Hướng dẫn cách viết Proposal Event sáng tạo thu hút

Một trong những kỹ năng cơ bản nhất của một event-er chuyên nghiệp, đó là phải viết được một bản proposal event đúng và hoàn chỉnh. Yếu tố “đúng” và “hoàn chỉnh” được đặt lên hàng đầu, chưa kể có thành công hay không. Vậy để viết được một bản proposal sự kiện trước hết cần biết đến những thông tin gì về cách viết proposal?

Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết proposal event chuyên nghiệp, nêu bật được những ý tưởng cốt lõi. Người viết xin đúc rút từ kinh nghiệm cá nhân của mình để chia sẻ một số bí quyết sau:

Thế nào được gọi là một bản proposal event thành công?

Proposal đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình tổ chức event. Bất cứ một event nào đều cần phải được đặt nền móng vững chắc đã rồi mới có thể xây lên từng viên gạch một, đưa đến một kết quả cuối cùng hoàn hảo. Việc lên kế hoạch làm ra một proposal cần được chuẩn bị rất kĩ càng và cần dành nhiều thời gian cho việc này.

Một bản Proposal event thành công và thu hút phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố. Tính thực tế của dự án quyết định phần nhiều đến sự thành công này. Điều này thể hiện qua cách bạn sẽ nêu và trình bày vấn đề một cách cụ thể trong Proposal của bạn, đi kèm với nó là các dẫn chứng cụ thể được đưa ra để người xem có thể biết rõ hơn về tính khả thi của dự án event mà bạn đang cần tổ chức.

Những lưu ý khi viết Proposal Event

Bạn cần lưu ý rằng, điều quan trọng nhất của một Proposal đó là cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.

Một điều tuyệt đối cần tránh, đó là bạn cần phải biết cách sắp xếp các ý sao cho khoa học và rõ ràng nhất. Đừng để người đọc cảm thấy rối tung và khó hiểu với ý tưởng của bạn. Nghĩa là, nội dung Proposal của bạn cần cực kỳ súc tích, ngắn gọn, dễ hiểu và đủ để thuyết phục. Đủ để truyền đạt thông tin đến người khác. Không nên nói dông dài nhưng vẫn thiếu sót.

Thêm nữa, bạn nên nương theo sở thích của đối tác. Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người “khoái” tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp. Chiếm được cảm tình của cá nhân họ tức là Proposal của bạn nắm chắc thành công rồi đó.

Với Words

• Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, các dòng ngang cấp thì phải thụt vào các khoảng bằng nhau, không trồi ra thụt vào mất trật tự.
• Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
• Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất vô duyên.

Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.

Với Powerpoint

• Đầu tiên nên có 1 Mục lục phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ: Ý nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
• Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết trên Words.
• Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet, tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
• Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi
• Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ khiến người dài nhòng hoặc lùn tịt, tuyệt nhiên không nên để hình bị bể hạt, mất nét…
• Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
• Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).
• Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, một vài cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.

Với Excel

Chú ý việc canh vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.

Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.

Diễn đạt ý tưởng

Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của công ty thực hiện khai trương 1 Trung tâm mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.

Đón khách (guests welcome)

Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
Soft music amuse and warm up the waiting atmosphere
MC ask for audiences’ attention and then the drummers begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the atmosphere.

(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi
MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí thêm sôi nổi.

Diễn văn khai mạc (Opening speeches)

MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech
After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON
MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite

(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)

Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)

A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists
After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults
Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)
(Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.

Viện launching (Act of launch)

Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes flower ball
When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives
All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.
At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.

(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)

Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có thế mà thôi.

Cách thức thể hiện nội dung proposal event

Barem của 1 proposal event

Tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal event có khác nhau, quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:

• Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
• Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
• Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…
• Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
• Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
• Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.

Nếu mở rộng proposal event, nên tính đến các vấn đề nào?

• Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
• Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình
• Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
• Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
• Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
• Cấu trúc nhân sự team làm event này
• Kinh phí dự kiến
• Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.

Điểm quan trọng nhất mà bạn cần nắm

Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.

Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:

• Mục đích
• Thông tin cơ bản
• Thể lệ tham dự
• Cơ cấu giải thưởng
• Cách thức thực hiện cuộc thi,…

Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:

• Mục đích
• Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> đề xuất phương án
• Thông tin cơ bản
• Nội dung chương trình
• Vấn đề tuyển dụng
• Vấn đề báo cáo
• Vấn đề thực thi

Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.

Đồng nhất về màu sắc chủ đạo

• Màu sắc của toàn slide nên hài hòa và đồng nhất từ trên xuống dưới về background, title, nội dung và cả các biểu tượng sử dụng.
• Một slide nên tập trung vào khoảng 3 màu sắc chính và không nên vượt quá 4-5 màu sắc sử dụng thường xuyên.

Thường nếu là corporate presentation thì sẽ có template màu sắc định sẵn của công ty. Nếu là proposal thì nên chọn màu sắc proposal là màu thương hiệu của khách hàng để tạo sự quen thuộc. Còn nếu là presentation hội thảo chia sẻ thì chọn màu sắc tùy ý. Có thể tham khảo các bản màu chuẩn để chọn màu cho “sang chảnh” hơn: colourlovers.com, color.adobe.com

Đồng nhất về font

• Font chữ sử dụng cho toàn slide nên đồng nhất một font, không nên sử dụng nhiều font khác nhau trên một bài presentation.
• Ưu tiên tính dễ đọc hơn là sự màu mè và “đẹp” – trừ khi nó phục vụ một mục đích gì đó cho bài thuyết trình.
• Ưu tiên lựa chọn các font chữ phổ biến và có thể hiển thị tốt trên mọi loại máy tính, hệ điều hành và quan trọng nhất là hỗ trợ Tiếng Việt (nếu slides của bạn có dùng)
• Các file presentation có thể được gửi cho người khác và họ có thể dùng hệ điều hành / thiết bị khác và có thể không hiển thị font chữ của bạn tốt.
• Ưu tiên lựa chọn các font chữ hiển thị tốt trên web vì ngày nay presentation của bạn thường có thể được upload lên Google Slide hoặc tương tự trước khi share cho người khác và do đó nếu font chữ hơi hiếm gặp có thể sẽ không có và trình duyệt sẽ tự động trả về font mặc định (và đôi khi không đẹp lắm).

* Font đẹp và tương thích tốt với nhiều software, hệ điều hành, web và hỗ trợ tiếng Việt:
Serif: Georgia, Times New Roman, Courier New
San serif: Helvetica, Verdana, Century Gothic

* Đồng nhất toàn bộ font trong một presentation: Home menu > Replace font (góc cùng bên phải bấm Find dropdown) sẽ có thể thay toàn bộ font trong file presentation đảm bảo không bị sót

* Hiểu thêm về Serif và San serif trong phần typography

Đồng nhất về size chữ

Size chữ nên đồng nhất cho toàn bộ presentation:

• Một số thành tố luôn cần giữ một font size nhất định. Ví dụ slide header size là 40 thì luôn nên là size 40 xuyên suốt, title trong nội dung size là 18 và bold thì luôn nên giữ là 18 và bold không đổi.
• Trong một slide luôn nên giữ đồng nhất về size cho cùng loại thành tố. Ví dụ slide đó có 2 text box thì cả 2 text box đó đều nên chung 1 kích cỡ. Hạn chế quá nhiều kích cỡ khác nhau trong cùng một slide nội dung.
• Nếu trong trường hợp cần phải sử dụng kích cỡ khác nhau để hiển thị nhiều nội dung khác nhau thì mỗi nội dung nên trên 1 slide khác nhau.

Ngay hàng thẳng lối các thành tố

Các thành tố nên được align với nhau, thẳng hàng, hạn chế cảm giác xộc xệch và không cân đối:

• Canh biên các thành tố để đảm bảo sự thẳng hàng
• Canh giữa các thành tố trên slide
• Canh biên đồng đều giữa các thành tố và mép slide
• Cân bằng khoảng cách giữa các thành tố

Background (chung cho toàn bộ presentation – trừ cover proposal event)

Lựa chọn background phù hợp với tính chất của bài presentation. Có 2 cách thường được dùng là solid color (màu đơn sắc) hoặc là hình ảnh. Không nên dùng gradient (màu đa sắc) do tương phản kém và khó trình bày nội dung. Trừ khi nó phục vụ một mục đích đặc biệt gì đó mà bạn muốn.

• Màu đơn sắc: nên chọn các màu sắc có độ tương phản với text để dễ đọc chữ. Background đơn sắc thường phù hợp cho các presentation mang tính nghiêm túc, corporate và phải trình bày nhiều số liệu, chữ, graphs / charts hơn.
• Hình ảnh: nên chọn các hình ảnh không có quá nhiều chi tiết và có màu chủ đạo tương phản với text để dễ đọc chữ. Background hình ảnh thường phù hợp để present các ý tưởng, tạo cảm hứng và mang tính hình tượng. Có thể dùng kèm transparent layer để giúp text dễ đọc hơn.

*Nếu cover là background hình ảnh thì các slide sau có thể là hình ảnh hoặc trống nhưng nếu cover là background đơn sắc thì các slides sau nên đơn sắc để đồng nhất hơn.

Hình ảnh minh họa

Hình ảnh minh họa trong các file thuyết trình nên tuân theo vài quy tắc cơ bản:

• Chất lượng cao, không bể, không mờ, không watermark
• Tuy nhiên cũng cần cân đối việc đẹp và file size của hình ảnh
• Nếu hình ảnh có người, thì nên chọn ảnh có người Châu Á – trừ khi sản phẩm bạn phục vụ thị trường Âu / Mỹ
• Hình ảnh cần phục vụ một mục đích rõ ràng như biểu cảm/nhấn mạnh/tạo ấn tượng, hạn chế đưa hình ảnh vào chỉ để cho “đỡ trống”, “cho đẹp”
• Hình ảnh lấy từ trang web nào thì nên có source là hình ảnh từ trang đó

Một số website free stock có thể download ảnh chất lượng cao, không watermark (thay vì là Google Image): pexels.com, freestock.com, unsplash.com, stocksnap.io

Icons

Sử dụng icon để diễn đạt, biểu thị những gì mình muốn một cách rõ ràng hay hình tượng hơn. Giảm bớt sự nhàm chán của những nội dung quá nhiều text. Icon nên sử dụng đơn sắc và đơn giản. Nhìn vào có thể hiểu ngay ý nghĩa và thấy sự tương quan với nội dung đi kèm.

Nguồn tốt để download icon miễn phí: thenounproject.com

Chính tả

Cố gắng không có các lỗi chính tả cơ bản vì như vậy làm giảm tính chuyên nghiệp
Bật chế độ tự động kiểm tra lỗi chính tả trên ứng dụng làm presentation proposal event mà mình đang sử dụng (Tiếng Anh). Powerpoint, Keynote và Google Slide.

Cho tiếng Việt thì Powerpoint hơi phức tạp xíu nhưng có hướng dẫn, Google Slide thì đơn giản hơn, còn Keynote thì không tìm thấy hướng dẫn.

Shapes / Text box / Smart arts

Dùng các thành tố trên để thêm sự rõ ràng vào trong bài presentation cũng như để vẽ các cấu trúc và minh họa cho ý mình muốn truyền đạt. Một số thứ nên chú ý khi sử dụng các thành tố trên:

• Chú ý đến màu sắc các thành tố này với màu sắc tổng thể của presentation proposal event
• Sử dụng các Smartarts của Powerpoint để tạo process nhanh hơn. Keynote không có Smartarts nên bạn buộc phải tự tạo.
• Kết hợp các thành tố để tạo thành kết quả bạn muốn một cách tốt nhất

Table

Sử dụng table để trình bày các dữ kiện một cách rõ ràng và trực quan hơn. Một số lưu ý khi sử dụng table:

• Điều chỉnh màu sắc của table để phù hợp với màu sắc tổng thể của presentation
• Table với transparent background đa phần nhìn hiện đại hơn, table với background màu nhìn mang tính truyền thống và chắc chắn
• Canh giữa, đều cạnh để nhìn gọn gàng hơn
• Chỉnh chiều ngang các cột với nội dung tương đồng cho bằng nhau bằng Layout -> Distribute column
• Nội dung trong table đôi khi sẽ nhìn không rõ ràng khi xuống dòng, nên kết hợp thêm bullet points
• Nếu table ít nội dung, có thể không cần border. Nếu table nhiều nội dung, nên có border để phân định các nội dung rõ ràng hơn

Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa 

Có người muốn proposal event phải thể hiện các ý tưởng bay bổng. Có người khoái tính chặt chẽ logic. Lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp. Nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.