Dân gian có câu: “Mưu sự tại nhân, thành sự tại thiên”, tức là dù có lên kế hoạch chỉn chu đến đâu cũng khó tránh các rủi ro, sơ xuất. Điều này đúng với mọi hoạt động trong đời sống, mọi loại hình sự kiện, trong đó có cả lễ khai trương. Tuy nhiên, không vì thế mà chúng ta bỏ qua bước xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương. Kịch bản chính là phương tiện cốt lõi để chương trình được vận hành một cách trơn tru và hướng đến đúng mục đích, đúng đối tượng. Trong nội dung sau, Công ty Palamun Event xin đề cập chi tiết hơn đến một số rủi ro khi tổ chức khai trương hay gặp phải.
Contents
3 yếu tố quyết định đến chất lượng kịch bản tổ chức lễ khai trương
Qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Palamun Event nhận định, một kịch bản tổ chức lễ khai trương được xây dựng chặt chẽ, ấn tượng quyết định đến hơn 80% mức độ thành công của sự kiện. Trong đó, có đến 3 yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng kịch bản:
Ngôn ngữ thể hiện
Vấn đề ngôn ngữ trong kịch bản tổ chức lễ khai trương liên quan phần nhiều đến MC Script. Ngoài ngôn từ, cách diễn đạt và hình thể của MC cũng rất được chú trọng. Nhìn chung, ngôn ngữ thể hiện trong buổi lễ không gò bó về mặt quy chuẩn. Nhưng phải đáp ứng độ trong sáng, dễ hiểu – trang trọng nhưng không quá xa cách, chân thành với khách mời nhưng phải thể hiện được giá trị cốt lõi và khẳng định uy tín thương hiệu.
Theo đó, ngôn ngữ sẽ phát huy thế mạnh trong phần lời cảm ơn lễ khai trương ở đầu và cuối chương trình. Bạn không nhất thiết phải dùng từ ngữ hoa mỹ, bóng bẩy. Vậy nên, hãy xem xét cẩn trọng mục tiêu của chương trình, cố gắng thấu hiểu và kết nối với đám đông tham gia sự kiện.
>>> Xem thêm: Từ A đến Z các thuật ngữ về tổ chức sự kiện
Cách phân chia thời gian
Lên timeline và phân chia nội dung là phần quan trọng nhất trong kịch bản tổ chức lễ khai trương. Cụ thể, một chương trình thông thường sẽ đi theo trình tự như sau:
- Đón khách;
- Văn nghệ chào mừng;
- Khai mạc, đại diện doanh nghiệp, chủ đầu tư đọc phát biểu lễ khai trương;
- Tiến hành nghi thức cắt băng khai trương;
- Tương tác với khách mời bằng minigame, tiệc mừng;
- Gửi lời cảm ơn, lời chào, kết thúc buổi lễ và tiễn khách.
Mỗi phần chương trình sẽ tương ứng với thời lượng từ 10 – 15 phút và sẽ kéo dài hơn cho phần tương tác, khuấy động không khí buổi lễ. Bởi, tổ chức lễ khai trương không chỉ sâu sát về giá trị tâm linh mà thực tế hơn bao giờ hết chính là để gây chú ý với khách mời và níu chân họ bằng các hoạt động thú vị.
Sự phối hợp của nhân lực và vật lực
Trước khi buổi lễ diễn ra sẽ có các đầu việc quan trọng cần thực hiện như sau:
- Chốt số lượng và danh sách khách mời;
- Lựa chọn thời gian, địa điểm diễn ra lễ khai trương;
- Thiết kế và in ấn các ấn phẩm cho buổi lễ: thư mời, backdrop, standee, bandroll, photobooth,…;
- Thi công dựng sân khấu và chuẩn bị các trang thiết bị tổ chức sự kiện.
Theo đó, kịch bản tổ chức lễ khai trương cùng kịch bản MC sẽ được chuẩn bị sau đó. Có thể nói, kịch bản chính là nền tảng để triển khai các hạng mục công việc. Đồng thời còn là động lực thúc đẩy tiến độ thực hiện thông qua việc lựa chọn đội ngũ và trang thiết bị phù hợp. Đơn cử đội ngũ PG đón khách, bộ phận kỹ thuật, bộ phận thi công trang trí và setup sự kiện,… Tùy từng hạng mục sẽ có vật tư, trang thiết bị tương ứng.
>>> Xem thêm: [MẸO] Cách xem ngày giờ làm lễ cúng khai trương nhà xưởng để kinh doanh thuận buồm
Xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương và các rủi ro thường gặp
Các rủi ro là điều không thể tránh khỏi khi triển khai bất cứ hoạt động nào. Nói thế không phải phủ nhận tầm quan trọng của việc lập kế hoạch. Nhưng một kế hoạch hoàn chỉnh là một kế hoạch có thêm bước lường trước rủi ro, dự trù chi phí phát sinh,… Từ đó điều động nhân lực xử lý kịp thời, giúp cho chương trình diễn ra suôn sẻ.
Khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương cũng vậy. Chúng tôi xin đưa ra một số gợi ý các rủi ro thường gặp như sau:
Thời tiết
Tùy quy mô hoạt động và đặc điểm ngành hàng mà đơn vị có thể lựa chọn cách tổ chức lễ khai trương indoor hoặc outdoor. Nhìn chung, cách tổ chức outdoor hiện khá phổ biến, thích hợp với những lễ khai trương cửa hàng, chi nhánh,… Điểm nổi bật của phương án này chính là không gian mở, dễ dàng tương tác và gia tăng tỷ lệ chốt sale.
Tổ chức outdoor khá thú vị, nhưng cần cân nhắc trước về thời tiết, dù là mưa bão hay nắng nóng cũng đều có ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện. Bởi một khi thời tiết không như ý, khách mời có thể bỏ về ngay lập tức, từ đó khiến bối cảnh sự kiện trở nên hỗn loạn. Và bản thân bạn, chắc chắn sẽ không muốn tất cả mọi người đều không thoải mái khi xem lễ khai trương múa lân trong điều kiện thời tiết xấu.
Do đó, phương án tốt nhất cần triển khai đó là chuẩn bị các mái che chắc chắn. Để có sự chuẩn bị hiệu quả hơn, nên cập nhật dự báo thời tiết thường xuyên, ít nhất là 7 ngày trước khi diễn ra buổi lễ.
Tiến độ thi công các hạng mục theo kịch bản tổ chức lễ khai trương
Có một vài sai lầm trong cách quản lý tiến độ mà hầu như đơn vị nào khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương cũng đều lặp đi lặp lại. Đó là chủ đầu tư muốn tiết kiệm ngân sách nên cắt giảm phần lớn chi phí cho việc đầu tư các hạng mục. Theo đó, nhà thầu thi công buộc phải giảm bớt số lượng nhân sự. Vì thế, khi không đủ lực lượng, chất lượng công việc không đảm bảo cũng là lẽ đương nhiên.
Bên cạnh đó, cũng tồn tại một số lý do khách quan. Có thể kể đến sự hạn chế tại địa điểm tổ chức không cho xe tải đi vào hoặc có yêu cầu khắt khe về trang phục tại các trung tâm hội nghị.
Để hạn chế tình trạng dây dưa, chậm tiến độ, trước mắt cần giao công việc cho nhà thầu thi công. Dựa vào kinh nghiệm có được, họ sẽ biết cách quán xuyến khối lượng công việc. Bên cạnh đó, cần có sự phân luồng công việc, ví dụ theo trình tự sân khấu – dàn âm thanh, ánh sáng – setup cảnh trí. Và sau cùng, bạn có thể vừa thi công vừa tổng duyệt để kịp thời nắm bắt những sai sót và có cách khắc phục.
Vấn đề an toàn cháy nổ
Đa số các rủi ro về tính an toàn trong sự kiện đều đến từ hệ thống trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng,… Theo nhìn nhận của chuyên gia, những rủi ro xuất phát từ trang thiết bị đặc biệt trở nên khó khăn hơn trong trường hợp sự kiện tổ chức ngoài trời. Nếu gặp phải thời tiết xấu sẽ để lại hậu quả khôn lường. Chính vì vậy, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng các trang bị chống điện giật. Đồng thời, bạn cũng nên training nhân sự trước về cách sử dụng các hiệu ứng khói lửa trong chương trình để phòng tránh tối đa các trường hợp nguy hiểm đến tính mạng.
Ngoài ra, địa hình tại địa điểm tổ chức lễ khai trương cũng rất đáng quan tâm. Trước mắt, cần đảm bảo mặt bằng bằng phẳng, tránh dựng sân khấu trên các khu vực gồ ghề hoặc cát lún. Nếu buộc phải dựng sân khấu trên mặt bằng như vậy, nên lưu ý đến cách gia cố đảm bảo sân khấu chắc chắn hết mức có thể. Bên cạnh đó, nếu xây sân khấu cao, cần bố trí thêm lan can che chắn, giúp nhân sự di chuyển thuận lợi hơn.
Quản lý an ninh nội bộ trong kịch bản tổ chức lễ khai trương
Trước khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương, chắc chắn bạn đã nắm được số lượng khách mời tham dự. Về cơ bản, cũng như nhiều loại hình sự kiện khác, lễ khai trương là nơi tập trung đông người. Không chỉ khách mời, còn có cả những đối tượng đến xem “chùa”. Hơn thế, trong khi buổi tiệc diễn ra, mọi người sẽ dùng không ít bia rượu, thậm chí chất cấm. Vấn đề giao tiếp giữa mọi người có thể sẽ đi xa hơn và dẫn đến va chạm. Do đó, sự kiện cần có đội ngũ bảo an túc trực ở mọi khu vực, ngăn chặn các tình huống xô xát dẫn đến thương tích. Ngoài ra, nếu sơ ý để chất cấm có mặt trong sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm pháp luật.
Chất lượng thực phẩm
Thực phẩm trong sự kiện sẽ do đội ngũ FnB đảm trách. Tiêu chuẩn để đánh giá không chỉ ở độ thơm ngon, đẹp mắt, mà còn phải an toàn vệ sinh thực phẩm. Bởi đã có không ít sự kiện xảy ra trường hợp ngộ độc.
Để đảm bảo vấn đề thực phẩm, chuyên gia gợi ý các hướng như sau:
- Đặt tiệc tại các nhà hàng, khách sạn 5 sao;
- Kiểm tra thật kỹ trước khi lên món nếu kinh phí không cho phép;
- Quy định giờ lên món kỹ càng trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, tránh lên món chậm, đảm bảo món ăn lúc nào cũng tươi mới và nóng hổi.
Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event có một vài khái quát về các rủi ro hay gặp phải khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương. Mong rằng các thông tin trên đây mang đến cho bạn góc nhìn sâu hơn về đường hướng tổ chức sự kiện. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào và nhận tư vấn báo giá, vui lòng liên hệ hotline: 08 66 48 11 15 (gặp Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (gặp Mr. Thu Trần). Chúng tôi luôn hân hạnh đồng hành cùng bạn!
