Tổ chức Gala Dinner đã trở thành thông lệ đối với nhiều công ty lớn. Tuy nhiên tầm quan trọng của một Gala Dinner thành công còn lớn hơn những gì bạn nghĩ. Làm sao để có một Gala Dinner hoành tráng và ấn tượng? Xem xét 4 điều cần lưu ý dưới đây nhé!
Contents
Tầm quan trọng của một Gala Dinner thành công
Gala Dinner là sự kiện có quy mô lớn với ít nhất 50 người tham dự. Tùy vào mục đích tổ chức Gala Dinner mà kịch bản nội dung và thành phần khách mời sẽ khác nhau. Nhìn chung hầu hết các doanh nghiệp tổ chức sự kiện này vào những dịp kỷ niệm đặc biệt.
Gala Dinner được doanh nghiệp, tổ chức dùng để tri ân, khen thưởng, kêu gọi đầu tư hay giới thiệu sản phẩm,… một cách nhẹ nhàng, tinh tế. Nếu biết tận dụng, kết hợp format của Gala Dinner với nội dung chương trình được thiết kế bài bản, doanh nghiệp sẽ tạo nên một sự kiện đặc biệt, nơi khách hàng dễ dàng tiếp nhận thông điệp của bạn.
Sự kiện Gala Dinner cũng đem lại cho người tham dự ấn tượng nhất định về doanh nghiệp tổ chức. Việc bạn hoạt động thuận lợi, chuyên nghiệp ra sao, quan tâm đến đối tác và khách hàng như thế nào,… sẽ phần nào được thể hiện qua các Gala Dinner.
4 Điều cần lưu ý khi tổ chức Gala Dinner
Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn đội ngũ chuyên nghiệp để đảm nhiệm tổ chức Gala Dinner và những sự kiện quy mô lớn. Dưới đây là 4 điểm cần lưu ý nhằm giúp Gala Dinner của bạn thành công và để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời.
Xây dựng kịch bản tổ chức Gala Dinner hấp dẫn
Kịch bản hấp dẫn là linh hồn của một Gala Dinner thành công. Bởi lôi kéo và duy trì sự chú ý của các khách mời không phải việc đơn giản, đặc biệt khi số lượng người tham gia Gala Dinner là rất lớn.
Concept, kịch bản chương trình, phong cách bài trí, thành phần khách mời,… tất cả phải đạt được sự nhất quán. Ngoài ra việc thêm thắt một số yếu tố bất ngờ, thiết kế kịch bản trò chơi Gala Dinner hấp dẫn để kích thích bầu không khí cũng không kém phần quan trọng.
>>> Xem thêm: Palamun Event – đón đầu xu hướng tổ chức gala dinner độc đáo, ấn tượng
Đảm bảo sự thoải mái cho khách mời
Dù mục đích tổ chức Gala Dinner là gì thì việc đảm bảo sự thoải mái cho khách mời là yếu tố mà ban tổ chức nên lưu tâm. Chỉ khi khách mời cảm thấy thoải mái và hào hứng, họ mới có thể tiếp nhận thông điệp và thực sự thưởng thức sự kiện này.
Ban tổ chức phải đảm bảo sự thoải mái cho các khách mời tham gia thông qua việc quan tâm đến các chi tiết nhỏ như chỗ ngồi, khoảng cách giữa các bàn, dụng cụ ăn uống, ánh sáng,… của bữa tiệc.
Nếu có thể, hãy cung cấp thật chi tiết về thông tin của sự kiện (thành phần tham gia, dress code,…) để khách mời cảm thấy thoải mái hơn. Đôi khi những chi tiết nhỏ nhặt cũng sẽ ảnh hưởng đến bầu không khí chung của sự kiện.
Bên cạnh đó việc bố trí đội ngũ nhân viên chuyên giải quyết các tình huống khẩn cấp là rất quan trọng. Trong quá trình tổ chức Gala Dinner, đây là công việc đòi hỏi sự tinh tế và kiên nhẫn.
Tạo điểm nhấn cho Gala Dinner
Tùy vào chủ đề Gala Dinner mà đội ngũ tổ chức có thể sáng tạo kịch bản phù hợp. Tuy nhiên việc tạo điểm nhấn cho sự kiện là điều quan trọng mà người lên kịch bản không được bỏ qua.
Khi tổ chức Gala Dinner, hãy chọn một tiết mục, một yếu tố có thể tác động mạnh mẽ đến cảm xúc của khách mời, để khi nhắc đến yếu tố này, người tham gia sẽ nhớ về Gala Dinner của bạn và ngược lại. Cách để tìm ra yếu tố then chốt là người lên kịch bản chương trình phải đặt ra và tự trả lời câu hỏi “Làm sao để khách mời ồ lên kinh ngạc hoặc gật đầu hài lòng?”.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến thời điểm lồng ghép điểm nhấn vào chương trình. Đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết cách khơi gợi và tận dụng tối đa sự chú ý của đám đông. Vì vậy bạn nên cân nhắc thuê các dịch vụ chuyên nghiệp để Gala Dinner thành công tốt đẹp.
Quan tâm đến phần tiệc
Theo nhiều nhà tổ chức sự kiện, các khách mời có xu hướng bỏ qua các điểm bất cập nhỏ trong Gala Dinner khi họ được thưởng thức các món ăn ngon và ấn tượng. Vậy nên cách ghi điểm cho Gala Dinner là xây dựng thực đơn hợp với concept sự kiện và chú trọng đến chất lượng các món ăn.
Để tổ chức Gala Dinner thành công, ban tổ chức phải trực tiếp đảm nhận nhiều công việc. Điều này cần sự chuyên nghiệp, linh động và khả năng gắn kết, teamwork xuất sắc. Liên hệ ngay Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để có một bữa tiệc ấn tượng, chất lượng nhất nhé!
