Từ A đến Z các thuật ngữ về tổ chức sự kiện

162 lượt xem

Trong bối cảnh hội nhập, nền kinh tế có bước phát triển rực rỡ, tổ chức sự kiện được xem như một công cụ then chốt góp phần to lớn vào chiến lược truyền thông, quảng bá nhãn hàng, thương hiệu. Tùy vào tính chất của từng sự kiện, mức độ lan truyền có thể nhanh chậm khác nhau và hiệu quả sẽ được chứng thực qua nhiều yếu tố. Nhằm cung cấp thêm cho bạn cái nhìn tổng quan về lĩnh vực này, Công ty Palamun Event đưa ra thống kê thuật ngữ tiếng Anh về sự kiện trong list tổng hợp dưới đây. Hy vọng sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích!

Contents

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện còn được gọi là quản lý sự kiện. Trong tiếng Anh có cụm từ gần nghĩa nhất là Event Management. Đây là lĩnh vực không còn quá mới đối với cộng đồng. Đặc biệt, giữa bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng sôi động, các sự kiện được nhiều doanh nghiệp chọn lựa là một hình thức “gặp gỡ và giao tiếp” với khách hàng. Từ đó tìm kiếm hướng phát triển mới trong tương lai.

Các sự kiện hoàn toàn không giới hạn lĩnh vực. Bạn dễ dàng bắt gặp trong thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, cùng các nghi thức liên quan đến văn hóa, xã hội,… Theo đó, khối lượng công việc trong quy trình tổ chức sự kiện bắt đầu từ giai đoạn “thai nghén” ý tưởng cho đến khi kết thúc. Cụ thể thông qua việc lên concept, xây dựng kịch bản, thiết kế, thi công và triển khai sự kiện.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Một sự kiện do Palamun Event tổ chức vào đầu năm 2022 (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Sự kiện giải trí là gì? Các hình thức giải trí sự kiện hay nhất hiện nay

Tại sao cần phải nắm các thuật ngữ chuyên ngành tổ chức sự kiện?

Khi bạn tham gia vào một lĩnh vực nào đó, chắc chắn bạn sẽ phải nắm được thuật ngữ chuyên ngành. Càng phải nói trong trường hợp bạn xác định sẽ trở thành chuyên gia hay ít nhất sẽ gắn bó với lĩnh vực đó trong một thời gian nhất định, thì việc tìm hiểu luôn là việc bắt buộc.

Ngành tổ chức sự kiện nghe qua tưởng chừng chỉ là các hoạt động tập trung sôi nổi, nhưng thực chất, mỗi một bước đi đều được tính toán kỹ càng. Bạn sẽ khó đạt được mục đích nếu chưa hiểu tận tường về công việc mình đang thực hiện.

Palamun Event xin đưa ra 2 lý do cơ bản để bạn hiểu rõ hơn về các thuật ngữ trong lĩnh vực này:

Nắm được quy trình tổng quan

Trong ngành tổ chức sự kiện, công việc tính theo từng dự án. Có khi bạn phải dốc sức hết mấy tháng ròng để chuẩn bị. Các dự án thông thường đều đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Đơn cử giải trí, văn hóa, kinh doanh, thương mại,… Quy mô và chiến lược chắc chắn sẽ có nhiều khác biệt. Nhưng tựu trung, mục tiêu chung vẫn là thu hút được sự chú ý của khách hàng, khuếch trương danh tiếng và phục vụ cho việc làm ăn lâu dài.

Theo đó, chắc chắn sẽ có một “trục” làm nền tảng để dễ dàng phân chia các hạng mục công việc và bổ sung lực lượng để theo sát tiến độ. Theo Palamun Event, có 8 bước cơ bản như sau:

  • Nghiên cứu: về chủ đề, thông điệp, đối tượng khách mời, thời gian, ngân sách,…;
  • Xây dựng concept: lấy cảm hứng từ khảo sát thực tế, không gian, thời gian và những liên tưởng từ đời sống xung quanh;
  • Thiết kế: cụ thể hóa những ý tưởng thành đầu việc;
  • Lập kế hoạch: nhân lực, trang thiết bị, vận chuyển, ngân sách dự kiến, lường trước rủi ro;
  • Thực thi: điều động nhân lực hoặc liên hệ đến những công ty tổ chức sự kiện uy tín để chuẩn bị chu đáo cho các hạng mục;
  • Dàn dựng: bao gồm sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các phương tiện trang trí,… Tất cả nên được liệt kê trong một bản tổng hợp để kiểm soát tiến độ;
  • Giám sát và điều chỉnh nhân lực: hạn chế tối đa các phát sinh;
  • Kết thúc: rà soát công tác tổ chức và rút kinh nghiệm, đồng thời thanh lý hợp đồng với đối tác.

Thuận tiện trao đổi và triển khai công việc

Chắc chắn người trong ngành sẽ hiểu được các thuật ngữ liên quan đến công việc. Do đó, họ sẽ dễ dàng giao tiếp với nhau. Thử cho một người “ngoại đạo” tham gia tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ phải có một buổi training để giải thích đầu đuôi các bước, việc nên làm, việc không nên làm. Tất nhiên, bạn cũng không thể giao một đầu việc có mức độ quan trọng cao cho các đối tượng này. Vì hiểu biết chưa sâu, kinh nghiệm chưa vững thì khi nắm chính một dự án họ có thể đưa đến nhiều nguy cơ lệch khỏi kế hoạch ban đầu.

Có thể nói, thuật ngữ là điều kiện bắt buộc bạn phải nắm bài bản trước khi “ra nghề”. Việc học thuật ngữ có thể qua lý thuyết hoặc nhiều lần làm phụ tá, cọ xát thực tế đối với những bạn trẻ có đam mê với ngành sự kiện. Còn riêng khách hàng, thuật ngữ là một bầu trời mới mẻ, đưa đến cho bạn nhiều hình dung về lĩnh vực này. Ví dụ như những khó khăn, thuận lợi, niềm vui và những thách thức mà bản thân người tổ chức sự kiện cần vượt qua để trở thành chuyên gia đúng nghĩa.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Các thuật ngữ chính là cốt lõi của quy trình triển khai sự kiện (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách viết Proposal Event sáng tạo thu hút

Từ điển thuật ngữ về tổ chức sự kiện từ A đến Z

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hiểu được các thuật ngữ giúp bạn dễ dàng triển khai các đầu việc hơn (Ảnh: Internet)

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ A

A

A&B
  • Bản tóm tắt về phòng nghỉ và bữa sáng, dùng cho các địa điểm họp
Advance Registration
  • Phiếu đăng ký đặt chỗ ngay trước khi sự kiện được tổ chức thay cho email, điện thoại, internet hoặc fax
Agency
  • Công ty truyền thông
Agenda
  • Lịch trình sự kiện, giống như cấu trúc kịch bản chương trình
Alacarte
  • Kiểu thực đơn cho bữa ăn gọi món lẻ mà khách hàng tùy ý gọi theo sở thích của mình. Các món trong thực đơn đa phần được chuẩn bị theo gu của từng khách
Artistic director
  • Chỉ đạo nghệ thuật
Attendees
  • Người tham dự
Audio Conferencing
  • Dùng cho các hội nghị, hội thảo với bên thứ 3 ở bên ngoài có thể tham dự qua đường line điện thoại hoặc analog dưới hình thức tiếp nhận thông tin 1 chiều hoặc tương tác
Audio Visual Aids
  • Phụ kiện nghe nhìn
Auditorium
  • Khán phòng biểu diễn
AV system (Audio Visual System)
  • Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ B

B

B&B
  • Bed and breakfast
B2B
  • Business to business
B2C
  • Business to consumer
Back Curtain
  • Màn che cánh gà
Backstage
  • Hậu trường
Badge
  • Huy hiệu, phù hiệu, thẻ
Baffle
  • Vách ngăn
Banquet event order (BEO)
  • Bản liệt kê một cách vắn tắt các vật dụng chuẩn bị cho event về trang thiết bị, đồ ăn thức uống,…
Banquet hall
  • Phòng tiệc lớn
Banquet room
  • Phòng tiệc
Black electrical tape
  • Băng keo đen quấn dây điện
Brief
  • Yêu cầu của khách hàng được tổng hợp ngắn gọn và đầy đủ nhất
Bubble machine
  • Máy thổi bong bóng xà phòng
Budgetary philosophy
  • Bản tính toán tài chính

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ C

C

Cash Bar
  • Nơi trả tiền khi khách sử dụng quầy nước phục vụ có tính phí
Caterer
  • Một cá nhân hay công ty (được đào tạo bài bản) được thuê để cung cấp dịch vụ thực phẩm cho sự kiện
Celebrity
  • Các khách mời là người nổi tiếng
Central Console
  • Trung tâm điều khiển âm thanh, ánh sáng
Classroom Style
  • Sắp xếp bàn ghế theo kiểu lớp học
Client
  • Khách hàng
Commission
  • Tiền hoa hồng
Compensation
  • Bồi thường
Concurrent session
  • Các phần khác nhau trong sự kiện nhưng diễn ra cùng 1 lúc
Conference Centre
  • Khu vực dành cho các buổi hội thảo, thuyết trình
Conference Pack
  • Thông tin của buổi họp, hội thảo, bao gồm: bản đồ, lịch trình, kịch bản sự kiện, thông tin liên lạc thường được phát ngay trước sự kiện
Confetti cannon
  • Máy bắn kim tuyến
Confirmation
  • Xác nhận
Contingency Plan
  • Kế hoạch dự phòng
Contingency plan
  • Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu có thay đổi bất ngờ
Corkage
  • Lệ phí khi sử dụng rượu riêng tự mang theo tại nhà hàng, khách sạn
Corner booth
  • Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên
Crew
  • Nhóm
Crowd control
  • Bản hướng dẫn di chuyển một cách có trật tự tránh
Cue
  • Tín hiệu để nhắc trước cho người biểu diễn, ca sĩ hoặc nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng
Chair cover
  • Khăn phủ ghế
Charter
  • Cho thuê hoặc cung cấp, áp dụng với những sự kiện liên quan đến máy bay, tàu thuyền
Check In
  • Kiểm tra khách đến tham dự
Check list
  • Danh sách các hạng mục, đầu việc cần thực hiện
Check Out
  • Khi khách ra về
Chevron
  • Cách sắp xếp bàn ghế theo hình chữ V

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ D

D

DB&B
  • Dinner, bed and breakfast
Deadline
  • Thời hạn
Delegate
  • Đại biểu, khách VIP
Die cut
  • Bế (cắt theo khuôn)
Director
  • Đạo diễn

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ E

E

Electrical confetti
  • Pháo sáng dùng trên sân khấu
Electrical hookup
  • Đi dây điện
Electrical outlet
  • Chỗ cắm điện
Emcee (MC)
  • Người dẫn chương trình
Emergency action plan
  • Kế hoạch hành động khẩn cấp, đối phó rủi ro, như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bom…
Event Agenda
  • Kịch bản chương trình
Event Coordinator
  • Điều phối sự kiện
Event Executive
  • Điều hành sự kiện
Event Manager
  • Quản lý sự kiện
Event planner
  • Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Event Supervisor
  • Giám sát sự kiện
Event venue
  • Địa điểm tổ chức sự kiện
Exhibition
  • Triển lãm

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ F

F

F&B (Food & Beverage)
  • Đồ ăn, thức uống
Feedback
  • Thông tin phản hồi, hoặc âm thanh bị chói do micro tác động đến loa trong kỹ thuật âm thanh
Final version
  • Phiên bản cuối cùng
Flashlight
  • Đèn flash
Flipchart
  • Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 cho việc thuyết trình và lật được như lịch treo tường
Floor Plan
  • Sơ đồ sắp xếp bàn ghế, đường đi, sân khấu
Follow light
  • Đèn follow, đèn chiếu tập trung công suất lớn dùng cho sân khấu
Follow spotlight
  • Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu
Follow-up
  • Các hoạt động xảy ra sau event nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm
Foyer
  • Cái sảnh
Front screen projection
  • Chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ G

G

Gala dinner
  • Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối
Generator
  • Máy phát điện
Gooseneck
  • Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài tuỳ ý
Greeting gate
  • Cổng chào
Group Booking
  • Đặt chỗ, đặt phòng cho 1 nhóm người
Guest
  • Khách tham dự sự kiện
Guiding board
  • Bảng chỉ dẫn đến nơi tổ chức sự kiện

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ H

H

Head Table
  • Bàn VIP
Herringbone Style
  • Cách sắp xếp bàn ghế theo kiểu xương cá
Hidden cost
  • Chi phí ngầm
Hollow Square Style
  • Cách sắp xếp bàn ghế hình vuông, với ghế ở bên ngoài, rỗng bên trong dùng trong họp hội nghị
Honored guest
  • VIP phát biểu tại event, nhưng không phải người tham dự

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ I

I

In house hoặc indoor event
  • Sự kiện trong nhà
Indirect cost
  • Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost
Industrial marquee
  • Nhà bạt công nghiệp
In-kind
  • Việc đóng góp hàng hóa, vật chất không liên quan đến tiền, có ý nghĩa như tài trợ
Inside booth hay Inline booth
  • Khoảng không gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng
Installation
  • Việc lắp đặt
Invoice
  • Hóa đơn
Island booth
  • Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ K

K

Key Moment

  • Khoảnh khắc chính của chương trình

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ L

L

Lanyard
  • Dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ)
Lapel Microphone
  • Micro cài áo
Laser Pointer
  • Bút laser, thường sử dụng trong hội thảo, hội nghị cho việc thuyết trình
Lav mic (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic)
  • Micro không dây tí hon đeo ở cổ hoặc cổ áo
LCD
  • Liquid Crystal Display
Lectern
  • Bục phát biểu
Lectern/podium
  • Bục để tài liệu phát biểu trên sân khấu
LED
  • Màn hình led, đèn led,… sử dụng rất ít điện, có thể tùy biến màu sắc hoặc hiển thị hình ảnh
Liability
  • Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong
Light bulb
  • Bóng đèn tròn
Live statue
  • Nhân tượng (do người thật hóa trang)
Logistics
  • Những việc cần thực hiện để đảm bảo việc quản lý hiệu quả các vật dụng, thông tin và con người
Lost and found place
  • Nơi nhận đồ mất

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ M

M

Marketing/Publicity Manager
  • Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện
Marquee
  • Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy
Marshalling yard
  • Nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm
Masking drapes
  • Vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi người nhìn vào
Master of the Ceremonies
  • MC – Người dẫn chương trình
Master Plan
  • Kế hoạch sự kiện tổng thể
Move – in/move – out
  • Quy trình dựng lên 1 triển lãm/quy trình tháo dỡ

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ N

N

Networking
  • Hoạt động kết nối những người tham dự sự kiện
Name tags
  • Thẻ đeo
Non-Transferable
  • Không chuyển đổi từ tên người này sang tên người khác, thường áp dụng cho vé vào sự kiện

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ O

O

On-site
  • Tại nơi diễn ra event
Onsite registration
  • Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre-registration – đăng ký trước
Open Bar
  • Nơi cung cấp đồ uống miễn phí
Out house hoặc outdoor event
  • Sự kiện ngoài trời

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ P

P

Peninsula booth
  • Gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian khác
Place cards
  • Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards
Plenary assembly
  • Phiên họp toàn thể
Plywood
  • Ván ép
Post event meeting
  • Họp sau chương trình
Power drop
  • Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết)
Power plug/power splitter
  • Ổ chia điện
PPM (Pre-Production Meeting)
  • Là cuộc họp triển khai, công bố kế hoạch sản xuất bao gồm client, agency, producer và director trước ngày sự kiện
Pre event meeting
  • Họp trước chương trình
Press Kit hoặc Media Kit
  • Bộ tài liệu sử dụng trong các buổi họp báo dành cho các phóng viên, nhà báo, bao gồm các tài liệu như: thông cáo báo chí, thông tin sản phẩm, thương hiệu
Press Release hoặc Media Release
  • Thông cáo báo chí
Print broker
  • Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn
Projector
  • Thiết bị trình chiếu (máy chiếu)
Proposal
  • Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình
Physical requirements
  • Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ,… để đáp ứng yêu cầu của 1 event

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ Q

Q

Q&A (Question & Answers)

  • Hỏi đáp

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ R

R

Reader board
  • Bảng thường hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm
Ready room
  • Phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị trước và trong event
Rear Projection
  • Máy chiếu sau
Rear screen projection
  • Chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi chiếu trước màn hình
Red rope barrier
  • Vật chắn dùng để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ
Rehearsal
  • Tổng duyệt, chạy thử chương trình
Rider
  • Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu
Rigger hoặc Rigging Specialist
  • Kỹ sư hoặc những người có chuyên môn về lắp ráp thiết bị trên cao
Risk
  • Rủi ro
Rounds
  • Bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 – 10 người

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ S

S

Scoop light
  • Đèn follow đảo
Script
  • Kịch bản
Schedule
  • Tiến độ
Serpentine Tables
  • Bàn cong
Site plan
  • Sơ đồ địa điểm
Siteboard
  • Bảng điều khiển
Sitecheck
  • Khảo sát địa điểm
Soundproof wall
  • Tường cách âm
Spotlight
  • Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn
Sprinkler system
  • Hệ thống phun nước
Stage platform
  • Sàn sân khấu
Stagehand
  • Người làm việc ở hậu trường. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.
Standby
  • Mọi thứ đã sẵn sàng, đã vào vị trí
Staple gun
  • Máy dập kim, để dập bìa, ván ép
Streamer
  • Người phát trực tiếp
Strip light
  • Đèn huỳnh quang
Strobe light
  • Đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu)
Supplier
  • Nhà cung cấp

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ T

T

Tablecloth
  • Khăn trải bàn
Tarp
  • Vải bạt
Turnover
  • Tái setup lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ chuyển từ phòng họp sang phòng tiệc
Theatre Style
  • Setup vị trí ngồi theo dạng nhà hát
Theme event
  • Event có chủ đề, trong đó đồ ăn, design, giải trí đều theo 1 mô típ riêng
Three prong converter
  • Ổ cắm 3 chấu

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ U

U

U- Shape Style
  • Setup vị trí ngồi hình chữ U
Usher
  • Người dẫn chỗ

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ V

V

VAT
  • Thuế giá trị gia tăng (10% giá trị hợp đồng)
Vegan
  • Đồ ăn chay
Venue
  • Địa điểm, nơi sự kiện sẽ diễn ra

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ W

W

Waitlist
  • Danh sách chờ
Walkie talkie
  • Bộ đàm
Wings
  • Cánh gà sân khấu

Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hân hạnh mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích thông qua bài viết này. Hy vọng các thông tin tổng hợp trên đây sẽ mang đến cho bạn góc nhìn cụ thể hơn về ngành, từ đó thuận tiện trao đổi, ký kết hợp đồng khi thực hiện dự án. Mọi chi tiết thắc mắc xin liên hệ: hotline: 08 66 48 11 15 (gặp Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (gặp Mr. Thu Trần). Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp mọi thắc mắc của bạn!