Lý do chi phí tiệc tất niên cuối năm vượt ngân sách dự kiện

303 lượt xem

Chi phí tiệc tất niên cuối năm là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Nếu bạn không có sự tính toán kỹ lưỡng thì rất dễ vượt quá ngân sách, thâm hụt vào kinh tế của công ty. Vậy có những yếu tố, nguyên do nào khiến chi phí bị vượt quá ngân sách? Các hạng mục quan trọng trong chi phí tiệc tất niên là gì? Cùng Palamun Event khám phá ngay bài viết dưới đây để có lời giải đáp cho mình bạn nhé! 

Nguyên nhân chi phí tiệc tất niên cuối năm vượt quá ngân sách 

Việc chi phí tiệc tất niên cuối năm vượt quá ngân sách ảnh hưởng rất lớn tới kinh tế, ngân sách của công ty. Có rất nhiều nguyên nhân gây lên tình trạng này, bạn có thể tham khảo dưới đây:

  • Thiếu kế hoạch chi tiết: Đây là lý do quan trọng hàng đầu trong việc vượt ngân sách. Không có kế hoạch với giá cụ thể cho từng hạng mục chi tiết quan trọng khi tổ chức sự kiện tất niên mà chỉ dừng lại ở chung chung, không khảo sát kỹ. Dẫn tới việc mất kiểm soát trong quá trình tổ chức sự kiện; 
  • Thiếu sự quản lý rủi ro: Chúng ta không thể tránh khỏi những yếu tố rủi ro khi tổ chức sự kiện. Vì thế, đòi hỏi bạn luôn có những hoạch định, dự trù rõ ràng cho việc rủi ro để có những chuẩn bị từ trước, tránh bị thâm hụt ngân sách; 
  • Thay đổi yêu cầu: Trong quá trình tổ chức sự kiện, chỉ cần một thay đổi nhỏ về dịch vụ cũng ảnh hưởng rất lớn tới ngân sách. Ví dụ như việc lựa chọn, thuê địa điểm, hay trong thực đơn;
  • Sự kiểm soát của ban tổ chức: Việc chi phí tiệc tất niên bị thiếu hụt, mất kiểm soát còn là do thiếu sự giám sát, theo dõi sát sao quy trình của ban tổ chức. 
chi phí tiệc tất niên cuối năm
Những lý do ảnh hưởng tới việc vượt ngân sách dự kiến (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Dự trù kinh phí tiệc tất niên – 9 điều cần nhớ 

Các hạng mục quan trọng không thể bỏ qua trong chi phí tiệc tất niên cuối năm

Một trong những nguyên do chính của việc thiếu hụt ngân sách chi phí tiệc tất niên cuối năm là không có kế hoạch cụ thể trong các hạng mục. Bạn cần xác định rõ các hạng mục cần thiết, giá cả để có bản kế hoạch cụ thể nhất: 

Chi phí khi thuê địa điểm tất niên

Đây là một trong những khoản chi phí tốn kém nhất, nên tùy thuộc vào tính chất sự kiện, số lượng khách mời và quy mô để lựa chọn phù hợp nhất. Lưu ý trước khi lựa chọn địa điểm hãy xác định chính xác số khách mời bao nhiêu để có lựa chọn tối ưu chi phí nhất. 

chi phí tiệc tất niên cuối năm
Chi phí tiệc tất niên cuối năm cho việc thuê địa điểm ảnh hưởng rất lớn trong dự trù kinh phí (Ảnh: Internet)

Chi phí trong việc thi công, lắp đặt sân khấu

Một trong những hạng mục quan trọng khi dự trù kinh phí tiệc tất niên đó là chi phí cho hệ thống âm thanh ánh sáng, lắp đặt sân khấu. Nếu bạn chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà thì chi phí cho khoản này sẽ không nhiều. Và thường sẽ được bao gọn trong chi phí tổ chức sự kiện. 

Nhưng nếu bạn chọn những sự kiện ngoài trời thì chi phí sẽ cao hơn. Do hệ thống âm thanh ánh sáng yêu cầu nhiều hơn. Và đặc biệt, chúng cũng tốn chi phí hơn khi bạn phải thuê riêng. 

Chi phí tiệc tất niên cuối năm cho việc trang trí 

Nếu bạn không có bản kế hoạch cụ thể thì việc mua thừa đồ trang trí, ảnh hưởng đến ngân sách là điều rất dễ xảy ra. Và để chủ động cho việc này, bạn nên lựa chọn những concept chính của sự kiện để trang trí, mua đồ theo concept đó. Chi phí cho hạng mục này sẽ bao gồm trang trí sân khấu, backdrop, background,…

chi phí tiệc tất niên cuối năm
Lựa chọn concept, chủ đề để tránh lãng phí chi phí tổ chức tiệc (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Đơn vị thiết kế backdrop Year End Party nhanh & đẹp TP.HCM

Chi phí cho hạng mục thuê nhân sự

Nhắc tới chi phí tiệc tất niên cuối năm chắc chắn không được bỏ qua hạng mục này. Đội ngũ nhân sự sẽ bao gồm MC, ca sĩ, các PG, PB,…Việc thuê riêng lẻ các đội ngũ nhân sự này luôn cao hơn việc thuê trọn gói đơn vị uy tín. Nên hãy lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện trọn gói để tối ưu chi phí này nhé! 

Chi phí cho việc ăn uống tiệc tất niên cuối năm

Làm thế nào để tối ưu chi phí nhất, lại vừa có bữa tiệc tất niên hoành tráng với mâm tiệc đầy ú thơm ngon? Câu trả lời tốt nhất cho bạn là tiệc buffet. Tuy nhiên, đối với các sự kiện tiệc tất niên quan trọng, dành cho đối tác thì khi dự trù kinh phí tiệc tất niên bạn nên lựa chọn tiệc bàn. 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Lựa chọn thực đơn phù hợp với mục đích tổ chức, đối tượng khách mời của sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

Chi phí tiệc tất niên cuối năm cho hạng mục quà tặng, khen thưởng 

Trong chi phí tiệc tất niên cuối năm làm sao có hạng mục này. Đây là việc quan trọng, là lời cảm ơn, sự khích lệ tới đội ngũ nhân viên. Nhưng cần lưu ý khi dự trù kinh phí tổ chức tiệc tất niên nên chuẩn bị sẵn khoản chi phí cho giấy bằng khen, hoa, quà tặng để hạn chế hao hụt ngân sách. Và nên đặt quà trước 1-2 tháng để đảm bảo quà được giao đúng hẹn. 

Chi phí cho các rủi ro, vấn đề phát sinh 

Để hạn chế những rủi ro khi làm việc với những công ty tổ chức sự kiện, công ty thuê địa điểm thì bạn cần hiểu rõ những quyền lợi trong mẫu hợp đồng đặt tiệc tất niên. Việc này sẽ giúp bạn hạn chế tối đa những vấn đề liên quan tới pháp lý khi sự kiện gặp những rủi ro. 

Đồng thời đừng quên dự trù trước khoản ngân sách dự phòng khoảng 5-10% tổng toàn bộ chi phí tiệc tất niên cuối năm. Để dành cho những sự cố, rủi ro bất ngờ. 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Luôn dự trù chi phí cho hạng mục chi phí rủi ro, tránh vấn đề phát sinh (Ảnh: Internet)

Tối ưu hóa mọi chi phí tổ chức tiệc tất niên cùng Palamun Event 

Việc tổ chức tiệc tất niên cuối năm là điều không hề dễ dàng. Nếu thiếu kinh nghiệm, bạn có thể làm rối tung mọi thứ cũng như khiến ngân sách bị vượt quá so với dự định, ảnh hưởng tới ngân sách công ty. Vì thế, để giảm thiểu những áp lực bạn đang gặp phải thì bạn hoàn toàn có thể liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện tiệc tất niên cuối năm trọn gói Palamun Event để được hỗ trợ bạn nhé! 

Đến với chúng tôi, không chỉ tối ưu hóa mọi chi phí tiệc tất niên cuối năm, đưa tới cho bạn những gói dịch vụ hoàn hảo, mà còn tiết kiệm trọn vẹn chi phí tổ chức, thời gian, công sức cho bạn. Khi sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói của chúng tôi, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

  • Đưa tới ý tưởng, kịch bản tổ chức, kịch bản MC đầy mới mẻ, sáng tạo, ấn tượng đầy thú vị và cuốn hút;
  • Hỗ trợ thiết kế không gian trang trí với khung cảnh tuyệt vời; 
  • Cung cấp hệ thống âm thanh ánh sáng cùng các thiết bị giải trí chuyên nghiệp. Cung cấp đội ngũ nhân sự như MC, nhóm văn nghệ, đội ngũ PG, PB chuyên nghiệp, nhiệt tình;
  • Theo dõi, quản lý sự kiện một cách chuyên nghiệp. Giúp bạn tối ưu mọi thời gian, công sức khi tổ chức sự kiện;
  • Đưa tới cho bạn dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói giá tốt, cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay. 
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Palamun Event – Lựa chọn hoàn hảo khi tổ chức tiệc tất niên trọn gói (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Review dịch vụ đặt tiệc tất niên ở TP.HCM Palamun Event 

Kết luận 

Hy vọng với những thông tin quan trọng về chi phí tiệc tất niên cuối năm trên sẽ giúp bạn hạn chế được những rủi ro về ngân sách. Để tối ưu mọi chi phí, tiết kiệm thời gian, công sức và để có sự kiện cuối năm, chuyên nghiệp và thành công nhất, hãy hợp tác ngay với công ty tổ chức sự kiện Palamun Event. Chúng tôi không chỉ mang tới cho bạn sự kiện đầy đáng nhớ mà còn là những dịch vụ, trải nghiệm tuyệt vời với mức giá tốt nhất hiện nay!