Lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng trong 10 bước

216 lượt xem

Một trong những hạng mục quan trọng không thể thiếu để giúp cho hội nghị thành công, thu hút khách hàng cực lớn đó chính là khâu lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu bạn đang là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch nhưng bạn đang không biết làm như thế nào, không biết bắt đầu từ đâu để sự kiện được diễn ra chỉn chu, chuyên nghiệp nhất. Đừng lo lắng, Palamun Event sẽ gợi ý ngay tới bạn 10 bước lập kế hoạch chi tiết, hiệu quả nhất. Tham khảo ngay để bỏ túi những bước lưu ý cực quan trọng này nhé!

lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Lập kế hoạch chi tiết góp phần nên thành công rực rỡ của sự kiện (Ảnh: Internet)

Bước 1 – Xác định mục tiêu khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Đây là bước đầu tiên, cũng là bước quan trọng nhất khi bạn lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Bạn cần phải xác định chính xác mục đích tổ chức của doanh nghiệp mình là gì, từ đó trong sự kiện này bạn muốn xây dựng thông điệp hay muốn gửi gắm gì tới khách hàng?

Hầu hết những chương trình hội nghị khách hàng là để nói lên sự tri ân, cảm ơn sâu sắc đối với những khách hàng đã gắn bó suốt hành trình phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng là dịp gắn kết mối quan hệ, ra mắt sản phẩm mới, hay nhận sự đóng góp của khách hàng để phát triển và thành công hơn trong tương lai. Tuy nhiên, cũng có nhiều chương trình hội nghị khách hàng sẽ kết hợp với các mục đích khác nên tùy vào mục đích của doanh nghiệp, bạn lên kế hoạch phù hợp, và phải chú trọng vào mục đích chính.

lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Xác định được đúng mục tiêu để lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện một cách bài bản, chuyên nghiệp (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: MC hội nghị khách hàng cần có kỹ năng gì để sự kiện diễn ra thành công?

Bước 2 – Xác định đối tượng khách mời, đối tượng tham gia

Không chỉ riêng gì sự kiện hội nghị khách hàng, mà bất cứ hội nghị nào của doanh nghiệp sẽ hướng tới đối tượng nhất định. Việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị phù hợp, tốt nhất thì bạn phải nghiên cứu trước những đặc điểm nổi bật về sở thích, độ tuổi của nhóm khách hàng bạn đang hướng tới. Trên cơ sở đó, mới xây dựng kế hoạch phù hợp, khi xác định đối tượng khách mời, bạn nên nắm rõ những thông tin cơ bản sau:

  • Khách mời của chương trình chủ yếu là nam hay nữ? Hay là cả 2?
  • Độ tuổi của họ vào khoảng bao nhiêu?
  • Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề là gì?
  • Khi họ đến với sự kiện của bạn, điều khách hàng quan tâm nhất đó chính là gì?

Khi bạn đã nắm được những thông tin như thế việc lập kế hoạch sẽ diễn ra đơn giản, hiệu quả hơn rất nhiều. Đặc biệt khi phù hợp với khách hàng thì sự kiện của bạn sẽ ấn tượng, thu hút được sự chú ý lớn của khách mời.

lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Hiểu được rõ những đặc điểm của đối tượng khách hàng để tiếp đón chỉn chu, hoàn hảo nhất (Ảnh: Palamun Event)

Bước 3 – Dự trù, hoạch định rõ ràng kinh phí khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Trong bất cứ sự kiện nào khâu dự trù kinh phí vẫn luôn quan trọng nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán kỹ lưỡng, hoạch định chính xác. Khi bạn đã làm được điều đó, sẽ giúp bạn quản lý chi phí của hội nghị một cách tốt nhất, hạn chế được những chi phí không cần thiết. Tuy nhiên, việc dự trù chi phí của hội nghị không phải là điều dễ dàng, bạn phải liệt kê chi tiết tất cả các hạng mục ví dụ như:

  • Chi phí khi thuê địa điểm hội nghị;
  • Chi phí cho việc in ấn, thiết kế như: thiệp mời, poster, backdrop,…
  • Chi phí thuê nhân sự: MC, đội văn nghệ, đội điều hành sự kiện,…
  • Chi phí cho việc decor không gian;
  • Quà tặng cho khách mời.

>>> Xem thêm: Cách hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp hợp lý nhất

Bước 4 – Lựa chọn thời gian tổ chức hội nghị khách hàng

Thông thường, khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sẽ có khoảng 2 mốc thời gian chính đó chính là vào khoảng tháng 5 đến tháng 6 hoặc vào tháng 10 đến tháng 12. Đây là 2 mốc thời điểm tương ứng với giai đoạn kinh doanh 6 tháng đầu năm và cuối năm của doanh nghiệp. Hội nghị khách hàng ưu tiên nên chọn những ngày cuối tuần để khách mời tham dự sự kiện nhiều hơn.

Ngoài ra, thời lượng cho một chương trình hợp lý kéo dài khoảng 2,5 tiếng đến 3 tiếng, vào những khung giờ như 14h-17h hoặc từ 17h – 20h30. Không nên tham nội dung khiến nội dung quá dài khiến khách hàng nhàm chán.

lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý để tất cả khách mời có thể tham dự (Ảnh: Internet)

Bước 5 – Tìm kiếm địa điểm phù hợp khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Lựa chọn địa điểm phù hợp cũng là một trong những điều quan trọng trong kế hoạch hội nghị khách hàng. Bạn nên lựa chọn địa điểm để phù hợp với số lượng khách mời, không nên quá rộng sẽ làm loãng chương trình, cũng không quá hẹp tạo cảm giác chật chội.

Ngoài ra, bạn cũng ưu tiên lựa chọn những địa điểm có vị trí tốt, thuận lợi dễ dàng di chuyển, địa điểm an ninh tốt, có bãi đỗ xe rộng để bảo đảm an toàn. Đặc biệt, bạn phải nên khảo sát địa hình trước 1 tháng để xử lý những tình huống phát sinh cũng như tránh trường hợp tìm gấp quá cháy địa điểm.

Bước 6 – Tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín

Với các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị ở trên, việc hoàn thành nó một cách chỉn chu, hiệu quả nhất luôn tốn rất nhiều công sức, và thời gian của quý doanh nghiệp. Vì vậy, tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ giúp sức, hỗ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều.

Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm đơn vị uy tín thì tham khảo ngay công ty tổ chức sự kiện Palamun Event của chúng tôi. Palamun Event hiểu được tầm quan trọng của sự kiện hội nghị khách hàng đối với doanh nghiệp, nên ngay từ khâu chuẩn bị đội ngũ nhân sự luôn kỹ lưỡng, chỉn chu, giám sát, từng hạng mục 1 cách cẩn thận. Đặc biệt, với kinh nghiệm hơn 12 năm, chúng tôi luôn đưa tới cho khách hàng những kịch bản, kế hoạch độc đáo, phù hợp, ấn tượng nhất để giúp cho hành trình sự kiện của doanh nghiệp rực rỡ và thành công nhất!

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để giảm bớt công sức, thời gian cho doanh nghiệp (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Giấy mời hội nghị khách hàng gồm nội dung và chuẩn bị những gì

Bước 7 – Lên ý tưởng khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Chủ đề của chương trình được ví như yếu tố linh hồn của sự kiện. Tùy theo đối tượng khách hàng, mục đích của doanh nghiệp sẽ có ý tưởng lập kế hoạch tổ chức hội nghị riêng. Tuy nhiên, khi lên ý tưởng bạn phải lưu ý những điều sau:

  • Ý tưởng phải thể hiện được ý nghĩa, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải tới khách hàng;
  • Mang những bản sắc giá trị riêng của mỗi doanh nghiệp;
  • Ý tưởng mới lạ với những khoảnh khắc quan trọng để thu hút khách mời.

Bước 8 – Lập những kế hoạch truyền thông

Trong những chương trình hội nghị chắc chắn không thể bỏ lỡ yếu tố quan trọng – kế hoạch truyền thông. Đây là cách tốt nhất để thương hiệu bạn thu hút sự chú ý của nhiều đối tác, khách hàng. Bạn nên đầu tư mảng này với cách thuê các dịch vụ truyền thông như quay phim sự kiện, hoặc nhà báo viết bài cho bạn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Đội truyền thông của sự kiện lễ tri ân Kymco do Palamun Event thực hiện đã thu hút được sự đông đảo của khách hàng (Ảnh: Palamun Event)

Bước 9 – Chuẩn bị quà tặng khách hàng trong khâu lập kế hoạch

Quà tặng như là lời tri ân sâu sắc, cũng như cách cảm ơn chu đáo nhất đối với những khách hàng của mình. Điều này sẽ giúp cho khách hàng ấn tượng về doanh nghiệp hơn rất nhiều, cũng như tạo thêm sự gắn bó, quan hệ mật thiết đối với khách hàng.

Bước 10 – Tổng kết và đánh giá

Trước khi tiến hành sự kiện thì bạn phải rà soát lại toàn bộ một lần xem đã phù hợp, đầy đủ và chính xác hay chưa. Việc thực hiện bước này trong lập kế hoạch tổ chức hội nghị sẽ giúp bạn hơn rất nhiều trong việc giảm những rủi ro không đáng có. Đồng thời, sẽ là yếu tố giúp cho sự kiện của bạn thành công rực rỡ hơn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Đánh giá lại toàn bộ trước khi chạy sự kiện để giảm rủi ro không đáng có (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Gợi ý top ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng cuốn hút, độc đáo

Kết luận

Trên đây là tất tần tật những thông tin chi tiết nhất về các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Hy vọng rằng, với những chia sẻ này sẽ giúp bạn tự lên được một bản kế hoạch hoàn hảo, đầy đủ và chỉn chu nhất. Nếu còn bất cứ vấn đề gì thắc mắc, hay bạn đang cần hỗ trợ bất cứ hạng mục nào thì đừng quên liên hệ ngay tới Công ty Palamun Event nhé! Được hợp tác, hỗ trợ, đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong hành trình kiến tạo thành công chính là niềm vinh dự đáng có của chúng tôi!