Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện dịp cuối năm

32 lượt xem

Các sự kiện dịp cuối năm ngày càng nhiều khiến bạn đau đầu suy nghĩ sao cho sự kiện thành công, độc đáo, và hấp dẫn. Cũng vì thế, mà việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện góp phần quan trọng, tác động rất lớn tới thành công của sự kiện. Có vô vàn địa điểm, loại hình tiệc khác nhau nhưng không phải địa điểm nào cũng phù hợp với chương trình của bạn. Hiểu được nỗi quan tâm ấy, Palamun Event sẽ chia sẻ ngay những địa điểm tổ chức sự kiện cũng như lưu ý khi lựa chọn địa điểm. Cùng tìm hiểu để có cho mình địa điểm lý tưởng bạn nhé! 

Cuối năm là mùa cao điểm tổ chức sự kiện, cần lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trước bao lâu? 

Dịp cuối năm là mùa cao điểm trong tổ chức sự kiện. Chính vì thế, để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất, phù hợp với mức giá rẻ nhất thì bạn cần tìm địa điểm càng sớm càng tốt. 

Thời điểm tối thiểu khi bạn đi thuê địa điểm nên là trước 4 – 6 tháng sự kiện chính thức diễn ra. Bạn sẽ có đủ thời gian khảo sát địa điểm, chuẩn bị cho những công việc trang trí backdrop, background phù hợp với địa điểm, công bố thông tin tới công chúng,…

lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Lưu ý về thời gian khi thuê địa điểm để đảm bảo sự kiện thành công (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: [TP.HCM] Báo giá địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cho tiệc cuối năm 

Các loại địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần nắm 

Việc lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách, mục đích, số lượng khách mời chưa bao giờ là điều dễ dàng. Đây được ví như bài toán khó mà doanh nghiệp nào cũng cần giải để có sự kiện thành công nhất. Cùng điểm qua những loại hình địa điểm tổ chức sự kiện quen thuộc dưới đây nhé: 

Khách sạn 

Ngày nay, hệ thống khách sạn tích hợp rất nhiều loại phòng như phòng họp, nhà hàng tích hợp, phòng để khiêu vũ, phòng quẩy bar, phòng hội nghị cùng các không gian tổ chức sự kiện khác. Khách sạn vô cùng đa dạng và có thể đảm nhiệm được rất nhiều những loại hình sự kiện. Vì thế, đây chính là địa điểm tổ chức event lý tưởng cho dịp cuối năm mà bạn không nên bỏ qua. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại khách sạn sẽ thích hợp với không gian tiệc tối như gala dinner, tiệc tất niên cuối năm, hay các buổi hội nghị, cuộc họp, tiệc cưới,…

lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Khách sạn là một trong những địa điểm được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Chọn khách sạn tổ chức Year End Party: nên và không nên làm gì? 

Resort trong lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Đối với những sự kiện cuối năm kéo dài nhiều ngày thì việc lựa chọn địa điểm tại resort thực sự sẽ là lựa chọn lý tưởng cho bạn. Bạn không cần lo lắng người tham dự di chuyển quá xa, ảnh hưởng tới số lượng khách mời tham dự sự kiện. Đồng thời cũng không cần lo tới các dịch vụ khác. Vì hầu hết các resort đều có các dịch vụ trọn gói thích hợp cho các sự kiện như hội nghị, đám cưới, lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner, tri ân khách hàng, đối tác,…

Trung tâm hội nghị

Nếu doanh nghiệp bạn đang cần tổ chức sự kiện cho các hội nghị, hội thảo, buổi thuyết trình, hay tri ân khách hàng,… thì trung tâm hội nghị là địa điểm không thể bỏ qua. Tại đây cung cấp đầy đủ hệ thống âm thanh ánh sáng đầy chuyên nghiệp và đi kèm dịch vụ ăn uống. Đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của khách hàng. 

Trung tâm tổ chức sự kiện 

Nhắc tới các địa điểm tổ chức sự kiện dịp cuối năm chắc chắn không thể bỏ qua các trung tâm tổ chức sự kiện. Tại đây, bạn dễ dàng tìm các không gian phù hợp với bất cứ sự kiện nào của bạn, phải kể tới như: tiệc tất niên cuối năm, gala dinner, tiệc cưới, hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm thành lập, tri ân khách hàng, đối tác,….Không những thế, tại các trung tâm sự kiện còn có các dịch vụ trọn gói giúp bạn tối ưu thời gian và chi phí nhất. 

lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện tại các trung tâm tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian cho bạn (Ảnh: Palamun Event)

Nhà hàng trong lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 

Đây được đánh giá là một trong số địa điểm sự kiện dịp cuối năm phổ biến, và được rất nhiều nhà tổ chức lựa chọn cho sự kiện của mình. Nếu sự kiện của bạn với quy mô nhỏ bạn thuê phòng riêng. Còn đối với sự kiện quy mô lớn bạn hoàn toàn có thể lựa chọn tại sảnh tiệc lớn, sao cho phù hợp với sự kiện. 

Nhà hàng là địa điểm phù hợp với hầu hết các sự kiện như tiệc tối, đám cưới, hay các hội nghị tri ân khách hàng, gala dinner, tiệc tất niên cuối năm,…

nhà hàng
Không gian nhà hàng sang trọng phù hợp với từng sự kiện khác nhau (Ảnh: Palamun Event)

Nhà hát 

Nếu sự kiện dịp cuối năm của bạn thiên về những trình diễn nghệ thuật, giải trí như các sự kiện trao giải, buổi lễ quyên góc,….với tính chất trang trọng, đẳng cấp thì nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là nhà hát. Khung cảnh đầy sang trọng cùng với vẻ đẹp quý phí chắc chắn sẽ giúp khách mời tham gia đắm chìm trong bản sắc văn hóa. Đặc biệt, tổ chức sự kiện tại đây bạn sẽ không cần lo tới các yếu tố thời tiết, hay an ninh. Đồng thời, cũng kiểm soát được số lượng khách mời tham gia. 

Co-working space 

Đối với co-working space sẽ phù hợp với các sự kiện nhỏ mang tính chất chia sẻ training kiến thức, các talkshow, tọa đàm,…Tại đây có rất nhiều phòng phù hợp với số lượng khách mời cũng như tính chất sự kiện của bạn. 

Các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện dịp cuối năm 

Mặc dù cùng là nơi tổ chức sự kiện, nhưng không phải là địa điểm nào cũng giống nhau về chất lượng hay các tiện ích mang lại. VÌ thế, khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần quan tâm tới những tiêu chí sau: 

Vị trí địa điểm cần thuận lợi 

Hãy đảm bảo khoảng cách của khách mời tới địa điểm gần, ở trung tâm thành phố, là cầu nối giữa các quận và dễ dàng di chuyển nhất. Như vậy, vừa tạo được thiện cảm đối với khách mời mà còn ấn tượng, khẳng định thương hiệu cho những kế hoạch hợp tác sau này. 

trung tâm hội nghị
Nên lựa chọn những địa điểm có vị trí, giao thông thuận lợi (Ảnh: Internet)

Dịch vụ và tiện ích khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn cần lưu ý lựa chọn địa điểm tổ chức event phù hợp với không gian. Tránh quá ngột ngạt cũng quá loãng ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện. Đặc biệt, bạn cũng cần quan tâm tới các dịch vụ, tiện ích mang lại. Bởi đây chính là điểm cộng cho địa điểm. Một địa điểm có sẵn các dịch vụ âm thanh ánh sáng, wifi, tích hợp dịch vụ ăn uống sẽ giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí. 

Ngoài ra, các tiện ích khác như khu vệ sinh cần đảm bảo an toàn, sạch sẽ. Và nếu sự kiện của bạn có người cao tuổi, hay người khuyết tật nên hỏi trước về các tiện ích hỗ trợ để có địa điểm tốt nhất. 

Cách bố trí không gian

Tùy vào tính chất sự kiện mà bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp. Ví dụ như là các lễ kỷ niệm, tiệc tất niên, gala dinner, tri ân khách hàng chắc chắn không gian cần có khu vực chụp ảnh và các khu vực phục vụ hoạt động khác. Ngoài ra, bạn cần ghi lại số lượng dụng cụ, bàn ghế, đồ dùng bạn mang tới hoặc mượn của địa điểm để dễ dàng quản lý. 

Mục đích hướng tới của sự kiện 

Mỗi sự kiện dịp cuối năm đều có những thông điệp, mục đích và ý nghĩa riêng. Nên khi lựa chọn địa điểm nhất định bạn không thể bỏ qua tiêu chí này. Bạn nên trình bày mục đích của mình cho bên thuê địa điểm để họ mang tới những hội trường tốt, phù hợp nhất. 

sân khấu
Hiểu rõ mục đích, thông điệp, ý nghĩa doanh nghiệp muốn truyền tải để chọn địa điểm tốt nhất (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: 10 điều cần chú ý khi khảo sát địa điểm tổ chức Year End Party 

Kết luận 

Trên đây là toàn bộ những lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện dịp cuối năm mà Palamun Event cung cấp. Hy vọng sẽ giúp bạn có những cái nhìn chi tiết nhất, tổng quan nhất khi lựa chọn địa điểm. Nếu quý khách còn bất cứ thắc mắc, băn khoăn gì cần hỗ trợ khi tổ chức sự kiện thì đừng ngần ngại liên hệ ngay đến Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event để được tư vấn, giải đáp nhanh chóng và kịp thời nhất nhé!