Mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm bạn nên tham khảo cho doanh nghiệp

106 lượt xem

Sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty là dịp để toàn thể cán bộ công nhân viên cùng nhau nhìn lại lịch sử phát triển của công ty. Ngoài ra, những mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm cho tương lai được vạch ra. Và để tổ chức thành công sự kiện quan trọng này. Người tổ chức phải lên kế hoạch cẩn thận và chu đáo cho lễ kỷ niệm thành lập công ty.

mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm
Mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm bạn nên tham khảo cho doanh nghiệp (Ảnh: Palamun Event)

Sau đây, Palamun Event xin đưa ra một ví dụ về phương án tổ chức lễ kỷ niệm được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm với công tác chuẩn bị

Để một sự kiện lễ kỷ niệm diễn ra thành công, thường phải mất hàng tháng trời chuẩn bị. Từ HR, một tiết mục của các chương trình. Ngân sách nên được tính toán cẩn thận. Mọi thứ đã được lên kế hoạch tổ chức và sẵn sàng hoàn thành. Đơn giản là tiết kiệm tiền và tránh lãng phí. Tạo mẫu lịch trình lễ kỷ niệm bao gồm các công việc sau:

Chuẩn bị về khâu nhân sự tổ chức lễ

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty cần rất nhiều nhân viên phục vụ. Từ MC, nhân viên hậu cần, nhân viên lễ tân và nhân viên phục vụ buổi lễ. Có thể bao gồm các đội văn nghệ. Do tính chất này, các doanh nghiệp có thể thuê nhân viên từ các công ty tổ chức sự kiện. Nếu bạn không có đủ nhân viên. Đây cũng là con đường mà nhiều công ty lựa chọn hiện nay. Tiết kiệm cả thời gian và công sức. Tránh làm gián đoạn công việc hàng ngày của bạn.

mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm
Để buổi lễ kỷ niệm được diễn ra suôn sẻ đội ngũ nhân sự có vai trò rất quan trọng (Ảnh: Internet)

Kế hoạch về thời gian, địa điểm

Thời gian và địa điểm tổ chức cần được xác định ngay từ sớm để đội ngũ nhân sự có được những kế hoạch cụ thể và chi tiết. Nếu xác định được thời gian dự kiến diễn ra sự kiện, địa điểm mong muốn hoặc khu vực tổ chức dự kiến và thành phần tham dự sự kiện. Thành phần khách mời góp phần quyết định quy mô tổ chức cũng như hình thức tổ chức sao cho phù hợp. Ngoài ra địa điểm bạn chọn nên đáp ứng được các tiêu chí nhất định như: Gần trung tâm, giá tốt, thực đơn phù hợp, giá thuê sảnh hội nghị hợp lý, quy trình quản lý & setup được hỗ trợ tốt nhất…

mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm
Việc chọn lựa địa điểm tốt sẽ giúp buổi lễ kỷ niệm được diễn ra suôn hơn (Ảnh: Internet)

Chuẩn bị về khâu ngân sách

Ngân sách nên được tính toán cẩn thận phải tránh lãng phí và thất thoát để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của tổ chức. Nhiệm vụ này cần được thực hiện bởi đội ngũ kế toán để đảm bảo độ chính xác cao. Đồng thời, mọi hóa đơn chứng từ phải được công khai rõ ràng, minh bạch sau buổi lễ.

Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ đặc sắc, ‘’không đụng hàng’’

Một buổi lễ kỷ niệm thành lập sắp diễn ra thì các tiết mục văn nghệ biểu diễn sẽ là một trong những món ăn tinh thần luôn được chờ đợi nhất đối với nhân sự nội bộ, ban giám đốc và khách mời danh dự đến tham dự buổi tiệc. Ngoài các tiết mục biểu diễn chuyên nghiệp của các nghệ sỹ nổi tiếng thì còn có các tiết mục cây nhà lá vườn (tiết mục nội bộ mừng kỷ niệm công ty)

Các tiết mục trong các buổi kỷ niệm như: Múa khai mạc, chiếu video hành trình kỷ niệm công ty (5 năm, 10 năm, 20 năm…50 năm), ca hát, diễn kịch, tốp ca, song ca, các game show sân khấu, trò chơi vui nhộn, rút thăm trúng thưởng…

Để làm một chương trình hấp dẫn, cần phải có thêm âm nhạc để cải thiện không khí. Một sự kiện như vậy thường có rất nhiều tiết tiết mục khác nhau, và tùy theo “văn hóa” riêng của mọi doanh nghiệp sao cho phù hợp nhât. Vì vậy, Ban tổ chức có thể tùy theo văn hóa doanh nghiệp xây dựng một tiết mục độc đáo, đảm bảo sự khác biệt và phù hợp.

=> Xem thêm: Top 7 ý tưởng Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập khác biệt, ấn tượng

Kế hoạch chuẩn bị quà tặng

Để buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty, khách và nhân viên của công ty được tặng những món quà một cách ý nghĩa thì cần phải chuẩn bị trước. Và các mặt hàng ở đây là hoa, băng rôn sự kiện hay ghế ngồi, âm thanh, ánh sáng, biểu diễn văn nghệ (nếu có)… và công ty quà tặng lễ kỷ niệm có thể đặt hàng từ những đơn vị cung cấp dịch vụ hợp lý và chu đáo.

mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm
Để cho buổi lễ đến tiết mục trao tặng thật ý nghĩa quà tặng tri ân khách mời hay nhân viên công ty nên chuẩn bị trước (Ảnh: Internet)

Quà tặng tùy theo chi phí của công ty. Nhưng hầu hết là những ấn phẩm có dấu ấn của công ty. Nó có thể được kết hợp với một chương trình để tăng sự thú vị của trò chơi.

Kế hoạch về tiệc chiêu đãi

Tiệc mừng phục vụ tại lễ kỷ niệm cũng rất quan trọng, đây là khâu tạo nên sự kết nối giữa: Hội đồng quản trị, các Sếp và toàn thể nhân viên, đối tác, khách mời…Vì vậy lựa chon thực đơn và thức uống chiêu đãi cho lễ kỷ niệm thành lập cần phải thực sự chú trọng vào món ăn và thức uống một cách chu đáo. Palamun Event khuyên bạn hãy cân nhắc thực đơn Set Menu hay Buffet sao cho phù hợp với ngân sách và đồng thời đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.

mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm
Để cho buổi lễ kỷ niệm thành công thì việc chu đáo chọn thực đơn là việc quan trọng (Ảnh: Palamun Event)

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm về concept, ý tưởng chương trình

Hiện nay mỗi năm có rất nhiều sự kiện lễ kỷ niêm thành lập diển ra, để làm sao sự kiện của bạn trở nên khác biệt thì bạn cần nên chú trọng ban đầu về ý tưởng lễ kỷ niệm thành lập, vì mỗi doanh nghiệp đều có một bản sắc văn hóa khác nhau, vì vậy cần nên tạo nên giá trị cho sự kiện của mình độc đáo, khác biệt.

Lên chủ đề Lễ kỷ Niệm

Sau khi lên được mạch chương trình sơ bộ, đơn vị tổ chức cần tiến hành lên ý tưởng và lựa chọn concept cho sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty. Đây chính là điểm nhấn tạo nên dấu ấn cho sự kiện, thể hiện sự độc đáo, để lại nhiều ấn tượng đẹp cho người tham dự. Chủ đề buổi lễ kỷ niệm thành lập có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nếu xác định được chủ đề rõ ràng, thì công tác lên kế hoạch sau đó sẽ được định hướng tốt hơn cho chương trình.

Mẫu kế hoạch cho khâu trang trí

Sau khi lập kế hoạch tổ chức, hãy chuẩn bị mọi thứ bạn cần cho sự kiện lễ kỷ niệm của mình. Bước tiếp theo mà người tổ chức phải làm là lên kế hoạch cho concept chương trình. Từ đó quyết định phong cách trang trí cho hội trường của bạn. Bạn không chỉ có thể chọn trang phục của khách mời, mà còn có thể chọn concept của buổi tiệc theo phong cách dạ tiệc. Bạn có thể kết hợp với tiệc nhẹ hoặc tổ chức buổi lễ trang trọng trong hội trường lớn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Có rất nhiều concept khá phổ biến hiện nay bạn có thể lựa chọn khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty (Ảnh: Palamun Event)

=> Xem thêm: 5 mẹo trang trí lễ kỷ niệm thành lập công ty sáng tạo thu hút

Gửi thư mời và kế hoạch truyền thông

Sau các  bước cơ bản ở trên, bước tiếp theo trong mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm là tiếp cận với khách của bạn. Điều này giúp chúng tôi xác định số lượng khách tham gia thông qua việc kiểm tra khách liên hệ. Từ đó giúp công việc chuẩn bị đón khách trở nên dễ dàng hơn. Hoạt động truyền thông cho sự kiện có phạm vi khá rộng, bao gồm gửi thư mời, thông cáo báo chí cho kiện đến việc đăng tin tức trên các phương tiện truyền thông. Bên cạnh các hạng mục truyền thông quen thuộc như bandroll, banner, cờ, phướn, cổng chào, bảng quảng cáo ngoài trời… bên cạnh đó còn có các kênh truyền thông trực tuyến doanh nghiệp có thể sử dụng như quảng bá trên website, mạng xã hội, trang thông tin trực tuyến, fanpage, báo, đài …

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Cần đưa thông tin tới khách hàng để buổi lễ kỹ niệm diễn ra suôn sẻ, thành công (Ảnh: Internet)

Ngoài ra, liên hệ với khách của bạn sẽ giúp bạn tìm được thời gian và địa điểm. Có thể thu xếp để tham dự buổi lễ. Ngoài ra, các công ty cũng có thể mời các cơ quan truyền thông tổ chức các buổi lễ để tên tuổi của công ty được biết đến rộng rãi hơn trên các phươn tiện truyền thông đại chúng.

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm với Checklist & timeline cho sự kiện

Sau các kế hoạch đã hoạch định trên, bạn sẽ dựa trên kịch bản tổng thể, các hạng mục chi tiết, nhân sự phụ trách từng mục, người tổ chức cần xác định rõ ràng các nội dung cần thực hiện, cũng như xác định các mốc thời gian cho từng hạng mục sự kiện. Điều này giúp đảm bảo các hạng mục được thực hiện theo đúng tiến độ, dễ dàng kiểm tra và theo dõi. Nếu bạn chi tiết nhất và rõ ràng thì sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro và hạn chế về việc phát sinh ngân sách.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lên Checklist cho sự kiện kỷ niệm thành lập sẽ giúp kiểm soát rủi ro một cách tốt nhất (Ảnh: Palamun Event)

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào quy mô và đối tượng của sự kiện, nó cũng có thể được tổ chức trong nhà với quy mô nhỏ hơn. Tuy nhiên, do tính chất và tầm quan trọng của sự kiện này nên hầu hết các công ty thường hợp tác với các cơ quan chức năng để tiết kiệm nguồn lực (thời gian, chi phí,…). Đồng thời, lưu ý hạn chế những rủi ro có thể xảy ra để chương trình chạy thành công.

=> Xem thêm: Đơn vị chuyên tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm bước Rehearsal

Trước ngày diễn ra sự kiện diễn ra, để đảm bảo chương trình được mượt mà và suôn sẻ, nhà tổ chức bắt buộc phải tổng duyệt chương trình lại lần cuối. Việc tổng duyệt (hay còn gọi là rehearsal) giúp đơn vị tổ chức chạy lại lần lượt các phần trong sự kiện, phối hợp giữa các bộ phận từ âm thanh, ánh sáng, biểu diễn, …các nghệ sỹ, vũ đoàn kết hợp thì chương trình thực tế phần lớn sẽ diễn ra thành công theo ý muốn.

Thực hiện chương trình lễ kỷ niệm

Cần đảm bảo tất cả các hạng mục đều được hoàn thành trước ngày diễn ra chương trình theo các bước chi tiết nhất bên trên. Trong ngày diễn ra sự kiện, các bộ phận phối hợp với nhau theo kế hoạch. Quan trọng nhất vẫn là điều phối nhân sự bởi vì trong sự kiện không được phép diễn ra bất cứ sai sót nào thông qua người leader sự kiện và khách hàng điều phối chính. Đồng thời, cần lường trước các phương án quản trị rủi ro để có hướng xử lý kịp thời để chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công nhất.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Trong ngày diễn ra sự kiện, các bộ phận phối hợp với nhau theo kế hoạch (Ảnh Internet)

Đánh giá hiệu quả tổ chức sau sự kiện kỷ niệm

Đây là một trong những khâu vô cùng quan trọng mà hầu hết nhiều doanh nghiệp hay bỏ qua là sau khi lễ kỷ niệm kết thúc, ban tổ chức phải đánh giá hiệu quả của chương trình. Ưu và nhược điểm có thể được nhìn thấy trong sự kiện để đúc kết kinh nghiệm của mình để chuẩn bị cho những sự kiện tiếp theo được chỉnh chu và tốt nhất

Trên đây là một mẫu kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm Palamun Event cho các công ty, doanh nghiệp. Nếu có nhiều vấn đề phát sinh trong khâu tổ chức hãy liên hệ với Công ty Palamun Event ngay hôm nay để được đội ngũ chuyên gia của công ty tư vấn nhiệt tình và miễn phí qua số Hotline sự kiện 0866 48 1115 nhé.