Tiệc cuối năm (Year End Party) là dịp để mọi người trong công ty cùng nhìn lại về thành tựu trong năm qua. Và đưa ra mục tiêu cho năm mới đến. Vì vậy, buổi lễ tổng kết cuối năm này đều được ngóng đợi. Nếu bạn chưa tự tin với kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên của mình, thì đây là bài viết dành cho bạn. Làm sao để những buổi tiệc tất niên công ty diễn ra thật trọn vẹn, ý nghĩa và tràn ngập niềm vui? Xem ngay các chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên từ các chuyên gia Palamun Event bên dưới nhé!
Contents
Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp bạn nên biết
Xây dựng ý tưởng và kịch bản tiệc tất niên
Để có một bữa tiệc tất niên thành công và đáng nhớ, việc đầu tiên nên làm là tìm kiếm các ý tưởng. Đồng thời xây dựng một kế hoạch thật cụ thể. Với kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cho nhiều doanh nghiệp lớn, 3 yếu tố cơ bản nhất cần xác định cho một bản kế hoạch tiệc tất niên theo Palamun Event là:
- Mục tiêu;
- Hình thức;
- Concept của tiệc.
Hãy cụ thể hóa mục tiêu của bạn nhất có thể để việc tổ chức sự kiện dễ dàng hơn. Tùy thuộc vào việc bạn muốn bữa tiệc tất niên đấy dành để tri ân đối tác – khách hàng hay để quảng bá thương hiệu,… Hình thức, concept triển khai cũng như các hoạt động về sau cũng sẽ thay đổi rất nhiều đấy!
>>> Xem thêm: Những ý tưởng tổ chức tiệc tất niên công ty hay nhất bạn nên thử
Hoạch định ngân sách cho tiệc tất niên
Một bản kế hoạch tiệc cuối năm hoàn hảo sẽ không thể nào thành hiện thực nếu không có hoạch định ngân sách. Mỗi doanh nghiệp thường sẽ có một nguồn ngân sách nhất định cho bữa tiệc quan trọng này.
Trước nhất, bạn nên cụ thể hóa những đầu mục cần chi cho sự kiện. Một số hạng mục tham khảo như:
- Chi phí cho địa điểm;
- Dịch vụ cung cấp suất ăn;
- Quà tặng;
- Âm thanh ánh sáng;
- Nhân sự,…
Hãy khảo sát giá cho từng khoảng mục một cách cụ thể, bao gồm cả những khoản phụ phí và thuế. Bạn không nên ước lượng theo cảm tính, và luôn cần phải có một khoảng ngân sách dự phòng! Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên để xây dựng ngân sách cân đối. Hãy nhờ đến sự giúp đỡ của một chuyên gia tổ chức sự kiện.
Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên – Lên danh sách khách mời
Year end party là một sự kiện đặc biệt – nơi yếu tố khách mời cần được chú trọng nhất. Sự vui vẻ và hài lòng của những khách tham gia sẽ quyết định sự thành công của tiệc tất niên. Nó còn ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm và chuẩn bị quà tặng cho khách nữa.
Vì thế, bạn cần xác định rõ số lượng khách mời ngay từ đầu để tránh những rủi ro phát sinh. Hãy bắt đầu bằng việc thống nhất cơ cấu và tổng số lượng khách sẽ đến tham dự bữa tiệc. Sau đó, dựa vào cơ cấu đã có sẵn, bạn có thể xây dựng các danh sách khách mời cụ thể. Như khách VIP, khách tham dự chính, danh sách dự bị, khách mời từ các đơn vị truyền thông,…
Lựa chọn thời gian, địa điểm và các nhà cung ứng cho tiệc cuối năm
Khi bạn đã có hết các yếu tố cần thiết như kịch bản, số lượng khách mời và ngân sách, thì việc lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp rất đơn giản. Ngoài tiêu chí là phù hợp, một địa điểm nằm ở khu vực giao thông thuận tiện nên được ưu tiên. Thời điểm cuối năm thường có khá nhiều buổi tiệc được tổ chức. Vì vậy hãy đặt chỗ trước 1-2 tháng để chắc chắn nhé!
Một lỗi nhỏ mà các công ty hay gặp phải là việc thuê riêng lẻ từng dịch vụ. Việc này sẽ khiến chi phí bỏ ra bị đội lên kha khá. Theo kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên của Palamun, nên lựa chọn 1 nhà cung ứng có thể giúp bạn hoàn thành trọn vẹn buổi tiệc từ nhân sự đến thiết bị cho sự kiện. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.
>>> Xem thêm: TOP 11 địa điểm tổ chức tiệc tất niên tại TP.HCM siêu chất năm 2023
Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên ngày on-site
Hãy đảm bảo trước khi sự kiện chính thức diễn ra, mọi thứ đã được chạy thử và sẵn sàng. Không gian sự kiện đã đúng với concept đề ra chưa? Chương trình của bạn có mấy phần (lễ hay hội)? Thứ tự từng phần trong kịch bản ra sao? Có kịch bản phân công nhân sự cụ thể cho buổi tiệc chưa? Bạn nên trả lời được các câu hỏi này.
Đặc biệt, trước khi event diễn ra ít ngày, bạn nên đến địa điểm tổ chức, giám sát các quy trình set-up sự kiện như sân khấu, bàn ghế, thiết bị để đảm bảo tính chuyên nghiệp và trơn tru của tiệc. Và luôn nhớ, chuẩn bị một kế hoạch quản trị những rủi ro có thể xảy ra trong bữa tiệc trước khi nó chính thức bắt đầu. Đây là điểm cần nhớ khi tổ chức tiệc tất niên!
Tổng kết về những kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên
Để có được một buổi tiệc cuối năm thành công, vui vẻ và hoàn hảo không phải là một việc đơn giản. Tuy sự kiện chỉ mang tính chất nội bộ công ty. Nhưng nó chứa đựng rất nhiều cảm xúc và kỳ vọng từ phía người tham dự.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi Year-end party mỹ mãn, hãy để đội ngũ Palamun Event giúp bạn. Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event đã có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cho các khách hàng doanh nghiệp lớn. Và mỗi buổi tiệc đều diễn ra với sự vui vẻ, hạnh phúc của mọi người. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nhé!
