Hoạch định chi phí về ngân sách tổ chức tiệc tri ân khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục. Từ phí thiệp mời, tiệc mừng tri ân khách hàng, sân khấu, thuê hệ thống âm thanh- ánh sáng, thuê khách sạn, nhà hàng, thiết kế 2d, 3d… đến các chi phí thuê MC, ca sĩ, nhân viên lễ tân, quà tặng tri ân khách hàng…. Sắp xếp chi phí cho hoạt động khen thưởng đều cần đến dự trù cụ thể rõ ràng.
Bên cạnh việc chia sẻ các thông tin doanh số đáng mừng đây còn là hoạt động tri ân các khách hàng, đối tác thân thiết đã sử dụng dịch vụ, sản phẩm của quý doanh nghiệp. Nhân dịp này Palamun Event chia sẻ cùng quý doanh nghiệp các hạng mục chi tiêu. Từ khái quát đến chi tiết từng khâu từ cơ bản đến hoàn thiện chương trình tri ân cơ bản.
Contents
- 1 Các bước lập dự toán chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng
- 1.1 Bước 1: Dự toán tổ chức tiệc tri ân khách hàng qua danh sách khách mời và nội dung chương trình
- 1.2 Bước 2: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
- 1.3 Bước 3: Lên checklist tổng thể các hạng mục
- 1.4 Bước 4: Các khoản chi phí dự phòng
- 1.5 Bước 5: Thành lập một ban tổ chức để quản lý sự kiện, kiểm soát chi phí tổng thể
- 1.6 Bước 6: Quản lý việc thất thoát hạng mục sự kiện
- 1.7 Bước 7: Dự toán chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng về tiệc chiêu đãi
- 1.8 Bước 8: Chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng về quà tặng
- 2 Palamun Event hân hạnh đồng hành cùng quý doanh nghiệp
Các bước lập dự toán chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng
Bước 1: Dự toán tổ chức tiệc tri ân khách hàng qua danh sách khách mời và nội dung chương trình
- Lên danh sách khách mời: Số lượng nhiều hay ít cũng là yếu tố quan trọng quyết định cho gói ngân sách tổng thể;
- Nội dung chương trình: Việc này cần phải có nội dung để ekip hoặc ban tổ chức của doanh nghiệp tìm và suy nghĩ ra ý tưởng sáng tạo độc đáo cho chương trình sự kiện riêng của mình.
Bước 2: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
- Thời gian: việc ấn định được ngày tổ chức sự kiện thì đội ngũ nhân sự của bạn sẽ dồn sức bám theo kịp timeline hay checklist tiến độ của dự án;
- Địa điểm: việc này thông thường khá quan trọng chiếm khoảng 1/4 chi phí tổ chức event.
Bước 3: Lên checklist tổng thể các hạng mục
Bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist). Sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục cần có sẽ có một mức giá khác nhau. Nó có thể dao động tùy theo gói dịch vụ. Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó. Để biết event đó cần những gì, và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn phải lên kế hoạch thật kỹ lưỡng.
Bước 4: Các khoản chi phí dự phòng
Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện. Vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được. Cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 15%. Tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.
Bước 5: Thành lập một ban tổ chức để quản lý sự kiện, kiểm soát chi phí tổng thể
Thành lập một Ban tổ chức để dễ phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể của mỗi phòng ban. Và sắp xếp sự kiện theo tiến độ, theo timeline của chương trình. Phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa. Kèm các thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện. Về số lượng, chất lượng và chi phí.
Bước 6: Quản lý việc thất thoát hạng mục sự kiện
Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết. Bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.
Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra. Có thể giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí. Ví dụ: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước. Tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế.
Bước 7: Dự toán chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng về tiệc chiêu đãi
Chi phí về tiệc chiêu đãi (setmenu hoặc tiệc bàn tròn). Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng. Đã không ngại đường xá xa xôi để đến dự tổ chức hội nghị khách hàng. Mà còn là dịp để tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao – 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ – 6.500.000đ/bàn.
Bước 8: Chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng về quà tặng
Thông thường các sự kiện mà Palamun Event tổ chức thực hiện cho các sự kiện Tư vấn chi phí ngân sách thì luôn có gói tư vấn về quà tặng dành cho khách hàng. Vì đây là một phần gần như không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Bởi vì, ekip Palamun Event luôn nhận thấy nụ cười nở trên môi của họ. Khi xách trên tay món quà ra về sau sự kiện. Điều này thể hiện quà tặng sự kiện là một sự tri ân khách hàng. Lời cảm ơn khách hàng đã dành thời gian quý báu của mình để đến tham dự sự kiện. Lưu ý quà tặng nên dán logo của chủ đầu tư và nội dung chương trình sự kiện.
Palamun Event hân hạnh đồng hành cùng quý doanh nghiệp
Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó. Bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể sảy ra trong sự kiện. Quý công ty nên cân nhắc nguồn tài chính cho phép. Để quyết định sử dụng thêm những dịch vụ nào. Cách lên chi phí ngân sách tổ chức tiệc tri ân khách hàng cần hợp lý. Có thế, chương trình sẽ được chuẩn bị chu đáo tiết kiệm. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức tiệc tri ân khách hàng cho doanh nghiệp với chi phí tốt và thấp nhất. Hãy liên hệ ngay đến Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được chúng tôi tư vấn miễn phí nhé!
