7 bước xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner hoàn chỉnh, tiết kiệm

315 lượt xem

Gala dinner chính là cách thức tuyệt vời trong việc tạo nên những kỷ niệm đẹp đẽ cũng như truyền tải thông điệp, mục đích của doanh nghiệp tới khách mời. Một đêm gala có kế hoạch chỉn chu, đầy đủ chắc chắn sẽ thu hút rất nhiều sự hưởng ứng, từ đó thúc đẩy sự kiện thành công hơn. Nhưng làm thế nào để có kế hoạch chi tiết, đầy đủ? Những bước xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner đó là gì? Cùng theo chân Palamun Event tìm hiểu ngay những thông tin phụ trợ cần thiết dưới đây để có sự kiện thành công nhất nhé! 

kế hoạch tổ chức gala dinner
Bỏ túi ngay 7 bước quan trọng trong việc xây dựng gala dinner thành công, chuyên nghiệp (Ảnh: Internet)

Xác định mục đích tổ chức trong kế hoạch tổ chức gala dinner 

Tùy vào mục đích tổ chức của doanh nghiệp, sự kiện gala dinner có thể kết hợp với nhiều loại hình đưa tới mục đích khác nhau. Nếu như doanh nghiệp bạn muốn tri ân khách hàng, đối tác thì gala dinner có thể kết hợp với tiệc tri ân khách hàng, hay tiệc gala tất niên tổng kết năm cũ chào đón năm mới, gala quảng bá hình ảnh thương hiệu,… Vì thế, bạn cần lựa chọn đúng mục đích loại tiệc, từ đó mới triển khai, lên kế hoạch tổ chức gala dinner trong các bước tiếp theo. 

kế hoạch tổ chức gala dinner
Luôn luôn xác định đúng mục tiêu tổ chức để lên kế hoạch chi tiết, hoàn hảo nhất (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp trong 9 bước 

Xác định quy mô và lập danh sách khách mời khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner

Xác định quy mô sự kiện là bước vô cùng quan trọng khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner. Bạn cần xác định rõ xem số lượng khách mời là bao nhiêu, sau đó dựa vào đó lựa chọn quy mô tổ chức lớn hay nhỏ. 

Khi đã xác định được quy mô, bạn cần phải lên chính xác danh sách khách mời. Nên liệt kê một cách chi tiết, đầy đủ để tránh bị sót những khách mời quan trọng đưa tới những ảnh hưởng không mong muốn tới khách mời. Bạn cũng nên gửi giấy mời sớm để họ có thời gian sắp xếp, chuẩn bị phương án đi lại, hoặc phản hồi có thể tới tham dự hay không. Để ban tổ chức nắm bắt được những thông tin chính xác, lên kế hoạch gala dinner sao cho chỉn chu, tiết kiệm nhất. 

kế hoạch tổ chức gala dinner
Bạn cần xác định rõ xem số lượng khách mời là bao nhiêu là một yếu tố quan trọng (Ảnh: Palamun Event)

Lựa chọn địa điểm tổ chức khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner 

Khi đã có được chính xác quy mô, số lượng khách mời, bạn sẽ dựa vào đó để lên kế hoạch tổ chức gala dinner trong việc chọn lựa địa điểm. Địa điểm phải phù hợp với số lượng khách mời, không nên rộng quá tránh bị loãng, cũng không nên hẹp quá gây tới cảm giác khó chịu. Nên lựa chọn địa điểm sao cho thích hợp nhất, bạn cũng có thể xem xét dựa theo những yếu tố sau đây để lựa chọn: 

  • Chi phí cho việc lựa chọn địa điểm là bao nhiêu? 
  • Địa điểm có thuận lợi cho di chuyển, giao thông có an toàn, an ninh có tốt hay không, có bãi đậu xe hay không? 
  • Khách mời tham dự thích không gian ngoài trời hay trong nhà?

Từ đó, để lựa chọn địa điểm tiết kiệm, phù hợp, ưng ý nhất cho khách mời. Khi đã chọn được rồi bạn nên tới khảo sát địa điểm, xem trước để chắc chắn có được địa điểm ưng ý khi tổ chức gala dinner

kế hoạch tổ chức gala dinner
Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với số lượng khách mời cũng như tài chính của doanh nghiệp (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: 4 điều cần lưu ý để tổ chức gala dinner thành công 

Chuẩn bị key visual, in ấn backdrop, thiết kế và dàn dựng sân khấu 

Đây chính là khâu quan trọng không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước ngày sự kiện diễn ra. Khi chuẩn bị key visual, hay in ấn backdrop, thiết kế sân khấu,…hãy cố gắng bám sát đúng như mục đích của chương trình gala dinner đã đề ra đầu tiên. Đảm bảo trang trí một cách phù hợp, hài hòa, đẹp mắt không quá lố. 

Nếu doanh nghiệp không thể tự mình làm điều này, có thể yên tâm tin tưởng giao cho những chuyên viên thiết kế đến từ công ty tổ chức sự kiện uy tín. Họ sẽ sẵn sàng giúp bạn trong từng khâu, bày trí, in ấn backdrop, dàn dựng sân khấu,…tạo nên một không gian thoải mái, ấn tượng, bắt mắt, khoa học nhất! 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Set up sân khấu, backdrop luôn bám sát theo kế hoạch gala dinner đã đề ra (Ảnh: Internet)

Nhân sự triển khai trong kế hoạch tổ chức gala dinner gồm những ai? 

Một yếu tố không thể thiếu, một mảnh ghép quan trọng giúp cho sự kiện gala dinner được thành công tốt đẹp đó chính là đội ngũ nhân sự trong sự kiện. Bạn cần phân công, lên kế hoạch tổ chức gala dinner rõ ràng cho từng bộ phận nhân sự như: bộ phận kỹ thuật, bộ phận thiết kế, bộ phận hậu cần, giám sát sự kiện, quản lý, dẫn dắt sự kiện,…Mỗi bộ phận nhân sự bạn cần bố trí số người thích hợp để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra được suôn sẻ, không có bất cứ vấn đề rủi ro nào xảy ra. Đồng thời, giúp cho sự kiện được chỉn chu, chuyên nghiệp nhất. 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Nhân sự là một mảnh ghép quan trọng giúp cho sự kiện gala dinner được thành công (Ảnh: Palamun Event)

Lên kịch bản chương trình, lựa chọn các tiết mục khuấy động không khí, tăng gắn kết giữa các thành viên 

Khi tất cả mọi thứ đã được lên kế hoạch đầy đủ, chỉn chu thì cũng là lúc lên kế hoạch tổ chức gala dinner với kịch bản hoàn hảo. Kịch bản vừa phải xây dựng tỉ mỉ, vừa phải có sự sáng tạo, những tiết mục khuấy động để tạo những ấn tượng độc đáo, ý nghĩa cho gala dinner.

Với khâu này bạn cần mất nhiều thời gian nhất, và nên tham khảo ý kiến của nhiều cá nhân để có kịch bản tốt nhất, trọn vẹn, độc đáo và hoàn hảo nhất! 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Có kịch bản hoàn hảo cùng với những tiết mục làm khuấy động không gian sự kiện, tăng phần hào hứng (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Kịch bản gala dinner du lịch hấp dẫn, sáng tạo 2023 

Hoạch định ngân sách và các khoản chi phí dự phòng 

Dù là bất cứ sự kiện nào bạn cũng không nên quên bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức gala dinner đó chính là hoạch định ngân sách, tính toán trước những chi phí của sự kiện. Dĩ nhiên, bạn cũng không nên tính toán một cách vừa khít với con số đó mà nên có một khoản chi phí dự phòng để đề phòng các trường hợp khẩn cấp, phát sinh trong vấn đề tổ chức. Ngân sách nhiều hay ít phụ thuộc hết vào quy mô tổ chức sự kiện của bạn, vì thế dựa vào từng hạng mục bạn nên cân đo đong đếm ngân sách sao cho phù hợp nhất. 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Không thể bỏ qua bước hoạch định ngân sách cũng như dự trù chi phí dự phòng để sự kiện suôn sẻ nhất (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Dự trù chi phí tổ chức gala dinner qua 7 hạng mục quan trọng 

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về 7 bước quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner, góp phần thành công hoàn hảo cho sự kiện. Tuy nhiên, tổ chức gala dinner không phải là điều đơn giản và không phải doanh nghiệp nào cũng tự chuẩn bị được. Để cho mọi việc được đơn giản, chỉn chu, chuyên nghiệp nhất chính là liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event. Chúng tôi sẽ biến đêm gala dinner của bạn thành bữa tiệc hoàn hảo, ấn tượng và tuyệt vời nhất!