Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ các chuyên gia tổ chức sự kiện

100 lượt xem

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Cụ thể, làm thế nào để buổi lễ để lại những ấn tượng tốt đẹp cho người tham dự? Để xóa tan lo lắng đó, bạn hãy tham khảo kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ các chuyên gia tổ chức sự kiện từ Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event. Bạn sẽ có một buổi lễ ra mắt sản phẩm/dịch vụ suôn sẻ tốt đẹp. Và để lại cho khách hàng những ấn tượng tuyệt vời nhất.

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương xuất phát từ những ý nghĩa nào?

kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương
Buổi lễ khai trương mang nhiều ý nghĩa quan trọng cho doanh nghiệp

Lễ khai trương đánh dấu thời điểm bắt đầu đi vào hoạt động của một doanh nghiệp. Và khai trương, thể hiện cho một khởi đầu suôn sẻ, thành công và may mắn.

Bên cạnh đó, ngày khai trương còn đóng vai trò quan trọng cho việc truyền thông quảng bá thương hiệu.

Hình ảnh tư liệu quý giá trong ngày khai trương sẽ là những hình ảnh tốt đẹp nhất thể hiện giá trị của sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp muốn giới thiệu đến người tiêu dùng.

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ các chuyên gia tổ chức sự kiện

Ngày khai trương, nếu doanh nghiệp không gây được ấn tượng tốt cho khách tham dự trong lần gặp gỡ đầu tiên. Sẽ khó lòng tạo ra những giá trị thương hiệu cho những lần tiếp theo.

Vậy làm sao để có thể gây ấn tượng đến khách hàng hay đối tác trong ngày khai trương? Dưới đây là những kinh nghiệm tổ chức khai trương từ các chuyên gia trong ngành mà bạn có thể tham khảo. Cụ thể:

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Ngày khai trương, nếu doanh nghiệp không gây được ấn tượng tốt cho khách tham dự trong lần gặp gỡ đầu tiên, thì sẽ khó lòng tạo ra những giá trị thương hiệu cho những lần tiếp theo

>> Xem nhanh: Mẫu bài phát biểu lễ khai trương sáng tạo các công ty sự kiện hay dùng

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương giúp buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp. Và mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp. Trước nhất, bạn cần phải có một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Chi tiết từ mọi nội dung như Concept, chủ đề trang trí, Timeline, các thiết bị hỗ trợ sự kiện (âm thanh, ánh sáng,…), các tiết mục mở màn (lân sư rồng, ca sĩ, vũ đoàn).

Ngoài ra, nội dung chương trình phải có được điểm nhấn để thu hút cũng như gây ấn tượng lâu dài đối với khách tham dự.

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ việc lên kế hoạch cho sự kiện

  • Xác định được mục tiêu doanh nghiệp hướng tới.
  • Xác định đối tượng phù hợp với doanh nghiệp. Việc làm này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của buổi lễ. Và đưa sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng một cách nhanh nhất. Đồng thời sẽ giúp bạn đưa ra được ý tưởng và nội dung để triển khai sự kiện.
  • Cần phải có ý tưởng riêng biệt, tạo nên sự thú vị. Cũng như mang yếu tố truyền thông mạnh. Giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.
  • Xác định được thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp với đa số người tham dự. Kế hoạch tổ chức lễ khai trương nên lên chi tiết từ 2 – 3 tháng trước khi tiến hành.
  • Tiến hành truyền thông để nâng cao giá trị hình ảnh doanh nghiệp. Thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu về sau.
  • Quản lý các sự cố hay rủi ro có thể xảy ra. Bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào, bạn cũng cần dự trù cho những rủi ro không may có thể xảy ra. Như âm thanh, ánh sáng, chi phí, thời tiết,… Vì thế, bạn cần tính toán các phương án dự trù khác. Nhằm hỗ trợ khắc phục sự cố kịp thời. Và luôn chủ động mọi tình huống để sự kiện diễn ra tốt đẹp.
kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương
Để gây ấn tượng lâu dài với khách tham dự, bạn cần phải có ý tưởng riêng biệt, tạo nên sự thú vị

Quy trình tổ chức bài bản đúng thời gian

Sau khi bạn đã lên kế hoạch chi tiết, để sự kiện diễn ra đúng theo kế hoạch, bạn cần thực hiện chúng theo một quy trình rõ ràng và thời gian phải được triển khai đúng như đề ra.

Và các hạng mục, bạn cần triển khai trong sự kiện khai trương gồm những công việc sau:

>>> Xem thêm: Bí quyết marketing khai trương mang lại doanh số cao

Thiết kế 2D, 3D

Hình ảnh là một trong những ấn tượng ban đầu và thu hút khách tham dự trong sự kiện. Bạn cần lên những ý tưởng thiết kế phù hợp với thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ sắp ra mắt. Những hình ảnh phải có chủ đề cụ thể và điểm nhấn khác biệt tạo nên doanh nghiệp.

kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương
Hình ảnh trang trí Khai trương chỉn chu và sáng tạo sẽ là một trong những ấn tượng ban đầu và thu hút khách tham dự trong sự kiện

Lên danh sách khách mời

Bạn cần lên danh sách khách mời chi tiết cho buổi lễ. Phải xác định rõ ràng đối tượng khách mời doanh nghiệp hướng đến là ai, để lựa chọn cho phù hợp với buổi lễ. Đồng thời, cần chuẩn bị các thiệp mời hoặc gửi email đến những khách hàng tiềm năng và đối tác. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp và gây thiện cảm cho họ.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Việc lên danh sách khách mời sẽ giúp cho bạn xác định rõ ràng đối tượng khách mời doanh nghiệp hướng đến là ai, để lựa chọn cho phù hợp với buổi lễ

Chuẩn bị các vật tư cần thiết cho sự kiện

Sự kiện khai trương là lễ ra mắt doanh nghiệp, việc chuẩn bị thi công hay trang trí bạn cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng từ khâu nhỏ nhất như:

  • Sân khấu check-in, sân khấu biểu diễn ra mắt doanh nghiệp.
  • In ấn Standee, Backdrop, Banner,… theo đúng kích thước.
  • Trang trí các phụ kiện, hoa tươi, pháo giấy, pháo điện, bong bóng,…
  • Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải tương ứng với số lượng khách mời có trong sự kiện.
  • Bộ cắt băng khánh thành phải hoàn toàn mới và đầy đủ.
  • Chuẩn bị buổi tiệc nhẹ để tri ân khách hàng như: Tiệc bánh ngọt, tiệc mặn.
  • Tổ chức chương trình bốc thăm hoặc quay số may mắn hoặc trao tặng khách hàng những món quà nhỏ trong dịp khai trương.
tổ chức lễ khai trương
Sự kiện khai trương là lễ ra mắt doanh nghiệp, việc chuẩn bị thi công hay trang trí bạn cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng từ khâu nhỏ nhất

Thi công sự kiện

tổ chức sự kiện
Trang trí sự kiện khai trương phù hợp với từng khu vực

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần xem xét chi tiết các hạng mục, thi công và mỗi khâu cần phải được kiểm tra kỹ càng để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

  • Tại lối vào sự kiện, bạn nên đặt những Standee, hay treo băng rôn và những nhân viên hướng dẫn.
  • Tại khu vực sân khấu chính, trang trí sân khấu theo thiết kế đã đưa ra. Trải thảm đỏ mới. Trang trí Backdrop bằng hoa tươi, bong bóng với màu sắc trang nhã, sang trọng. Ánh sáng phải vừa đủ, sắp xếp những đồ vật trên sân khấu gọn gàng, hợp lý.
  • Tại khu vực đón khách, phải có bàn lễ tân hướng dẫn khu vực ngồi cho khách khi vào sự kiện. Nên setup bàn Teabreak với những chiếc bánh ngọt nho nhỏ và vài thứ nước uống cho khách tham dự.
  • Tại khu vực chính diễn ra sự kiện, nên setup ghế cho khách mời phù hợp với từng vị trí. Đối với khách Vip, bạn cần chuẩn bị thêm hoa tươi để bàn. Cùng với hoa cài trên ngực và biển để bàn để tăng thêm phần trang trọng.
  • Và cuối cùng, tại khu vực trưng bày sản phẩm, bạn nên trang trí và trưng bày sản phẩm thật bắt mắt theo concept của chương trình.
tổ chức sự kiện
Đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Palamun Event sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công trong ngày khai trương ra mắt

Kết luận

Sự chỉn chu từng chi tiết nhỏ trong sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng. Đây cũng chính là những kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ các chuyên gia Palamun Event áp dụng thành công cho nhiều sự kiện.

Bên cạnh những kinh nghiệm kể trên, việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có được một buổi lễ khai trương tốt đẹp và thành công nhất.

Palamun Event có đội ngũ nhân viên, chuyên viên chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi đã tổ chức cho hàng trăm các sự kiện lớn nhỏ. Từ nhiều đối tác doanh nghiệp. Tập thể Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event luôn nỗ lực hết mình để mang đến những trải nghiệm tuyệt vời – độc đáo – mới mẻ cho khách hàng. Qua đó, chúng tôi luôn luôn khẳng định chất lượng dịch vụ trong từng sự kiện.

Đến với Palamun Event, quý khách hàng sẽ có được một buổi khai trương thành công. Khởi đầu kinh doanh đầy may mắn và khẳng định được thương hiệu đến người tiêu dùng.

Hãy để Công ty Palamun Event đồng hành cùng bạn trong mọi sự kiện và tạo nên dấu ấn thành công!