- Nội dung sự kiện phải được sắp xếp logic, hợp lý và tạo sự hấp dẫn để thu hút sự tò mò của khán giả từ đó sự kiện sẽ đạt hiệu quả cao hơn và hấp dẩn hơn
- Cần lồng ghép thêm những những ý tưởng mới, nội dung sáng tạo mới để giúp người xem cảm thấy mãn nhãn và sẽ ấn tượng với thương hiệu của bạn hơn
>>> Có thể bạn quan tâm: 13+ lưu ý quan trọng hàng đầu khi lựa chọn thực đơn sự kiện
Kết luận
Trên đây là kịch bản tổ chức sự kiện sẽ là nền tảng cơ bản trong việc viết kịch bản sự kiện nhưng đóng vai trò cốt lõi rất quan trọng cho sự thành công của sự kiện. Nếu doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị tổ chức sự kiện thì hãy đặc biệt lưu ý những thông tin trên bài viết để có thể chuẩn bị kỹ lưỡng nhất và lên ý tưởng kịch bản tốt nhất cho sự kiện để thu hút thật nhiều khách hàng tiềm năng nhé, nếu cần hỗ trợ thêm thông tin vui lòng liên hệ Công ty sự kiện Palamun Event để được tư vấn và báo giá cho ngày sự kiện quan trọng của doanh nghiệp bạn nhé!
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN PALAMUN EVENT
* Trụ sở: 27K Trần Nhật Duật, phường Tân Định, quận 1, TP.HCM
* Email: sales@palamunevent.com
* Hotline: 08 66 48 11 15 (Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (Mr. Thu Trần)
