Cách hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp hợp lý nhất

93 lượt xem

Tổ chức các buổi họp mặt khách hàng hoặc các buổi tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng hàng năm của đơn vị kinh doanh. Ngoài việc chia sẻ những ưu đãi lớn buổi gặp mặt này được kết hợp với một hoạt động tri ân khách hàng. Một kế hoạch hoàn chỉnh về chi phí gặp gỡ khách hàng được sử dụng để lập ngân sách chính xác và phù hợp. Palamun Event rất vui được giải đáp những câu hỏi cần cân nhắc khi ước tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng hay cách hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng thế nào hợp lý nhất.

hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện thường xuyên diễn ra trong năm đối với doanh nghiệp. Vì vậy lên kế hoạch về chi phí là khâu quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm (Ảnh: Internet)

Tại sao cần hoạch định các khoản chi phí tổ chức hội nghị khách hàng?

Chi phí tổ chức gặp gỡ khách hàng là một vấn đề nhạy cảm. Sở dĩ như vậy vì đây là sự kiện thường niên của các công ty. Đặc biệt là đối với những công ty lớn có nhiều đối tác, khách hàng và nhà cung cấp thân thiết trong hoạt động kinh doanh.

hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Tại sao cần hoạch định các khoản chi phí tổ chức hội nghị khách hàng? (Ảnh: Palamun Event)

Bên cạnh đó, nó còn đến từ sự cạnh tranh trong mọi ngành hàng của thị trường. Công ty muốn phát triển cần phải có được nhiều khách hàng. Vì vậy, chúng tôi cần một sự kiện để tri ân khách hàng và đối tác với hy vọng củng cố mối quan hệ này vì sự phát triển chung và thịnh vượng trong tương lai.

Vậy công ty bạn cần biết chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, cách lập ngân sách như thế nào là tiện lợi? Làm thế nào để tiết kiệm ngân sách hoặc chi phí phát sinh (ngân sách). Chúng tôi có thể tổ chức bất kỳ sự kiện quy mô nào, từ nhỏ đến trung bình đến lớn. Chi tiêu trong ngân sách là điều cần thiết và không thể bỏ qua.

=> Xem thêm: Dự toán ngân sách 7 bước Tổ chức hội nghị khách hàng

Liệt kê các hạng mục chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Chi phí buổi tổ chức gặp gỡ khách hàng bao gồm nhiều khoản khác nhau, từ chi phí xây dựng đã định sẵn, thuê thiết bị chiếu sáng, thuê khán phòng, v.v., cho đến chi phí thuê nhạc trưởng. Các nghệ sĩ tổ chức chi phí cho hoạt động đền bù cần có ngân sách rõ ràng. Vì vậy, trước tiên, đừng bỏ qua bước liệt kê các khoản mục chi phí từ tổng quát đến chi tiết.

hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Việc liệt kê, lập danh sách cũng giúp cho quý công ty; doanh nghiệp tránh được trường hợp thiếu sót trong quá trình phân chia chi phí. (Ảnh: Internet)

Các danh mục lớn được chia thành các danh mục nhỏ hơn. Danh sách và danh sách cũng có thể giúp doanh nghiệp của bạn. Doanh nghiệp tránh sai lầm trong quá trình chia sẻ chi phí. Sử dụng phương pháp này cũng giúp lập kế hoạch chi tiêu. Lựa chọn ngân sách khoa học và hợp lý.

Hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho từng hạng mục

Sau khi lập danh sách đầy đủ các mặt hàng do công ty phát hành. Doanh nghiệp nên chỉ ra rõ ràng ngân sách hiện có cho từng mặt hàng. Để tránh bỏ sót, bạn nên đi từ bài báo lớn đến bài báo nhỏ. Ước tính càng chính xác thì càng dễ tổ chức cuộc họp với khách hàng. Tính chính xác của thu nhập và chi tiêu cũng sẽ được cải thiện.

hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Ước tính chi phí càng chính xác thì càng dễ tổ chức cuộc họp với khách hàng thành công nhất. (Ảnh: Internet)

Tạo dự toán chi phí cho các cuộc họp khách hàng để giảm thiểu thiếu hụt ngân sách. Hoặc phân bổ chi phí không đồng đều và không phù hợp trong quá trình chuẩn bị chương trình. Chọn ngân sách phù hợp cũng có thể giúp ích cho việc kinh doanh của bạn. Các công ty lựa chọn các chương trình hội nghị khách hàng phù hợp nhất.

=> Xem thêm: Hướng dẫn Tổ chức Hội nghị khách hàng khác biệt, ấn tượng

Dự trù chi phí phát sinh

Ngoài các khoản chi chính của tổ chức hội nghị khách hàng các công ty nên dự trùi nhiều trường hợp hơn sẽ xảy ra. Khi tổ chức các chương trình khó tránh khỏi những trường hợp bất khả kháng. Bạn phải gây ra tổn thất, bồi thường, sửa chữa, đặt lại và chi tiêu nhiều hơn để ở trong phạm vi ngân sách.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Cần chú ý về những khoản chi phí phát sinh, tránh xảy ra những trường hợp, sự cố đáng tiếc (Ảnh: Palamun Event)

Các nhà tổ chức nên ước tính trước các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng liên quan dựa trên xu hướng thị trường. Khoản mục xảy ra chủ yếu là giá vật liệu sân khấu. Tăng chi phí nhân công hoặc xảy ra sự cố đáng tiếc. Một công ty được tôn trọng vì đã đưa ra chi phí chính xác.

Các công ty nên chủ động và đưa ra các dự báo bổ sung. Tránh trường hợp không huy động được nguồn lực kịp thời. Tài nguyên gây thiệt hại nhiều hơn cho các chương trình hội nghị.

=> Xem thêm: 8 Bước lập dự toán Tổ chức hội nghị khách hàng Tiết kiệm và Thành công

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Palamun Event hướng dẫn cách thức tiết kiệm chi phí các khoản ngân sách hay chi phí phát sinh tối ưu cho mỗi event hội nghị khách hàng (Ảnh: Palamun Event)

Trên đây là một số điều bạn cần lưu ý khi lập kế hoạch chi tiêu buổi gặp mặt khách hàng của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý ngoài những điều trên, tùy theo mức độ khắt khe của từng đơn vị trong việc xác lập ngân sách chi tiêu chương trình hội nghị khách hàng hàng năm mà mỗi công ty, mỗi bộ phận sẽ lập kế hoạch riêng và hoạch định ngân sách tối ưu một cách tỉ mỉ. Công ty Palamun Event ​​chúc bạn có một buổi gặp mặt khách hàng thành công với chi phí họp mặt khách hàng chính xác và hợp lý nhất.