Bài toán chi phí tổ chức kỷ niệm thành lập luôn là vấn đề gây đau đầu đối với nhà tổ chức sự kiện. Thực tế cho thấy, việc hoạch định và cân đối rất khó đạt độ chính xác tuyệt đối. Nhưng vẫn không thể bỏ qua, nhằm hạn chế tối đa tình trạng bội chi, thua lỗ sau khi hoàn tất sự kiện. Dự trù kinh phí ngay từ sớm có thể giúp quá trình chuẩn bị và triển khai sự kiện diễn ra hợp lý, trọn vẹn và đem lại thành công mỹ mãn.
Trong nội dung bài viết dưới đây, Công ty Palamun Event xin chia sẻ các loại chi phí tổ chức kỷ niệm thành lập nào cần chú ý cùng các thông tin chi tiết đi kèm. Hy vọng sẽ hỗ trợ bạn đọc ít nhiều trong quá trình dự trù ngân sách tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty!
Contents
Các khoản chi phí tổ chức kỷ niệm thành lập quan trọng
Từ kinh nghiệm hơn 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, Palamun Event xin khái quát một số khoản chi phí tổ chức kỷ niệm không thể thiếu. Cụ thể như sau:
Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Khoản chi phí này đảm bảo buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty có không gian tổ chức. Về cơ bản, doanh nghiệp có 2 sự lựa chọn. Một là thuê chỗ tại các nhà hàng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,… Không gian càng sang trọng và đẳng cấp thì chi phí cho thuê sẽ càng cao. Hoặc nếu doanh nghiệp của bạn muốn tiết kiệm chi phí, có thể tổ chức ngay tại công ty. Nhìn chung, doanh nghiệp cần cân nhắc quy mô và tính chất sự kiện ngay từ đầu. Để có sự lựa chọn phù hợp về địa điểm. Vì thuê địa điểm là chi phí cần được chi trả ngay từ đầu.
Chi phí trang trí sự kiện
Hạng mục trang trí chiếm phần lớn trong tổng chi phí tổ chức. Bao gồm: sân khấu, cổng chào, standee, backdrop, photobooth, hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led,…
Xem thêm: Những sai lầm khi Tổ chức kỷ niệm thành lập doanh nghiệp cần nên tránh
Chi phí cho tiệc chiêu đãi
Tiệc chiêu đãi là phần không thể thiếu khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Đây cũng là phần dễ làm phát sinh chi phí. Vì trong tiệc mừng, gia tăng bia rượu là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Chưa kể các trường hợp dị ứng thực phẩm, đồ uống. Chi phí cho tiệc chiêu đãi có thể gộp chung với chi phí thuê địa điểm. Nếu doanh nghiệp muốn tổ chức một bữa tiệc hoành tráng bên ngoài. Cần lưu ý về số lượng khách mời và cân nhắc thực đơn phù hợp.
Chi phí tổ chức kỷ niệm thành lập cho quà tặng, phần thưởng
Khoản dành cho quà tặng, phần thưởng là hoàn toàn bắt buộc đối với mọi lễ kỷ niệm. Trong đó, phần thưởng nhằm mục đích vinh danh nhân viên xuất sắc. Và quà tặng dành cho các cá nhân, đội nhóm chiến thắng các trò chơi trong sự kiện. Bên cạnh đó, quà tặng cũng dành cho khách hàng và đối tác vào cuối chương trình.
Chi phí dự phòng
Tùy vào mức độ phức tạp của sự kiện, chi phí dự phòng cần dự trù khoản 5% – 15% tổng chi phí đã bỏ ra. Nhằm ứng phó với những tình huống bất ngờ hoặc rủi ro.
Cách dự trù chi phí tổ chức kỷ niệm thành lập đúng cách, tránh thâm hụt
Hoạch định chi phí tổ chức kỷ niệm thành lập luôn cần thiết để đảm bảo sự kiện thành công trọn vẹn. Chuyên gia tổ chức sự kiện gợi ý những biện pháp thiết thực như sau:
- Lên danh sách những hạng mục cần chi trả: giúp bạn nắm được những khoản bắt buộc và những khoản có thể thay đổi theo nhu cầu của công ty. Việc lên danh sách cần chi tiết và đầy đủ để tiện theo dõi và tính toán sau khi kết thúc sự kiện. Bao gồm một số hạng mục quan trọng, như: địa điểm tổ chức, trang trí, nhân sự, trang thiết bị hậu cần,…;
- Cần thảo luận kỹ càng về giá cả các hạng mục: doanh nghiệp cần trực tiếp bàn bạc thật kỹ với đơn vị tổ chức tránh phát sinh mâu thuẫn tiền bạc về sau;
- Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín: chỉ với 1 lần chi trả, doanh nghiệp sẽ an tâm hơn về tất cả các hạng mục cần chuẩn bị. Những đơn vị uy tín sẽ đảm bảo mang đến giải pháp tối ưu, phù hợp ngân sách của bạn.
Xem thêm: Top 7 ý tưởng Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập khác biệt, ấn tượng
Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event tự hào là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp khi tổ chức các buổi kỷ niệm, tri ân khách hàng. Chúng tôi hân hạnh mang đến những sự kiện thành công trọn vẹn, để lại ấn tượng sâu sắc với chi phí phải chăng, hấp dẫn. Trong mùa dịch, chúng tôi vẫn nhận tư vấn, báo giá tận tình. Vui lòng gọi về hotline: 08 66 48 11 15 hoặc các thông tin bên dưới!
