Tổ chức họp báo cũng là một trong những sự kiện trọng đại. Thông thường phù hợp với các buổi ra mắt sản phẩm mới. Và thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng.
Contents
- 1 1. Xác định các yêu cầu tổ chức họp báo
- 2 2. Xác định thời lượng buổi họp báo
- 3 3. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện và các nhà cung cấp
- 4 4. Lựa chọn và khảo sát địa điểm tổ chức
- 5 5. Lập danh sách khách mời, các cơ quan báo đài và gửi giấy mời
- 6 6. Xin giấy phép tổ chức họp báo
- 7 7. Viết kịch bản cho sự kiện họp báo
- 8 8. Setup địa điểm và tổng duyệt trước sự kiện
- 9 9. Tiến hành tổ chức họp báo
- 10 10. Họp đánh giá, tổng kết
1. Xác định các yêu cầu tổ chức họp báo
Ở bước này, nhà tổ chức cần xác định được các yêu cầu của sự kiện. Các yêu cầu này được thiết lập dựa trên các mục đích, mục tiêu đã đề ra.
2. Xác định thời lượng buổi họp báo
Thời lượng một buổi họp báo tốt nhất nên kéo dài trong khoảng từ 90 đến 120 phút.
3. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện và các nhà cung cấp
Ở bước này, tùy thuộc vào quy mô của sự kiện mà có thể chọn tự tổ chức hoặc tổ chức thông qua các event agency.
4. Lựa chọn và khảo sát địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức họp báo trước hết cần đáp ứng yêu cầu về không gian, điều kiện tác nghiệp cho các phóng viên, nhân viên kỹ thuật quay phim, thu thanh… Bên cạnh đó yếu tố ánh sáng cũng như trang thiết bị âm thanh cũng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Địa điểm tổ chức cần được tiến hành khảo sát kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.
5. Lập danh sách khách mời, các cơ quan báo đài và gửi giấy mời
Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp.
6. Xin giấy phép tổ chức họp báo
Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.
7. Viết kịch bản cho sự kiện họp báo
Tùy vào yêu cầu của đơn vị tổ chức, kịch bản sự kiện này sẽ được viết sao cho phù hợp và chi tiết.
8. Setup địa điểm và tổng duyệt trước sự kiện
Setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý thích hợp.
9. Tiến hành tổ chức họp báo
Check-in và đón khách là một trong những phần cần chú ý khi tổ chức sự kiện họp báo. Lúc này PG có nhiệm vụ tươi cười chào đón khách và hướng dẫn khách làm thủ tục check-in. Các thành viên, nhân sự được phân công công việc cần hoàn thành nhiệm vụ theo đúng kế hoạch và timeline đã đề ra. Đồng thời có sự linh hoạt. Tương trợ lẫn nhau khi có sự cố cần giải quyết.
10. Họp đánh giá, tổng kết
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức họp báo, ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp, đánh giá kết quả cũng như rút kinh nghiệm sau sự kiện.
Trên đây là 10 bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được hỗ trợ!
