Các sự kiện hội nghị khách hàng luôn độc chiếm được vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp, nó đóng vai trò củng cố cũng như tăng cường mối quan hệ gắn bó cực tốt đối với khách hàng tiềm năng. Vì thế, quá trình chuẩn bị luôn đòi hỏi phải có một kịch bản hội nghị khách hàng chỉn chu, chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang chưa biết cách xây dựng kịch bản như thế nào cho thật ấn tượng, hiệu quả, độc đáo để thu hút khách hàng. Đừng lo lắng, bài viết ngay sau đây Palamun Event xin phác thảo những gợi ý, cũng như những lưu ý quan trọng khi xây dựng kịch bản. Tham khảo ngay để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng dưới đây nhé!
Contents
Các bước quan trọng khi xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng
Để có một kịch bản hội nghị khách hàng chất lượng, cũng như phù hợp, hấp dẫn và truyền đạt ý tưởng tốt nhất thì bạn nên bỏ túi các bước xây dựng kịch bản sau:
- Lựa chọn thời gian thích hợp: thông thường thời gian tốt nhất nên vào cuối tuần, với khung giờ lý tưởng đó là khoảng 14 – 16h chiều hoặc từ 17h – 20h tối;
- Địa điểm: ưu tiên những địa điểm giao thông thuận lợi, dễ lưu thông, cũng như hệ thống an ninh tốt để, bảo đảm sức chứa cũng như không gian cần thiết để buổi lễ được diễn ra tốt đẹp nhất;
- Xác định đối tượng khách mời: đây là yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng, bạn cần xác định chính xác đối tượng khách hàng lần này hướng tới là ai, từ đó để nên ý tưởng, cũng như concept phù hợp;
- Lựa chọn ý tưởng cho chủ đề: luôn đảm bảo được tính hài hòa cũng như hợp theo sở thích, độ tuổi của đại đa số khách mời mà doanh nghiệp hướng tới. Ý tưởng chủ đề cũng nên nồng ghép một thông điệp để thu hút khách mời dễ hơn.
- Xây dựng kịch bản chi tiết: kịch bản được xây dựng, cụ thể hóa trên ý tưởng của chủ đề, phải đầy đủ, chi tiết các phần mục cũng như nhiệm vụ, thời gian của từng người trong sự kiện.
Những điểm cần lưu ý khi xây dựng kịch bản
Kịch bản hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, sáng tạo, cuốn hút khách hàng không phải là dễ dàng. Bạn cần phải có những lưu ý quan trọng khi xây dựng để tránh được những rủi ro, cũng như để chương trình hội nghị khách hàng diễn ra suôn sẻ, thuận lợi nhất.
- Một sự kiện tri ân khách hàng thông thường sẽ có 3 loại kịch bản: kịch bản tổng quát, kịch bản lời dẫn, và kịch bản cho ban âm thanh, ánh sáng. Bạn cần phải có kịch bản cho từng mục, chi tiết và rõ ràng nhất;
- Kịch bản đảm bảo luôn phải có đầy đủ 3 phần đó là: phần mở đầu, nội dung, và phần kết thúc;
- Nội dung luôn luôn phải có tính logic, phù hợp với chủ đề, sắp xếp phải có tính hợp lý để tạo sự liền mạch gợi cảm giác cuốn hút, lôi cuốn đối với khách hàng;
- Ưu tiên có những điểm nhấn quan trọng (key moment) trong kịch bản để tạo nên yếu tố bất ngờ trong kịch bản hội nghị khách hàng, lưu ý nên sắp xếp key moment xuất hiện một cách hợp lý, và không nên có nhiều key moment để đem lại cảm giác thu hút khó quên cho khách mời;
- Vấn đề cuối cùng bạn cần lưu ý là ngân sách, bạn nên tính toán ngân sách cho sự kiện này của doanh nghiệp mình là bao nhiêu để có sự hoạch định chi phí tốt nhất.
>>> Xem thêm: Cách hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp hợp lý nhất
Các gợi ý tham khảo về mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chuẩn nhất
Không để các bạn chờ lâu, dưới đây Palamun Event sẽ chia sẻ tới bạn cách xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng đầy đủ, chuyên nghiệp nhất bao gồm cả thời gian, nội dung chương trình cũng như nhân sự mà chúng tôi đã thực hiện trong sự kiện lễ tri ân khách hàng của Kymco.
Đón khách mời
Thời gian: 17:30
Ở bước này nhân viên của công ty Kymco sẽ kết hợp với đội ngũ nhân sự của Palamun Event để có sự chào đón, tiếp đón chuyên nghiệp, chu đáo, chỉn chu nhất đối với khách mời:
- Lễ tân, đón khách: 4 nhân viên mặc đồng phục của Kymco;
- Lễ tân của Palamun Event đứng ở khu vực lễ tân đón khách, và hướng dẫn vào khu vực check in: 2 người
- Khu vực check in sẽ bao gồm 4 nhân viên của chúng tôi: 1 người làm thủ tục check in, 1 người phát thẻ để tri ân khách hàng, 1 người mời check in tại khu vực backdrop, 1 người hướng dẫn khách mời vào khán phòng và chỉ chỗ ngồi.
Mở màn trong kịch bản hội nghị khách hàng
Thời gian: 18:00
Khâu này sẽ do những vũ đoàn của Palamun Event thể hiện những tiết mục nhảy hiện đại, carnaval sôi động độc đáo để làm khuấy động không khí của sự kiện hội nghị khách hàng.
Phần khai mạc đầy ấn tượng, thu hút khách hàng của Kymco
Thời gian: 18:10
MC sẽ thông báo kế hoạch cũng như chương trình hội nghị, mục tiêu. Sau đó giới thiệu tới phần trình chiếu video sự thành lập của công ty nhằm tổng quan về hành trình đã qua, giới thiệu quảng bá hình ảnh công ty Kymco.
Sau đó, MC giới thiệu vị giám đốc công ty Kymco nên phát biểu, đại diện cho công ty để khai mạc chương trình hội nghị khách hàng.
Đại diện phát biểu giới thiệu sản phẩm ra mắt
Thời gian: 18:30
Vị đại diện công ty Kymco sẽ lên giới thiệu sản phẩm mới. Bài phát biểu nhận được rất nhiều sự yêu thích của khách hàng nhờ những ưu điểm vượt trội của sản phẩm mới.
Vinh danh, tri ân đối với khách hàng
Thời gian: 18:45
Đây chính là một trong những khâu không thể thiếu của kịch bản hội nghị khách hàng. Được phía công ty Kymco cung cấp danh sách, MC của Palamun Event sẽ đảm nhiệm vai trò đọc danh sách từng khách mời cũng như đối tác, khách hàng của doanh nghiệp lên sân khấu, đại diện doanh nghiệp sẽ tiến hành trao quà.
Phân bố nhân sự: PG của bên tổ chức sự kiện sẽ đứng lên sân khấu, xếp vị trí hợp lý, bê quà và hoa để tặng tri ân.
Khai tiệc
Thời gian: 19:00
MC sẽ mời các cá nhân nán lại trên sân khấu cùng với ban lãnh đạo của Kymco cùng nhau lên sân khấu để khai tiệc.
Tại bước này, đội ngũ PG Palamun Event sẽ chuẩn bị các dụng cụ như khay, ly; thông báo cho nhà hàng chuẩn bị ra đồ ăn, kiểm tra lại xem toàn bộ khách mời đã đủ đồ uống hay chưa.
Trong thời gian dùng tiệc, Palamun Event sẽ tổ chức thêm các tiết mục múa dân gian hay bản nhạc nhẹ nhàng để duy trì không khí cực tốt.
>>> Xem thêm: Giấy mời hội nghị khách hàng gồm nội dung và chuẩn bị những gì
Các mini games
Thời gian: 19:40
MC sẽ giới thiệu sản phẩm sau đó mời khách mời nên bốc thăm trúng thưởng, sau đó công bố mã trúng và trao giải, giao lưu với cá nhân. Đây chính là cơ hội để toàn bộ đội ngũ nhân viên, khách hàng, đối tác có dịp giao lưu, gắn bó, tạo mối quan hệ cực tốt với nhau.
Bế mạc kịch bản hội nghị khách hàng
Thời gian: 20:30
Cuối cùng, bước quan trọng trong kịch bản hội nghị khách hàng đó chính là bế mạc. Nhân sự của Palamun Event sẽ phối hợp với Kymco để chào tạm biệt, phát quà trì ân, chụp ảnh lưu niệm đối với khách hàng.
>>> Xem thêm: Gợi ý top ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng cuốn hút, độc đáo
Kết luận
Xuất hiện với sứ mệnh đem tới cho khách hàng những sự kiện thành công, suôn sẻ, thuận lợi và rực rỡ nhất, Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event rất hân hạnh được góp sức trong hành trình xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng, hay bất cứ khâu nào khác để truyền tải, thu hút được mọi sự chú ý của khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Liên hệ ngay tới Palamun Event để được hỗ trợ, tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất nhé!
