Tất tần tật Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

317 lượt xem

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng cần thực hiện đầu tiên khi muốn thực hiện một chương trình sự kiện như: Khai trương, khánh thành, động thổ, hội nghị, Gala dinner, tiệc tri ân khách hàng, live show… Tuy nhiên, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc khảo sát và lựa chọn địa điểm thì hãy cùng Palamun Event chia sẻ tổng hợp kinh nghiệm lựa chọn nhé!

Phân loại tiêu chí chọn địa điểm tổ chức sự kiện

địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm sự kiện Không gian ngoài trời (outdoor) và trong nhà (indoor) (Ảnh: Internet)

Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể phân loại:

Không gian ngoài trời (outdoor)

Sân vận động, công viên, , quảng trường, bãi đất rộng, khuôn viên của các trường học, cơ quan, bãi biển, bãi cỏ, khu vực biểu diễn công cộng…

Ưu điểm

  • Tổ chức sự kiện ở không gian ngoài trời ít bị giới hạn, bó hẹp trong một phạm vi không gian cụ thể.
  • Thuận tiện cho việc tăng, giảm qui mô của sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện có thể thay đổi không gian cho phù hợp với diễn biến thực tế của sự kiện, trong khi đó điều này sẽ rất khó nếu tổ chức sự kiện trong hội trường.
  • Không gian ngoài trời có thể là một trong những điều kiện thích hợp cho việc đưa ra các ý tưởng sáng tạo độc đáo do không bị giới hạn bởi không gian hẹp, ít bị rơi vào trùng lặp về không gian cũng như ý tưởng.

Nhược điểm

  • Chỉ phù hợp với một số loại hình sự kiện nhất định.
  • Chịu ảnh hưởng rất lớn của yếu tố thời tiết. Đây là nhược điểm mà các nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm ví dụ, vào những tháng thường có mưa to chẳng hạn, cần phải xem xét các dự báo về thời tiết và có kế hoạch chuẩn bị dự phòng khi thời tiết bất lợi xảy ra.
  • Các điều kiện hỗ trợ thường khó khăn hơn so với tổ chức trong các hội trường (ví dụ nguồn điện, lối đi lại, khu vực vệ sinh, nhân viên phục vụ, vấn đề an ninh…).
  • Giới hạn về thời gian chuẩn bị và các thủ tục xin phép.

Không gian tổ chức sự kiện bên trong (indoor)

Đó là nơi có địa điểm tổ chức sự kiện trong các không gian giới hạn khác nhau, có thể là trong các phòng chuyên dụng về hội nghị, hội thảo; nhà hát; viện bảo tàng, khu hội chợ, triển lãm, các gian hàng, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa, lớp học…

Ưu điểm

  • Có khuôn khổ rõ ràng, do đó ít có những biến động lớn về kế hoạch cũng như công tác triển khai sự kiện.
  • Lợi dụng được cơ sở vật chất kĩ thuật sẵn có cũng như các dịch vụ mà cơ sở cung ứng không gian có thể cung cấp cho ban tổ chức sự kiện (ví dụ như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ…).
  • Đảm bảo hơn trong các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh so với không gian ngoài trời.

Nhược điểm

  • Bị bó hẹp về qui mô nhất định, do đó khi tính toán số khách mời nhà tổ chức sự kiện cần phải căn cứ vào địa điểm hoặc ngược lại (nếu đã chốt danh sách khách mời) nhà tổ chức sự kiện phải tìm địa điểm phù hợp.
  • Dễ lặp lại, dễ rơi vào khuôn mẫu trong cách bài trí, tổ chức.
  • Không gian hỗn hợp: Đó là sự kiện được diễn ra vừa ở ngoài trời, vừa ở trong nhà. Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức ở Bảo tàng dân tộc học, các hoạt động vừa diễn ra bên trong khu nhà chính của bảo tàng, vừa diễn ra trong khuôn viên bảo tàng.
  • Không gian hỗn hợp thường kết hợp được các ưu điểm của cả hai loại nói trên. Tuy nhiên việc lựa chọn không gian hỗn hợp tương đối khó khăn (ít có cơ sở có thể thỏa mãn được, đặc biệt ở các thành phố lớn). Tuy nhiên đối với các sự kiện có qui mô lớn, có nhiều nội dung đây là loại địa điểm được lựa chọn phổ biến.
  • Căn cứ vào cơ sở vật chất kĩ thuật vốn có.

Yếu tố nào cần quan tâm để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện?

địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm là bộ mặt của sự kiện và cũng là bộ mặt của doanh nghiệp (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Những Địa điểm tiệc sân vườn có thể bạn chưa biết đến

Để có thể tìm được một địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý, các bạn nên đến tận nơi xem và khảo sát thực tế bởi vì hình ảnh trên mạng đôi khi được photoshop quá đà hoặc đã cũ, xuống cấp. Chính vì vậy để tìm được một đơn vị cho thuê uy tín là điều không hề dễ. Tại Hồ Chí Minh, Phòng Hội Nghị là một trong những đơn vị cho thuê uy tín tại TpHCM được khách hàng tin tưởng và lựa chọn trong nhiều năm qua.

Yếu tố không gian

Địa điểm tổ chức sự kiện là bộ mặt của sự kiện và cũng là bộ mặt của doanh nghiệp. Chính vì vậy các bạn cần hết sức lưu ý khi lựa chọn vị trí địa lý.
Chúng ta nên chọn những địa điểm tổ chức sự kiện ở trung tâm thành phố, tại các trục đường lớn, bãi đỗ xe rộng rãi để tổ chức event thuận lợi nhất

Bố cục không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Đầu tiên chúng ta phải xác định được tính chất của event. Chẳng thể nào chúng ta có thể tổ chức buổi hội thảo du học tại trung tâm tiệc cưới được. Chính vì thế cần phải xác định tính chất, không gian bên trong và bên ngoài có phù hợp không, có kết hợp được với những idea đã lên kịch bản từ trước không

Mức độ an toàn

Lựa chọn một địa điểm đạt chuẩn sẽ đảm bảo an toàn cho chính chúng ta và khách mời. Chúng ta cần quan tâm đến hệ thống PCCC, lối thoát hiểm, các địa điểm bệnh viện, công tác PCCC và sơ cấp cứu.

>>> Xem nhanh: 7 địa điểm tổ chức sự kiện tiệc riêng tư tại Sài Gòn

Yêu cầu về tiện nghi

Cơ sở vật chất là yếu tố thiết yếu làm nên một event thành công. Vì vậy khi khảo sat bạn cần quan tâm đến các tiện nghi như: Thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, hệ thống máy chiếu màn chiếu, bảng, bút, flipchart, hệ thống wifi, các dụng cụ trang trí cơ bản.

địa điểm tổ chức sự kiện
Cơ sở vật chất tại địa điểm sự kiện là yếu tố thiết yếu làm nên một event thành công (Ảnh: Internet)

Giá cả của địa điểm tổ chức sự kiện

Trước khi thuê địa điểm nào đó, các bạn nên tìm hiểu mặt bằng chung giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Giá thuê các địa điểm tại khu vực trung tâm thành phố thường sẽ cao hơn các khu vực lân cận.
Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại các trung tâm hoặc khách sạn 4, 5 sao thường khá đắt nhưng đảm bảo được sự sang trọng của sự kiện.

Còn nếu bạn cần một hội trường để tổ chức sự kiện với quy mô tầm trung thì nên chọn các hội trường đạt chuẩn sẽ giúp bạn tối ưu được chi phí.

Khi xem xét giá bạn nên lưu ý xem giá thuê đã bao gồm các dịch vụ kèm theo chưa. Các dịch vụ thường các đơn vị hay cho thuê đó là máy chiếu, màn chiếu, bảng, bút, flipchart. Bạn nên thuê tại các đơn vị báo giá thuê trọn gói để tránh những chi phí phát sinh thêm. Bạn cũng cần lưu ý xem đơn vị cho thuê theo giờ, theo buổi hay theo ngày. Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện vào cuối tuần có bị tăng không.

Các chú ý khi lựa chọn địa điểm cho mỗi sự kiện

địa điểm tổ chức sự kiện
Có rất nhiều yếu tố phải cân nhắc đến khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

>>> Tham khảo thêm: TOP 10+ địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại TP. HCM

Những yếu tố sau đây là quan trọng và căn bản nhất để sự lựa chọn đó là phù hợp nhất với sự kiện:

Ngân sách của sự kiện

Ngân sách là yếu tố quan trọng và quyết định của một sự kiện. Cân nhắc chi phí và chi phí phát sinh đối với cả 2 địa điểm là vô cùng cần thiết. Dựa trên ngân sách mà doanh nghiệp đưa ra để quyết định, thông thường giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TP. HCM thông thường sẽ cao hơn ở các tỉnh lân cận.

Thời điểm tổ chức sự kiện

Đơn vị phải cân nhắc đến lợi ích của người tham gia. Tùy theo điều kiện thời tiết tại thời điểm sự kiện diễn ra, ban tổ chức sẽ phải tạo sự thoải mái tối đa cho khách hàng và đối tác tham dự sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện đáp ứng về quy mô

Sự kiện phải đáp ứng được yêu cầu về quy mô nhưng không vượt quá ngân sách dự trù.

công ty event chuyên nghiệp
Tổ chức sự kiện sẽ không tránh khỏi những trường hợp rủi ro về thời tiết, vì vậy bạn nên sử dụng phương án nhà bạt khi tổ chức ngoài trời (Ảnh: Palamun Event)

Chủ đề của sự kiện

Chủ đề là chìa khóa của sự kiện. Nếu sự kiện có chủ đề trang trọng, tổ chức trong nhà sẽ dễ dàng hơn cho khâu chuẩn bị và trang trí. Với các sự kiện mang tính chất thoải mái, bao gồm nhiều hoạt động hay cần không gian rộng thì các địa điểm ngoài trời lại phù hợp hơn.

Địa điểm tổ chức sự kiện có thể thực hiện khi trời mưa

Tổ chức sự kiện sẽ không tránh khỏi những trường hợp rủi ro về thời tiết. Yếu tố trời mưa cũng khiến bạn có phương án dự phòng. Do vậy, nếu tổ chức vào mùa mưa, hãy chọn địa điểm có bãi đậu xe ở hầm để tạo cảm giác thoải mái cho người tham gia. Lựa chọn tổ chức sự kiện trong nhà thay vì tổ chức ngoài trời. Các địa điểm ngoài trời tại TP. HCM thì khá đa dạng và phong phú và phần lớn không nằm ở khu vực trung tâm.

Các dịch vụ đi kèm đảm bảo tiện nghi tại địa điểm tổ chức sự kiện

Để tổ chức sự kiện thành công, bạn cần quan tâm tới những yếu tố khác như hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị và máy móc cần cho sự kiện của mình. Để chắc chắn, bạn nên kiểm tra chất lượng của các dịch vụ trong quá trình khảo sát để đảm bảo độ tin cậy khi nhà cung cấp thực hiện lên chương trình của mình.

Hệ thống an ninh

Cuối cùng, khi tổ chức sự kiện cần đảm bảo yếu tố an ninh. Hệ thống phòng chống cháy nổ của địa điểm cần đáp ứng ở mức tiêu chuẩn, có đầy đủ công cụ dự phòng.

Kết luận

công ty event chuyên nghiệp
Lựa chọn địa điểm cũng là một bước “khó nhằn” trong quy trình tổ chức sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

Như vậy, chỉ riêng việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng là một bước “khó nhằn” trong quy trình tổ chức sự kiện. Các đơn vị tổ chức phải hết sức lưu ý những ưu, nhược điểm của từng loại hình địa điểm để tổ chức một chương trình phù hợp. Công ty sự kiện Palamun Event hy vọng với những chia sẻ kinh nghiêm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trên sẽ giúp các bạn có thể lựa chọn được địa điểm thích hợp với sự kiện của mình nhé!