13+ lưu ý quan trọng hàng đầu khi lựa chọn thực đơn sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, ngoài việc chọn địa điểm tổ chức phù hợp thì lựa chọn thực đơn sự kiện cũng rất quan trọng không kém. Bởi một thực đơn được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đảm bảo sức khỏe và đáp ứng nhu cầu của khách tham dự, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Bởi vì ẩm thực đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết các cá nhân và tạo không khí thoải mái cho người tham dự, qua đó giúp cho sự kiện thành công như mong đợi, qua bài viết dưới đây được đúc kết từ kinh nghiệm đội ngũ Palamun Event!

Thực đơn sự kiện là gì?

Thực đơn sự kiện hay còn gọi là menu sự kiện là một bảng liệt kê chi tiết các món ăn sẽ phục vụ trong một sự kiện quan trọng của các doanh nghiệp được chuẩn bị bởi quán ăn, nhóm nấu, nhà hàng, khách sạn…từ thấp cấp đến cao cấp tùy theo chi phí của chủ nhân của buổi tiệc bỏ ra. Và nhiệm vụ của thực đơn là giúp cho các đầu bếp chuẩn bị nguyên liệu đầy đủ và chế biến đúng yêu cầu của thực khách tại sự kiện trọng đại, đồng thời giúp cho khách hàng lựa chọn được những món ăn phù hợp với mong muốn, sở thích, văn hóa vùng miền, văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa quốc gia…

Các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn thực đơn sự kiện

Lưu ý chọn hình thức dùng tiệc hợp lý

Hiện nay có 3 loại thực đơn phổ biến hiện nay thường được sử dụng cho sự kiện, đó là: set menu, buffet và set buffet. Tùy theo tính chất của sự kiện mà có sự lựa chọn hình thức dùng tiệc phù hợp, nhìn chung, set menu và set buffet phù hợp với các sự kiện mang nhiều tính chất lễ nghi và người tham dự đa phần là người Việt Nam, còn buffet thì phù hợp các sự kiện có khách tham dự trẻ trung hơn và thường là người nước ngoài.

Lựa chọn địa điểm cung cấp thực đơn event

Đối với các sự kiện tổ chức tại nhà hàng/khách sạn, cần cân nhắc kỹ lưỡng về thực đơn sau khi đã chốt địa điểm tổ chức sự kiện, đa phần các nhà hàng/khách sạn nơi tổ chức đều có cung ứng dịch vụ ăn uống, tuy nhiên nếu không hài lòng vẫn có thể chọn một bên cung cấp thứ 3 khác hoặc thảo luận phương án thay thế, nếu không sử dụng dịch vụ ăn uống tại chỗ thì lưu ý phần deal giá thuê địa điểm thấp nhất có thể. Một số sự kiện đặc thù thì menu sẽ được ưu tiên lựa chọn trước, sau đó chọn địa điểm có phong cách ẩm thực phù hợp.

Đối với các sự kiện tổ chức outside, chọn lựa đơn vị cung ứng có kinh nghiệm là vô cùng quan trọng và cần được đặc biệt lưu ý, vì việc tổ chức tiệc bên ngoài nhà hàng đòi hỏi đơn vị có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm xử lý rủi ro phong phú mới có thể đem lại thành công cho sự kiện.

Rủi ro khi cung cấp thực đơn sự kiện

Có vô vàn rủi ro có thể xảy đến nếu không có kinh nghiệm và phản ứng nhanh như: bụi rơi vào thức ăn, dụng cụ sơ chế thiếu sót, dụng cụ bảo quản thức ăn không đủ gây mất vệ sinh an toàn thực phẩm, thực ăn trên đường di chuyển bị dính mưa hoặc bị nguội hoặc có côn trùng lạ, diện tích di chuyển xe thức ăn thiếu sót, mặt đất gồ ghề không đẩy xe được, bố trí bàn ghế khó phân bổ thức ăn, diện tích khu soạn tiệc không đủ hoặc khu soạn tiệc ở xa khu họp lễ, thiếu nước thiếu điện,…

>>> Tham khảo thêm: Gợi ý top ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng cuốn hút, độc đáo

Đảm bảo chất lượng từng món ăn trong thực đơn sự kiện

Các món ăn trong thực đơn sự kiện cần đảm bảo chất lượng từ khâu chuẩn bị nguyên liệu, quy trình chế biến cho đến cách thức phục vụ. Nguyên liệu phải là nguyên liệu tươi ngon, sạch sẽ, có nguồn gốc rõ ràng và được bảo quản đúng quy trình để giữ được hàm lượng chất dinh dưỡng. Các nhà tổ chức cũng nên lựa chọn kĩ đầu bếp sẽ thực hiện các món ăn trong thực đơn sự kiện. Cần đảm bảo rằng người đầu bếp có am hiểu về thực phẩm, chế biến các món ăn hợp khẩu vị khách hàng, đảm bảo tiêu chuẩn và tránh các món ăn kỵ nhau.

Lưu ý thực phẩm theo mùa trong năm

Để có mức giá tốt nhất cho menu của sự kiện cũng cần lưu ý lựa chọn thực phẩm theo mùa, vừa có thực phẩm tươi mới thơm ngon nhất vừa có giá thành tốt và thuận tiện cho việc chế biến.

Các món ăn sử dụng trong menu sự kiện

Cho dù lựa chọn hình thức nào thì thứ tự phục vụ các món ăn đều theo thứ tự là: món khai vị, món chính, món tráng miệng. Đối với set menu đồ uống được phục vụ ngay từ đầu bữa tiệc, đối với buffet khu trưng bày đồ uống thường nằm cuối của bar phục vụ thức ăn.

Các món ăn sử dụng trong menu thường được chọn tuỳ thuộc vào đối tượng tham dự sự kiện và concept của sự kiện.

Lưu ý khi làm việc với đơn vị cung cấp tiệc

Mỗi một nhà hàng đều có một menu “thế mạnh” của họ, nhà tổ chức yêu cầu nhà hàng cung cấp menu các món ăn thế mạnh để lựa chọn thì sẽ đảm bảo hợp khẩu vị với đa phần khách mời hơn, nếu muốn chọn món lạ hoặc món mới hoặc cho dù không dùng món lạ cũng cần yêu cầu nhà hàng làm thử để nhà cung cấp thử thức ăn trước khi phục vụ để đảm bảo an toàn cho sự kiện.

Chi phí của mỗi bàn tiệc như thế nào là hợp lý?

Palamun Event nhận thấy sau khi lựa chọn món ăn xong, thì chi phí của bàn tiệc cũng rất quan trọng được nhiều doanh nghiệp quan tâm và ảnh hưởng rất nhiều khi lựa chọn menu cho sự kiện, nên sử dụng mức kinh phí phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện sau khi đã xem xét hết các yếu tố khác.

Cần lưu ý chi phí nhà cung cấp báo đã có chi phí đồ uống và chi phí phục vụ, vận chuyển chưa vì đa phần nhà cung cấp không báo giá chung các hạng mục đó vào menu.

Cuối cùng, “mâm cao cỗ đầy” là tư tưởng đã ăn sâu ngàn đời của người Việt, do đó khi chọn menu phải lưu ý để đảm bảo khách tham dự có thể ăn uống no đủ, vừa vặn thoải mái nhưng không thừa thãi tránh gây lãng phí.

Món tráng miệng khi lựa chọn thực đơn cho các sự kiện

Món tráng miệng là những món được phục vụ cuối cùng và là món ăn không thể thiếu trong thực đơn tiệc sự kiện như: Thực đơn tiệc khai trương, thực đơn tiệc gala dinner, thực đơn tiệc tất niên, thực đơn tiệc khánh thành, thực đơn Gala Dinner, hay các món ăn Teambuilding… Các món tráng miệng trong thực đơn ăn nhẹ bao gồm: trái cây tươi, chè, kem, bánh ngọt…

Không chỉ là điểm nhấn giúp bữa tiệc thêm phần hấp dẫn hơn với đầy đủ hương vị, món tráng miệng còn là những món bổ sung vi chất tốt cho sức khỏe.

Các loại thức uống trong menu sự kiện

Chủ tiệc cần dựa vào tính chất của bữa tiệc của mình và sở thích của khách mời tham dự để lựa chọn thực đơn đồ uống sao cho phù hợp. Chẳng hạn như rượu vang thường được sử dụng trong các bữa tiệc sang trọng, nước ngọt dành cho trẻ em và nước khoáng dành cho người ăn kiêng…Các nhà tổ chức sự kiện nên chuẩn bị đa dạng các loại đồ uống: như bia, rượu mạnh – rượu vang, cocktail, nước ngọt, nước khoáng, nước suối, nước ép trái cây, nước đóng hộp… để đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của khách tham dự.

Để đảm bảo sức khỏe cũng như sự an toàn cho khách mời sau bữa tiệc, quý khách cần tránh những đồ uống có nồng độ cồn cao và kiểm soát số lượng đồ uống trong bữa tiệc.

Phân bổ, sắp xếp thực đơn sự kiện hợp lý – logic

Tùy vào tiệc quan trọng sẽ phân thực đơn theo bàn hay tiệc buffet mà các đơn vị cung cấp, khi sắp xếp cần có một sự phân bố thực đơn hợp lý.

Đối với tiệc set menu: Cần mang đúng đủ số lượng món ăn. Các món ăn được mang theo đủ trình tự từ ăn khai vị, đến ăn chính và tráng miệng.

Đối với ăn buffet cũng có những hướng dẫn các món ăn đi kèm, phần để thức ăn hợp lý trong việc đi lại và di chuyển của các thực khách.

Lưu ý cân đối số lượng khách mời và món ăn

Bạn cần tính toán số lượng đồ ăn thức uống thích hợp, đầy đủ cho khách mời. Việc thiếu khẩu phần ăn là điều không nên xảy ra trong sự kiện vì nó có thể gây nên sự bất mãn của khách mời đối với chương trình. Lời khuyên cho bạn là nên đặt nhiều hơn số lượng khách mời dự kiến để đề phòng những vấn đề phát sinh có thể xảy ra.

Decor trang trí bàn tiệc và không gian tiệc

Sau khi hoàn thành các khâu chọn món ăn, thì khâu cuối cùng vô cùng quan trọng là trang trí cho bàn tiệc hay trang trí cho không gian tiệc, nó góp phần cho không gian của buổi tiệc trở nên sang trọng và đẹp mắt. Bàn tiệc trà nên được trang trí nhẹ nhàng. Bạn có thể dùng khăn trải bàn màu trắng để tăng thêm sự trang nhã cho món ăn. Ngoài ra, bạn cũng nên đặt bảng tên cho từng món sẽ giúp bàn tiệc trở nên chuyên nghiệp và sang trọng hơn.

>>> Cùng xem nhanh: Mẫu chương trình tiệc tri ân khách hàng cho doanh nghiệp có thể triển khai

5 loại hình Thực Đơn sự kiện Phổ Biến nhất hiện Nay

Tùy vào hình thức quán ăn, nhà hàng, khách sạn sẽ phục vụ các loại thực đơn khác nhau. Hoặc tùy vào hình thức buổi tiệc, mà khách hàng sẽ lựa chọn kiểu thực đơn phù hợp. Thông thường sẽ có các kiểu thực đơn như sau:

Tiệc teabreak

Mặc dù ít được lựa chọn cho thực đơn tiệc cho công ty, tiệc ngọt (thường được gọi là tea-break) vẫn là một phương án nhiều khách hàng cân nhắc.

Tea-break là hình thức tiệc trà, bánh ngọt và trái cây, phù hợp cho các sự kiện giao lưu nhẹ nhàng, thân mật. Một số loại hình sự kiện phù hợp với loại tiệc này như: Khai trương, khánh thành, hội nghị, hội thảo, tiệc họp mặt…

Buffet Menu (Thực Đơn Tự Chọn)

Buffet hay còn gọi là thực đơn tự chọn, tiệc đứng được phục vụ theo kiểu khách hàng tự do đi lại và lựa chọn những món ăn hiện có theo sở thích của mình. Một buổi tiệc buffet thường có số lượng khách rất lớn có thể lên đến vài trăm người trong một buổi. Hình thức tiệc buffet được nhiều người yêu thích bởi tính tự do, mọi người được chọn đồ ăn theo sở thích cá nhân và thoải mái giao tiếp với nhau trong khi ăn.

Khách hàng sẽ phải trả tiền trọn gói cho một bữa ăn và tính theo đầu người. Trong thực đơn buffet có rất nhiều món khác nhau, chính vì vậy yêu cầu đầu bếp và cũng như các bộ phận khác cần chuẩn bị, tính toán kỹ lưỡng trước khi thực hiện.

Tiệc set menu

Cũng là một hình thức tiệc sang trọng nhưng set menu hướng đến phong cách thân mật và gần gũi hơn. Các doanh nghiệp lựa chọn thực đơn set menu cho tiệc tất niên công ty thường xác định khách tham dự là cán bộ nhân viên hoặc các đối tác thân thiết. Set menu giúp thực khách dễ dàng giao lưu khi dùng tiệc bàn tròn truyền thống, và không bị giới hạn về thời gian thưởng thức tiệc tất niên công ty.

Trong tiệc set menu, thực khách sẽ thưởng thức các hương vị chung cùng một thời điểm, được phục vụ theo quy trình cố định từ khai vị đến món chính và món tráng miệng. Tiệc set menu tạo cảm giác ấm cúng như bữa cơm thân mật trong gia đình, giúp mọi người dễ dàng kết nối trong suốt quá trình dùng bữa.

Function Menu

Function menu là kiểu thực đơn đặc biệt được soạn riêng cho những bữa ăn đã được đặt và định giá trước. Thông thường 1 Function menu sẽ có từ 2 đến 7 món và đầu bếp sẽ lên theo giá hoặc thời gian mà khách có thể bỏ qua để thưởng thức. Thực khách phải trả số tiền lớn để thưởng thức kiểu thực đơn này chính vì vậy khẩu phần ăn phải được định lượng chính xác, người đầu bếp cũng phải chế biến theo đúng khẩu vị của người dùng.

Tiệc finger-food

Tương tự như tiệc buffet nhưng tiệc finger-food hướng đến phong cách đơn giản, nhẹ nhàng hơn, là hình thức tiệc tất niên công ty tiết kiệm, hiệu quả. Các món ăn được chia sẵn từng khẩu phần nhỏ, vừa miệng, hạn chế dùng dao muỗng…, giúp thực khách thoải mái thưởng thức, trong khi vẫn có thể giao lưu trò chuyện với đồng nghiệp. Tiệc finger-food đang là một trong những lựa chọn phổ biến nhất hiện nay tại Palamun bởi tính linh hoạt, tránh lãng phí thức ăn, từ đó tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm: Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ các chuyên gia tổ chức sự kiện

Palamun Event đơn vị cung cấp tiệc trọn gói cho các loại hình tổ chức sự kiện

Palamun Event là đơn vị tổ chức tiệc và sự kiện với hơn 12 năm kinh nghiệm tại TP hcm và các tỉnh thành tại Việt Nam. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm được đào tạo bài bản. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện và tiệc trọn gói với chi phí cạnh tranh nhất. Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp, đúng thời gian cam kết và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.

Trên đây là những kinh nghiệm vô cùng quan trọng cho việc lựa chọn thực đơn sự kiện cho các doanh nghiệp tham khảo. Với những lưu ý khi lựa chọn thực đơn món ăn cho tiệc trọng đại của doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện Palamun Event mong muốn những bữa tiệc của quý khách sẽ trở nên trọn vẹn nhất.