Dự toán ngân sách 7 bước Tổ chức hội nghị khách hàng

95 lượt xem

Chi phí Tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục. Từ dựng sân khấu, thuê hệ thống chiếu sáng, thuê hội trường,… đến các chi phí cho nhân sự. Như thuê MC, người biểu diễn,… Sắp xếp chi phí cho hoạt động khen thưởng đều cần đến dự trù rõ ràng. Bên cạnh việc chia sẻ các thông tin doanh số đáng mừng đây còn là hoạt động tri ân các khách hàng, đối tác thân thiết đã sử dụng dịch vụ, sản phẩm của quý doanh nghiệp.

Theo đó, cách dự trù ngân sách tối thiểu là bao nhiêu thì đủ? Và tối đa bao nhiêu tiền thì là thoải mái? Cách thức tiết kiệm chi phí hay chi phí phát sinh? Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào thì việc dự trù ngân sách là rất cần thiết và không thể bỏ qua được. Công ty Palamun Event mời quý doanh nghiệp cùng tham khảo qua dự toán ngân sách 7 bước Tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ nhất qua các bước sau:

Bước 1: Lên danh sách khách mời và nội dung chương trình tổ chức hội nghị khách hàng

  • Lên danh sách khách mời: số lượng nhiều hay ít cũng là yếu tố quan trọng quyết định cho gói ngân sách tổng thể;
  • Nội dung chương trình: hướng đến ĐỘC ĐÁO – SÁNG TẠO – KHÁC BIỆT.
tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện thường xuyên diễn ra trong năm đối với doanh nghiệp
Bước 2: Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng
  • Thời gian: việc ấn định được ngày tổ chức sự kiện thì đội ngũ nhân sự của bạn sẽ dồn sức bám theo kịp timeline hay checklist tiến độ của dự án;
  • Địa điểm: việc này thông thường khá quan trọng chiếm khoảng 1/4 chi phí tổ chức hội nghị khách hàng.

Bước 3: Lên checklist tổng thể các hạng mục

Bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist). Sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục cần có sẽ có một mức giá khác nhau. Nó có thể dao động tùy theo gói dịch vụ, Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung. Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó bao gồm những việc cần làm và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn phải lên kế hoach thật kỹ lưỡng, chu toàn.

tổ chức hội nghị khách hàng
Doanh nghiệp bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist) để kiểm soát ngân sách

Bước 4: Chi phí dự phòng

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện. Vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được. Cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 15% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.

>>> Xem thêm: 8 bước lập dự toán tổ chức hội nghị khách hàng tiết kiệm và thành công

Bước 5: Thành lập một ban tổ chức hội nghị khách hàng để quản lý và kiểm soát chi phí tổng thể

Thành lập một BTC để dễ phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể của mỗi phòng ban. Từ đó sắp xếp sự kiện theo timeline của chương trình. Phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa, thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.

tổ chức hội nghị khách hàng
Thành lập một BTC quản lý sự kiện Hội nghị khách hàng của doanh nghiệp bạn để quản lý ngân sách tránh việc thất thoát

Bước 6: Quản lý thất thoát hạng mục sự kiện

  • Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết. Bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.
  • Không chọn địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra. Ví dụ: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước. Tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế.

Bước 7: Chi phí về tiệc mừng sự kiện

Tiệc chiêu đãi theo set menu hoặc tiệc bàn tròn. Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng. Cũng như tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao – 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ – 6.500.000đ/ bàn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Chi phí về tiệc chiêu đãi cho chương trình Hội Nghị Khách hàng thông thường cũng hao tốn một khoản chi phí khá lớn/event

Mong rằng các chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn khi tổ chức hội nghị khách hàng. Quý công ty nên cân nhắc nguồn tài chính cho phép để quyết định sử dụng thêm những dịch vụ nào. Cách lên chi phí ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng hợp lý thì chương trình sẽ được chuẩn bị chu đáo tiết kiệm. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức với chi phí tốt và thấp nhất hãy liên hệ ngay đến Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được tư vấn nhé!