Quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp trong 9 bước

270 lượt xem

Chương trình gala dinner là phương thức hoàn hảo nhất để tạo nên những kỷ niệm cũng như đạt được những mục đích của doanh nghiệp. Một gala dinner có kế hoạch, quy trình đầy đủ chắc chắn sẽ thu hút được rất nhiều sự ấn tượng của khách mời, cũng như góp phần to lớn cho thành công của sự kiện. Nhưng làm thế nào để có quy trình tổ chức gala dinner chi tiết, chuyên nghiệp và hiệu quả cao nhất? Cùng theo chân Palamun Event tìm hiểu ngay quy trình hoàn hảo 10/10 dưới đây nhé!

quy trình tổ chức gala dinner
Có quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp chắc chắn sự kiện kiện sẽ hiệu quả hơn (Ảnh: Palamun Event)

Tầm quan trọng và ý nghĩa của gala dinner đối với doanh nghiệp

Những chương trình gala dinner luôn mang đến cảm giác gần gũi, không cần quá câu lệ về hình thức cũng không cần quá trang nghiêm như các hội nghị khác. Đến với gala dinner, chắc chắn những vị khách mời sẽ có những kỷ niệm đáng nhớ, cũng như vui vẻ và thoải mái nhất.

Với sự kiện này, mục đích, lợi ích của doanh nghiệp vẫn được coi trọng nhiều nhất. Trong quy trình tổ chức gala dinner không chỉ cần tối ưu chi phí, mà còn phải tối đa quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu của doanh nghiệp trong các buổi lễ. Phải có sự hài hòa kết hợp giữa lợi ích thực tế của công ty và lợi ích của những người tham gia. Khi có được điều này, cùng sự tiếp đón nồng nhiệt, chu đáo của công ty chắc chắn sẽ thu hút, nâng cao hình ảnh thương hiệu của mình đối với khách mời.

Cũng nhờ điều đó, những vị khách mời sẽ đánh giá, và có thêm niềm tin vào doanh nghiệp của bạn, từ đó tăng cường hợp tác và phát triển. Sự kiện này chính là phương thức marketing thương hiệu hoàn hảo nhất, là cầu nối gắn kết nội bộ và là cơ hội để tạo động lực làm việc cho toàn thể nhân viên sau sự kiện.

quy trình tổ chức gala dinner
Gala dinner có ý nghĩa rất lớn trong việc kết nối hoàn hảo đối với khách mời (Ảnh: Internet)

Gợi ý 9 bước trong quy trình tổ chức gala dinner

Việc có một quy trình tổ chức gala dinner chi tiết, chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp cho đêm tiệc gala dinner thành công hơn. Không để các bạn chờ lâu, dưới đây là 9 bước đầy đủ nhất:

Lên ý tưởng và chủ đề – bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức gala dinner

Đây chính là việc quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức gala dinner. Bạn cần phải lựa chọn cho gala dinner một chủ đề, chủ đề càng mới mẻ, càng thú vị, độc đáo chắc chắn sẽ thu hút được sự chú ý của nhiều người hơn. Tuy nhiên, chủ đề cần phải có sự liên kết đối với mục đích, sản phẩm, văn hóa của doanh nghiệp bạn.
Ví dụ như: nếu doanh nghiệp bạn làm về lĩnh vực quảng cáo, thiết kế hình ảnh thì có thể lựa chọn chủ đề “Vẽ lên sắc màu mới”.

Lập danh sách khách mời trong quy trình tổ chức gala dinner

Khách mời ảnh hưởng tới rất nhiều các bước tổ chức gala dinner khác như: yếu tố địa điểm, lựa chọn số lượng thiệp mời, bàn tiệc, quà tặng cho khách mời,…Bởi thế, doanh nghiệp cần lên danh sách mời chính xác, bằng cách liệt kê đầy đủ các yếu tố như: đối tượng nào, độ tuổi ra sao, đặc điểm sở thích của độ tuổi đó như thế nào?

Sau đó, phụ thuộc vào yếu tố đó mà doanh nghiệp lên thư mời và gửi thư mời tới khách hàng. Nên gửi sớm hơn thời gian sự kiện diễn ra khoảng từ 8-10 ngày vừa để khách mời không quên, vừa để khách sắp xếp được thời gian tới tham dự.

quy trình tổ chức gala dinner
Lập danh sách khách mời đúng, chuẩn để tiếp đón chu đáo, phù hợp, và nồng nhiệt nhất (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: 8 ý tưởng gala dinner độc đáo để lại ấn tượng khó quên

Dự trù kinh phí

Bạn cần tính toán, dự trù kinh phí trong quy trình tổ chức gala dinner để tránh được những rủi ro, thất thoát khi tổ chức sự kiện. Đồng thời cũng giúp cho doanh nghiệp tính toán chính xác được số ngân sách là bao nhiêu, từ đó cân đo đong đếm để sao cho phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp nhất.

Ngoài ra, bạn đừng quên đi khoản chi phí dự phòng khi tổ chức gala dinner. Vì sự kiện thường phát sinh những thứ khiến ta không thể lường được, nếu không có khoản này người tổ chức sẽ phải gánh hoàn toàn những rủi ro. Thông thường, khoản chi phí này thường là 5-15%, tùy vào quy mô, mức độ của gala dinner.

Chọn địa điểm tổ chức

Tùy vào số lượng khách mời cũng như hình thức, quy mô nhu cầu của sự kiện thì sẽ có những lựa chọn khác nhau, ví dụ như ở trong nhà và ngoài trời.

Nếu ở trong nhà, một số gợi ý về các địa điểm có thể tham khảo như:

  • Trung tâm tổ chức hội nghị.
  • Tại các sảnh của khách sạn lớn hoặc nhỏ phụ thuộc vào doanh nghiệp.
  • Các nhà hàng ẩm thực,..

Với các sự kiện gala dinner ở ngoài trời được nhiều doanh nghiệp lựa chọn như:

  • Không gian ngoài trời của các khách sạn.
  • Tại những bãi biển.
  • Các khu du lịch về văn hóa hoặc tích hợp.
quy trình tổ chức gala dinner
Tùy theo mỗi sự kiện của doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp khác nhau (Ảnh: Palamun Event)

Thời gian tổ chức gala dinner

Đối với thời điểm trong quy trình tổ chức gala dinner cũng sẽ phụ thuộc vào từng loại chương trình. Nếu doanh nghiệp bạn tổ chức cho những buổi liên hoan, tiệc cuối năm thì sẽ vào khoảng thời gian trước tết Tây 1-2 tuần, tết Ta thì trước 3 tuần. Thời gian gala dinner sẽ không có thời gian cố định, là sự kiện thường niên, vì vậy nó phụ thuộc vào phần lớn mục đích tổ chức của doanh nghiệp.

Chọn thực đơn trong quy trình tổ chức gala dinner

Vì bản chất của gala dinner là bữa tối, nên quy trình này rất quan trọng. Thông thường sẽ có 2 kiểu đãi tiệc là đãi truyền thống hoặc là tiệc buffet. Đối với tiệc truyền thống thì bàn cỗ sẽ bao gồm khoảng 5-6 món: 3 món chính, 2 khai vị và 1 tráng miệng.

Còn đối với tiệc buffet sẽ nhiều món hơn, tùy vào chất lượng cũng như chi phí, doanh nghiệp đưa ra số lượng phù hợp. Với tiệc buffet trung bình khoảng 12 món, bao gồm món chính, khai vị và tráng miệng.

Để có được thực đơn chất lượng nhất doanh nghiệp nên dựa vào sở thích của đối tượng khách mời hoặc chọn những món ngon nhất của nơi cung cấp dịch vụ để đặt.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lựa chọn thực đơn tốt, chất lượng là cách thể hiện sự chu đáo, tỉ mỉ, chuyên nghiệp đối với khách hàng (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: 4 điều cần lưu ý để tổ chức gala dinner thành công

Lên kịch bản gala dinner chi tiết

Kịch bản chi tiết trong quy trình tổ chức gala dinner sẽ bao gồm các hạng mục sau:

  • Số thứ tự tiết mục: Để biết có bao nhiêu tiết mục và đó là tiết mục số bao nhiêu, giúp phân loại các tiết mục cũng như tránh được sự nhầm lẫn không đáng có trong quá trình chạy chương trình;
  • Thời lượng: Ghi rõ từ mấy giờ tới mấy giờ để phân bố và kiểm soát chương trình;
  • Nội dung: Đó chính là bản lời dẫn, phần giới thiệu của MC, nội dung cần ghi đầy đủ tên người thực hiện để MC biết và dẫn đúng người đó;
  • Phần ghi chú: Để ghi chú những đạo cụ, âm thanh cần thiết cho những hạng mục đó, giúp chương trình suôn sẻ hơn.

Khi đã có kịch bản, doanh nghiệp nên thực hiện nó trước 1-2 lần để bảo đảm tính liên kết tốt nhất cho sự kiện.

Setup trước sự kiện cho gala dinner

Đây cũng là một khâu quan trọng trong quy trình tổ chức gala dinner. Bạn nên setup trước sự kiện. Khi thực hiện hãy cố gắng bám sát nhất có thể những mục tiêu đã đề ra trước đó. Đồng thời cũng đảm bảo các yếu tố như: sân khấu, vị trí ngồi của khách mời, âm thanh ánh sáng được hài hòa, hợp lý nhất, không quá lố và đem lại cảm giác thoải mái nhất. Nhân sự nên được bố trí hợp lý cho từng vị trí để xử lý những rủi ro trong quá trình diễn ra sự kiện.

Nếu không tự làm được điều này bạn nên giao cho những công ty tổ chức sự kiện uy tín để tạo ra những không gian hoàn hảo, ấn tượng, trang nhã và hài hòa nhất, cũng như góp phần sâu sắc thu hút khách hàng cho doanh nghiệp.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Setup trước cho sự kiện để kịp thời xử lý những rủi ro, hậu quả không mong muốn (Ảnh: Palamun Event)

Tổ chức hội nghị khách mời

Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức gala dinner đó chính là khâu tổ chức. Điều bạn cần làm để cho chương trình gala dinner diễn ra suôn sẻ nhất đó chính là chuẩn bị cho công tác đón khách, nhiệt tình và niềm nở nhất. Xác định lại với đơn vị tổ chức, cung cấp dịch vụ ăn uống để có tiệc chiêu đãi ngon và chất lượng nhất.

Đội ngũ nhân sự luôn có mặt 24/24 xuyên suốt sự kiện để xử lý mọi rủi ro nhanh chóng nhất.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tổ chức hội nghị khách hàng bằng sự tận tâm, chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ gây được ấn tượng đối với khách hàng (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Kịch bản gala dinner kết hợp du lịch cuối năm đầy đặc sắc

Kết luận

Một quy trình tổ chức gala dinner chi tiết, chuyên nghiệp sẽ góp phần thành công cao nhất cho sự kiện. Hy vọng với những chia sẻ trên, Ekip Palamun Event sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu còn bất cứ vấn đề gì cần thắc mắc, hay cần đơn vị tổ chức sự kiện nào uy tín thì đừng ngần ngại liên hệ ngay tới Palamun Event nhé! Chúng tôi chắc chắn sẽ giúp bạn đơn giản hóa, hiệu quả hoàn hảo mọi quy trình sự kiện!