Cách sắp xếp nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân mang lại hiệu quả cao cho chương trình

75 lượt xem

Nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân khách hàng đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của một chương trình.  Để tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ với quy trình phù hợp, việc phân bổ nhân sự theo từng vị trí với vai trò và trách nhiệm khác nhau là vô cùng quan trọng.

Vì vậy, khi tổ chức tiệc tri ân khách hàng cần hiểu rõ đặc thù của từng công việc. Bạn có thể tham khảo các vai trò và trách nhiệm qua những chia sẻ dưới đây của Palamun Event để có sự sắp xếp cụ thể, hiệu quả.

Nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân – Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật là một lực lượng với người âm thanh, người ánh sáng, người thuyết trình, người micro và nhân viên biên tập. Đội ngũ kỹ thuật chịu trách nhiệm vận hành thiết bị từ bàn điều khiển, vì vậy họ thường ngồi ở khu vực bàn kỹ thuật bên cây đàn piano lớn hoặc phía dưới sân khấu.

Nhân viên kỹ thuật luôn có mặt tại khu vực bàn điều khiển và là những người hùng thầm lặng trong mọi sự kiện tiệc tri ân. Dù khách mời hay ban tổ chức đang cùng nhau khiêu vũ sau buổi biểu diễn hay ngồi vào bàn tiệc, nhân viên kỹ thuật luôn túc trực để chỉnh máy.

nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân
Bộ phận kỹ thuật đóng góp vai trò rất quan trọng trong các sự kiện tiệc tri ân khách hàng (Ảnh: Palamun Event)

Ngoài việc thành thạo vận hành, đội ngũ kỹ thuật phải tập trung vào những gì đang diễn ra trong khán phòng và cung cấp các biện pháp kiểm soát kỹ thuật thích hợp và ngay lập tức. Ví dụ, trong một sự kiện cần tương tác nhiều với khán giả, người chịu trách nhiệm chiếu sáng cần nhanh chóng hướng ánh sáng vào khu vực mà khách mời đang phát biểu.

Khi có tình huống phát sinh, người trực kỹ thuật phải theo dõi sát sao diễn biến của sự kiện, phần cúng của MC và nhiều yếu tố khác để có những điều chỉnh kịp thời.

=> Xem ngay: Kịch bản 8 bước tổ chức tri ân khách hàng dành cho doanh nghiệp

Bộ phận lễ tân đón tiếp khách mời

Sắp xếp nhân sự cho đội ngũ lễ tân cũng rất quan trọng, lễ tân là bộ mặt đại diện cho đơn vị tổ chức sự kiện. Quầy lễ tân được đội ngũ PG, nhân viên quầy check-in và trả phòng đông đảo. Nhân viên lễ tân đòi hỏi cả ngoại hình ưa nhìn và kỹ năng mềm. Những nam nữ thanh niên này phải có tay nghề cao, nhanh nhẹn, hoạt bát, ngoài ra phải có ngoại hình cân đối, nổi bật.

nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân
Bộ phận đón tiếp là một lực lượng đa dạng và đông đảo từ PG, nhân viên ngồi bàn checkin, checkout (Ảnh: Palamun Event)

Nhân viên lễ tân phải luôn chu đáo và niềm nở, không ngại can thiệp khi khách hỏi quá nhiều điều và nên nhờ khách giúp đỡ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tâm trạng của khách mời mà còn làm xấu đi hình ảnh và ý nghĩa của sự kiện. Bộ phận này cần có một danh sách kiểm tra công việc rõ ràng và cụ thể để mỗi người có thể hiểu rõ về công việc của mình. Trong mỗi sự kiện trước khi diễn ra Palamun luôn training đội ngũ lễ tân kỹ lưỡng nghiệp vụ, quy trình và Flow chương trình chi tiết đến tổng thể.

Bộ phận giám sát sự kiện

Một nhóm giám sát bộ phận nhỏ nên được bố trí cho sự kiện tiệc tri ân, việc này vô cùng quan trọng góp phần không nhỏ đến sự thành công của một sự kiện.

nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân
Giám sát là một bộ phận vô cùng quan trọng góp phần không nhỏ đến sự thành công của một sự kiện (Ảnh: Internet)

Ví dụ: 1 người phụ trách khu vực kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, visual, 1 người phụ trách về Production, 1 người phụ trách khách, 1 người phụ trách sân khấu và 1 người phụ trách khu vực cửa ra vào, 1 người phụ trách giám sát tổng quan về sự kiện. Xử lý các sự cố nhỏ xảy ra và báo cáo với giám đốc phản hồi nhanh chóng. Sự kiện càng lớn thì càng có nhiều nhân viên giám sát chi tiết cho từng khu vưc, cũng như vai trò và trách nhiệm của nhân sự giám sát từng khu riêng biệt.

=> Xem thêm: Tuyệt chiêu Tổ chức tiệc Tri Ân Khách hàng hoành tráng nhất

Bộ phận phục vụ

Đây là những người phục vụ và tiếp viên của sự kiện tiệc tri ân. Bộ phận phục vụ bao gồm đầu bếp và nhân viên phục vụ. Các sự kiện thường không thể hoàn thành nếu không có những bữa tiệc mặn, một bữa tiệc lớn thì cần một lượng lớn nhân viên phục vụ. Nhân viên phục vụ có một công việc rất khó khăn và cần được quan sát cẩn thận.

nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân
Công việc của nhân viên phục vụ rất vất vả lại cần có sự quan sát nhạy bén (Ảnh: Internet)

Nhân viên phục vụ cần học cách phục vụ trong nhà hàng. Khi khách cau mày, người phục vụ lại gần và hỏi họ cần gì, thái độ phục vụ của nhân viên rất quan trọng. Sự thân thiện và ấm áp của họ khiến người tham gia cảm thấy nhẹ nhàng và thoải mái. Ngược lại, nếu nhân viên phục vụ của bạn luôn mang vẻ mặt “nặng lời”, khách của bạn có thể cảm thấy nặng nề và buồn chán.

Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh có trách nhiệm giữ an toàn cho khách mời và toàn bộ tiệc tri ân khách hàng. Nếu bạn có một sự kiện đông người, một sự kiện quan trọng, hoặc nhiều khách mời quan trọng, điều đó gây ra rất nhiều áp lực cho nhân viên bảo vệ vì điều đó càng gây áp lực cho họ. Bộ phận an ninh thường giải quyết các vấn đề đi lại của khách và bảo vệ người tham gia khỏi các vấn đề trường hợp xấu xảy ra.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Bộ phận an ninh là những người bảo vệ an toàn của khách mời và của cả sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

Không chỉ vậy, chúng tôi còn hỗ trợ ban tổ chức và tham gia các nỗ lực cứu trợ trong trường hợp không may xảy ra như hỏa hoạn, động đất và khủng bố. Trong các sự kiện đông người, chúng đóng một vai trò quan trọng trong việc sơ tán, ổn định khán đài, v.v.

Các bộ phận nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân khác

Ngoài các bộ phận trên một số những sự kiện tiệc tri ân khách hàng còn có các bộ phận khác nhau như Design thiết kế, nhà thiết kế trang phục, điều phối viên, trợ lý, đạo diễn, biên tập, dàn dựng và chỉ đạo nghệ thuật,…

=> Xem thêm: Dự trù chi phí Tổ chức tiệc tri ân khách hàng đầy đủ nhất

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Một buổi tiệc tri ân do Palamun Event tổ chức (Ảnh: Palamun Event)

Trên đây là cách sắp xếp nhân sự trong sự kiện tiệc tri ân mang lại hiệu quả cao cho chương trình mà Công ty Palamun Event muốn chia sẻ cho các công ty, doanh nghiệp để có thể tổ chức được một buổi lễ thành công và ý nghĩa nhất. Nếu quý khách có nhu cầu trong việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Hãy liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn tận tình qua số Hotline 086648 1115!