Kinh nghiệm quản lý khách mời trong sự kiện hiệu quả nhất

Một sự kiện thành công là sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý Quản lý khách mời trong sự kiện là một khâu vô cùng quan trọng. Công việc này đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt. Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện và sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Hãy cùng Palamun Event tham khảo bài viết dưới đây để tìm giải pháp phù hợp nhất!

Vai trò của khách mời và quản lý khách mời trong sự kiện

Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến.

Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện

Khách mời tham gia sự kiện có thể miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất.

Phân loại và quản lý khách mời trong sự kiện để dễ dàng kiểm soát

Theo kế hoạch tổ chức sự kiện có thể chia thành:

• Khách mời chính thức
• Khách mời dự bị

Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách có thể chia thành:

• Khách mời là nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: Đại diện cho các tập đoàn, tổng công ty, các quan chức chính phủ hoặc, lãnh đạo của các đối tác trong công việc, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội…)
• Khách mời ở các cơ quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim…)
• Khách mời là khách hàng, là đối tác
• Khách mời là các nhà cung ứng, nhà cung cấp các dịch vụ

Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời trước sự kiện

• Lập danh sách khách mời (guest list)
• Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách mời theo hình thức: Online hoặc offline
• Kiểm tra, xác nhận (confirm) các thông tin có liên quan đến khách mời
• Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời một cách chu đáo nhất

>>> Bài viết hay: Check-in để chương trình sự kiện được suôn sẻ thành công

Xác định số lượng khách mời tham gia sự kiện

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ đảm nhận luôn phần việc này.

Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để  cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Check-in sự kiện cho khách mời

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PGs và bộ phận ban tổ chức để làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn.

Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh/lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

Tạo điều kiện tốt nhất để khách mời tham gia sự kiện hoàn hảo nhất

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị, khách sạn hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản.

Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chật hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

>>> Cùng tham khảo: Tổng hợp ý tưởng tổ chức sự kiện đặc sắc và ấn tượng nhất 2022

Quản lý và điều tiết sự kiện kết thúc trong trật tự

Sau khi mỗi chương trình sự kiện kết thúc, nếu có phát quà Doorgift cho khách mời tham dự sự kiện, thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh.

Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

Một số sự cố khi quản lý khách mời trong sự kiện thường gặp

Khách mời quá ít so với dự kiến của ban tổ chức

Gần đến giờ sự kiện bắt đầu nhưng lượng khách mời vẫn chưa được phân nửa, khách hàng và những người tổ chức lo lắng sốt vó lên. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm sự kiện nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.

Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.

Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hoặc quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện ngay động thái liên kết với khách hàng của bạn và huy động toàn bộ nhân viên có mặt gọi điện thoại cho khách mời để nhắc nhở họ.

Khách mời quá đông so với dự kiến ban đầu

Ngược lại với rắc rối ở trên, khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần phải giải quyết. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 1000 người nhưng có đến 1200 người đến, bạn cần phải giải quyết như thế nào để cho 200 người còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh nào thêm nữa về không gian, thức ăn, đồ uống? Có lẽ lúc này việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào.

Nếu như trong sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Với thức ăn và đồ uống (nếu có) thì cần có người điều phối để tránh tình trạng thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến cũng dễ xử lý hơn. Bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc thông báo,…

Khách mời uống quá nhiều thức uống có cồn trong sự kiện

Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui mà khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thậm chí đôi khi là gây hậu quả nghiêm trọng. Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức uống có cồn, cần sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát. Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống. Khi lên kế hoạch chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt khách phải hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn uống quá lâu.

Rủi ro về phương tiện và đi lại của khách mời

Vì mời khi tham gia các sự kiện, có thể trải dài khắp mọi nơi trên đất nước Việt Nam hoặc đến từ nước ngoài, nên việc di chuyển bằng nhiều phương tiện đến địa điểm diễn ra sự kiện là điều tất yếu và cũng tiềm tàng nhiều rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến thời gian diễn ra sự kiện: hoãn chuyến, hủy chuyến…rất nhiều lý do

• Việc di chuyển đến sự kiện đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với tâm lý của khách tham dự
• Đối với những khách mời di chuyển từ các khu vực xa, đảm bảo khách mời có mặt ở địa điểm do ban tổ chức sắp xếp trước thời gian diễn ra sự kiện 6 tiếng.
• Trước khi sự kiện diễn ra, phải dự trù được lượng khách nhằm thuê đủ số lượng xe cần thiết và dự phòng thêm từ 1-2 xe.
• Ký hợp đồng với đơn vị vận chuyển có đủ năng lực, chất lượng phương tiện đạt yêu cầu, đội ngũ tài xế nắm rõ thời gian và địa điểm đưa đón

Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ sự kiện

Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.

Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Việc bạn cần làm là nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ.

Quản lý khách mời trong sự kiện với các vấn đề va chạm, bạo lực

Trong những sự kiện cộng đồng, với số lượng khách mời lớn, bạn cần trang bị đội ngũ bảo vệ hùng hậu phù hợp để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra. Đối với các mâu thuẫn hoặc sự cố bạo lực quá lớn ngoài tầm kiểm soát, tốt nhất bạn nên gọi cho cảnh sát đến trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa điểm hỗ trợ để hạn chế các tình huống quá khích dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Quản lý khách mời trong sự kiện đối với vấn đề thức ăn

Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mời phải được gửi lại chính xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất khó xử lý. Vì những người phát sinh chắc chắn sẽ không có được phần thức ăn như những người đến trước.

Để đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với khách về việc họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một deadline) để bạn tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất, nếu không, bạn sẽ không đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Tuy nhiên, khi rắc rối phát sinh, bạn cần giải quyết càng có lợi cho khách mời càng tốt, họ sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Lễ Khánh Thành Công Ty: Cách Bố Trí Nhân Sự Hiệu Quả Nhất

Kết luận

Trên đây là một số thông tin bổ ích về quản lý, điều tiết quản lý khách mời trong sự kiện. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện với số lượng lớn khách mời tham dự, đừng ngần ngại hãy gọi cho Công ty sự kiện Palamun Event qua số Hotline quen thuộc 08 66 48 11 15 để được tận tình tư vấn và báo giá chi tiết nhé!