7 lưu ý khi tổ chức gala dinner ngoài trời

259 lượt xem

Gala dinner ngoài trời luôn được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, trở thành xu hướng hoàn hảo trong việc kết nối thành viên công ty, tri ân khách hàng và đối tác. Đây chính là một đêm giải trí với ẩm thực tuyệt vời, được hòa mình vào khung cảnh thiên nhiên trong lành, thoáng mát. Tuy nhiên, để chương trình ngoài trời ấy diễn ra suôn sẻ, thành công nhất cần có những lưu ý gì? Cùng Palamun Event bỏ túi ngay những kinh nghiệm vàng trong bài viết dưới đây nhé! 

gala dinner ngoài trời
Bỏ túi những lưu ý quan trọng để sự kiện gala ngoài trời diễn ra thành công, suôn sẻ nhất (Ảnh: Palamun Event)

Kinh nghiệm tổ chức gala dinner ngoài trời 

Đến với gala dinner ngoài trời, bạn có thể thỏa sức thực hiện những phong cách, không gian sáng tạo của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện ngoài trời không phải là điều đơn giản, có rất nhiều yếu tố cần phải lưu ý để tổ chức được suôn sẻ, thành công nhất. Không để các bạn chờ lâu, dưới đây chính là những kinh nghiệm quan trọng ấy, cùng theo dõi nhé! 

Thời tiết cho gala dinner ngoài trời

Vì tổ chức chính là không gian ngoài trời nên bạn cần phải thật chú ý đến yếu tố thời tiết. Bạn cần xem lịch dự báo thời tiết, tránh những ngày mưa để đảm bảo sự kiện gala dinner diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Nếu như bắt buộc phải tổ chức sự kiện trong điều kiện thời tiết âm u, có dấu hiệu mưa thì trong khâu chuẩn bị cần phải có những biện pháp chu đáo để phòng bị. 

gala dinner ngoài trời
Cân nhắc, lựa chọn ngày tổ chức với thời tiết đẹp, hạn chế những rủi ro trong khâu tổ chức (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: 2 yếu tố không thể bỏ qua để tổ chức gala dinner du lịch thành công 

Hệ thống âm thanh ánh sáng 

Gala dinner ngoài trời thường được tổ chức tới tận tối đêm vì thế hệ thống âm thanh ánh sáng đóng vai trò rất quan trọng để đưa tới sự kiện thành công. Với khâu này, bạn cần thiết kế hệ thống thật chi tiết, phải có quy luật hoặc kế hoạch cụ thể vì không gian khá rộng nên việc thiết kế cũng không dễ dàng. Hệ thống âm thanh cần phải có độ lớn đủ, ánh sáng phải phủ hết không gian tiệc để có không khí tưng bừng, tốt nhất. 

Đồng thời, khi dàn dựng bố trí hệ thống âm thanh ánh sáng phải hoàn thành trước thời gian diễn ra sự kiện một giờ. Đội ngũ ekip cần phải test trước xem đã chuẩn hay chưa, có vấn đề trục trặc gì hay không. Với khâu này, nếu có ít kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện các doanh nghiệp, công ty nên tìm đến đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để được hỗ trợ, đưa tới chương trình gala dinner suôn sẻ, thành công nhất. 

gala dinner ngoài trời
Hệ thống âm thanh ánh sáng cần có ekip chuyên nghiệp, thực hiện ăn ý với nhau để có sự kiện hoàn hảo nhất (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Dự trù chi phí tổ chức gala dinner qua 7 hạng mục quan trọng 

An ninh khu vực trong gala dinner ngoài trời

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần phải đặt vấn đề an ninh khu vực lên hàng đầu. Vì là tiệc ngoài trời, đêm tiệc giải trí với những hoạt động sôi nổi không tránh được những phút giây vị khách mời lơ đãng. Điều doanh nghiệp cần làm là tìm tới các địa điểm ngoài trời có an ninh tốt, tránh những sự cố không mong muốn, mất cắp, ảnh hưởng tới những vị khách mời khi tham dự sự kiện. 

Bãi đỗ xe

Ngoài những lưu ý trên, khi tổ chức cho sự kiện gala ngoài trời các doanh nghiệp cũng nên đặc biệt chú trọng tới bãi đỗ xe. Ban tổ chức cần xem xét số lượng khách mời là bao nhiêu, sau đó lên phương án, tính toán bãi đỗ xe hợp lý, phù hợp với số lượng khách mời. Đồng thời, cũng phải phân bố phù hợp tránh tình trạng ùn tắc giao thông. 

MC là linh hồn trong sự kiện gala dinner

Thêm một yếu tố quyết định tới gala dinner ngoài trời đó chính là MC. Vì thế trong khâu chọn MC, ban tổ chức nên chọn những người không chỉ có kỹ năng làm chủ sân khấu mà còn khuấy động mọi không khí trong bữa tiệc. Và bạn cũng nên hoàn thành kịch bản gala dinner sớm nhất, hoàn chỉnh nhất để MC có thời gian tìm hiểu, trao đổi kỹ lưỡng để đi đúng hướng, đúng mục đích của sự kiện. 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lựa chọn MC vừa có kỹ năng, vừa có khả năng làm khuấy động không khí (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Gợi ý 10+ tên chương trình gala dinner hay ấn tượng, khó quên 

Tiệc chiêu đãi cho gala dinner ngoài trời 

Trong bữa tiệc gala dinner ngoài trời không thể nào thiếu đi những bữa tiệc chiêu đãi hoàn hảo. Trước khi lên danh sách thực đơn, doanh nghiệp cần tìm hiểu đối tượng khách mời, đặc điểm sở thích để đưa thực đơn sao cho phù hợp nhất, đảm bảo sự hài lòng của khách mời tham gia sự kiện. 

Một thực đơn ngon miệng, hấp dẫn từ món khai vị cho tới món chính chắc chắn thu hút được khách mời, thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp của doanh nghiệp tới những khách hàng tiềm năng. Tuy ngon miệng, nhưng cũng cần phải chú ý quan trọng tới khâu an toàn vệ sinh thực phẩm để khách mời có những trải nghiệm tốt nhất. 

Bản dự phòng các rủi ro 

Tổ chức gala dinner ngoài trời không giống như tổ chức trong khách sạn, sẽ có vô số rủi ro trong quá trình tổ chức. Nhất là yếu tố thời tiết, không ai đoán được trước, một cơn mưa ngang qua ngay trong sự kiện cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều. Vì thế, bạn cần phải có bản dự phòng các phương án, hạn chế tối đa rủi ro khi tổ chức.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Luôn luôn có bản dự phòng mọi rủi ro để hạn chế tối đa những rủi ro khi tổ chức sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Kịch bản gala dinner du lịch hấp dẫn, sáng tạo 2023  

Kết luận

Trên đây là tất tần tật những lưu ý, kinh nghiệm quan trọng về tổ chức gala dinner ngoài trời. Chúc quý doanh nghiệp có sự kiện gala dinner hoàn hảo, thành công, và ý nghĩa nhất. Mọi thắc mắc liên quan tới vấn đề tổ chức, quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời hay báo giá trọn gói, hãy liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event để được giải đáp ngay nhé. Palamun Event luôn sẵn lòng đồng hành, đem tới cho quý khách đêm gala dinner trọn vẹn, đáng nhớ nhất!