Ngày nay, việc tổ chức lễ khánh thành dự án hoặc nhà máy là một sự kiện tất yếu đối với các công ty và nhà đầu tư. Tổ chức lễ khánh thành với quy mô hoành tráng hay quy mô phù hợp với chi phí thực hiện là chủ đề được các công ty quan tâm.
Vậy làm thế nào để thực hiện một buổi lễ khánh thành với những ý tưởng mới lạ, sáng tạo mà không làm mất đi bản chất của buổi lễ? Làm thế nào để bạn tổ chức một lễ khánh thành chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng? Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp như thế nào là tốt? Cùng Palamun Event tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Contents
Tổ chức lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành là gì? Tổ chức lễ khánh thành được hiểu như thế nào? Lễ kỷ niệm khánh thành “Inauguration Ceremony” là một ngày lễ hoặc sự kiện đặc biệt kỷ niệm sự ra đời của một tổ chức công ty hoặc một dự án cụ thể và bắt đầu các hoạt động của tổ chức đó. Ví dụ như nhà máy, xí nghiệp, văn phòng công ty, cầu đường, việc khởi động các dự án điện gió,…
Cùng với Lễ khởi công – Lễ động thổ từ khi bắt tay làm công trình và đánh dấu bước xây dựng đầu tiên với việc đặt viên gạch đầu tiên cho dự án. Sự kiện lễ khánh thành là ngày xác nhận việc hoàn thành công trình và tiến hành đưa dự án vào thực tiễn.
Ý nghĩa việc tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành có ý nghĩa gì? Lễ khánh thành là một buổi lễ đặc biệt quan trọng đối với cả nhà đầu tư và doanh nghiệp, không chỉ về mặt tôn giáo, mà còn về mặt truyền thông và kinh doanh.
Ý nghĩa tinh thần
Theo quan điểm tín ngưỡng Á Đông, ông bà ta có câu “đầu xuôi đuôi lọt”. Khi bạn bắt đầu một việc gì đó, công việc đầu tiên sẽ ưu tiên cho quy trình làm việc sau. Vì lễ khánh thành là thời khắc đánh dấu bước hoạt động đầu tiên của một dự án kinh doanh nên để có một buổi lễ khánh thành thành công và vô cùng quan trọng.
Lễ khánh thành sẽ mang lại nhiều may mắn, khởi đầu thuận lợi và thịnh vượng cho dự án, công ty của bạn giúp công ty hoặc dự án của bạn hoạt động để bạn có thể tốt hơn và thành công hơn sau này.
Ý nghĩa truyền thông
Lễ khánh thành có ý nghĩa gì về truyền thông? Tổ chức lễ khánh thành mang tính truyền thông rất lớn cho công ty. Đây là bước giao tiếp đầu tiên để bắt đầu một công ty hoặc dự án mới. Mục đích của buổi lễ nhằm quảng bá hình ảnh công ty, thương hiệu sản phẩm hoặc dự án.
Khánh thành giúp tạo dựng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp đối với thị trường, đối tác và đối thủ cạnh tranh. Nó phụ thuộc vào sức mạnh truyền thông của báo chí, hình thức quảng cáo PR, chiến dịch quảng cáo khai trương. Thông tin về công ty, dịch vụ công ty cung cấp và doanh nghiệp của bạn được phổ biến rộng rãi hơn giúp nhiều người dễ dàng nhận ra.
⇒ Xem ngay: Ý nghĩa của Lễ khánh thành đối với sự phát triển của Doanh nghiệp
Kịch bản tổ chức lễ khánh thành gồm những gì?
Để có sự kiện lễ khánh thành thành công, một công ty, doanh nghiệp cần xem xét hai điều cơ bản: quy trình tổ chức và kịch bản lễ khánh thành. Kịch bản lễ khánh thành cơ bản gồm các mục như sau:
Chào mừng khách đến với sự kiện
Đây là bước đầu tiên để khách mời nhận diện thương hiệu của bạn trước khi chính thức tham dự buổi lễ trao tặng, vì vậy đội lễ tân tại cổng chào theo truyền thống sẽ phù hợp với màu sắc của logo thương hiệu của công ty, bạn phải được chào đón nồng nhiệt trong bộ đồng phục áo dài. Nhân viên hỗ trợ chỗ ngồi của bạn tại quầy làm thủ tục cũng mặc đồng phục để họ không cản trở khi bạn di chuyển.
Các vị trí được giao nhiệm vụ này phải giữ thái độ trang trọng khi đón tiếp khách. Đồng thời, thực hiện hỗ trợ khách bằng sự chân thành và niềm nở. Điều này thể hiện sự quan tâm đặc biệt và sâu sắc của công ty đối với từng khách mời tham gia. Đây là yếu tố then chốt trong việc tạo ấn tượng với những vị khách tham dự sự kiện của bạn.
Biểu diễn nghệ thuật lễ khai mạc
Tiếp theo trong kịch bản lễ khánh thành là phần biểu diễn những tiết mục văn nghệ, những tiết mục mở màn với khách mời phải là tiết mục sung sức và hấp dẫn nhất. Các tiết mục ca múa nhạc sôi động thu hút sự chú ý của mọi người. Đừng chọn những buổi biểu diễn quá yên tĩnh, nhàm chán sẽ có thể gây mất tập trung cho quan khách.
Giới thiệu buổi lễ và các đại biểu tham dự
tổ chức chương trình (MC) giới thiệu các vị đại biểu, khách mời đã đến tham dự buổi lễ. Sau đó, mời đại diện đoàn lên sân khấu đọc diễn văn. Tất cả các bước này phải chính xác. MC không được nhầm tên đại biểu và khách mời tham gia. Sự nhầm lẫn nảy sinh trong tình huống này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh cho cả nhà tổ chức và doanh nghiệp trong mắt khách mời.
Lễ cắt băng khánh thành
Đây là nghi thức quan trọng nhất và là tâm điểm của lễ nhập trạch. Nó phải thể hiện sự trang trọng và trang nghiêm. Nó thể hiện sự thịnh vượng trong tương lai của công ty. Đội lễ tân sẽ mang băng đến khán đài. MC với giọng trang trọng nhất mời các đại biểu lần lượt cắt băng khánh thành. Đây là thời điểm vàng trong lịch sử của một công ty được chính thức công nhận có mặt trên thị trường.
⇒ Xem ngay: Trình Tự Tổ Chức Lễ Khánh Thành Nhà Máy – 10 Bước Thành Công
Biểu diễn Lân sư rồng
Sau lễ khai mạc, chương trình múa Lân sư rồng sẽ được diễn ra. Điều này tượng trưng như một lời cầu nguyện cho sự phát triển thành công của doanh nghiệp/dự án. Một lời hứa đầy hy vọng sẽ tỏa sáng trên con đường phía trước.
Tham quan nhà máy/dự án khánh thành
Cuối buổi lễ khánh thành trang trọng, công ty sẽ mời các vị khách chính đến tham quan nhà máy/dự án. Sau một loạt những lời giới thiệu trước đó về các dự án và công ty, khách mời sẽ nhận được những hiểu biết sâu sắc hơn. Hình thức này cũng giúp các công ty nhận được đề xuất từ khách mời để cải thiện dự án của họ.
Tiếp đãi khách mời với bữa tiệc chiêu đãi
Bữa tiệc là lời tri ân, lời cảm ơn chân thành nhất từ công ty đến tất cả mọi người đã đến tham dự buổi lễ khánh thành. Tiệc tự chọn hoặc tiệc trà là một lựa chọn hoàn hảo. Dưới góc độ kinh tế, đây giống như một nhịp cầu nối các công ty cùng phát triển bền vững.
Chia tay khách và tặng quà lưu niệm
Để kết thúc buổi lễ, khi quan khách rời đi sau khi các thủ tục hoàn tất. Tại thời điểm này, đội ngũ lễ tân đã sẵn sàng để trao cho khách những món quà lưu niệm để vinh danh họ. Đây được coi là một phương pháp rất tinh tế khi trao những món quà lưu niệm có chữ ký hoặc logo của công ty. Một cách giao tiếp hiệu quả để đảm bảo khách của bạn luôn nhớ đến sự kiện quan trọng này của công ty bạn.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp như thế nào?
Lên kế hoạch chi tiết cho buổi lễ
Giúp cho sự kiện lễ khánh thành diễn ra thành công và hiệu quả. Việc đầu tiên bạn cần làm là lên ý tưởng và lên kịch bản, nội dung sự kiện. Đây là điều đang được các đơn vị tổ chức sự kiện quan tâm là phải làm sao để ý tưởng của bạn được thực thi, diễn ra một cách thật độc đáo và thu hút đối với người tham gia.
Thứ hai, vị trí của buổi lễ phù hợp với quy mô của nó. Theo quy định, địa điểm là nơi hoàn thành công việc của dự án. Cần chú ý đến các vấn đề như bãi đậu xe, vỉa hè để người tham dự có thể tham gia sự kiện một cách thuận tiện nhất.
Lên kế hoạch các hạng mục cho ngày tổ chức lễ khánh thành. Đối với các dự án sự kiện, hãy liên hệ với Đơn vị hỗ trợ thi công. Xin lưu ý rằng bạn nên có một kế hoạch thiết kế chi tiết về thời gian cài đặt, chạy chương trình demo và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.
Tạo ngân sách cho sự kiện của bạn và ngân sách cho các chi phí hợp lý. Sau đó bạn sẽ xin giấy phép để tổ chức sự kiện. Phân công nhân viên và phân chia công việc cụ thể thành các nhóm làm việc để mọi việc luôn diễn ra suôn sẻ. Cuối cùng, nếu muốn quá trình trang trọng diễn ra suôn sẻ và thuận lợi, bạn cần tổ chức một buổi tổng duyệt cho buổi lễ.
Thực hiện buổi lễ khánh thành
Tiếp theo trong quy trình tổ chức lễ khánh thành là phần thực hiện các hoạt động chính. Lễ khánh thành được tổ chức với các hoạt động như đón tiếp khách. Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp của Welcome Gate sẽ nồng nhiệt chào đón khách mời tại cổng, hướng dẫn vị trí gửi xe cho quan khách. Sau đó, âm nhạc được biểu diễn, tạo không khí sôi động cho buổi lễ. MC sẽ điều tiết chương trình và nêu mục đích của buổi lễ. Giới thiệu khách mời và mời người đại diện phát biểu.
Tiếp theo bài phát biểu của đại diện công ty/doanh nghiệp là màn ca múa nhạc đặc sắc. Điểm quan trọng nhất là phần cắt băng khánh thành. Màn múa lân không thể thiếu trong buổi lễ với ý nghĩa cầu chúc cho công việc làm ăn phát đạt và phát đạt, làm ăn phát đạt. Cuối cùng là tiệc nhẹ để khách mời kết nối và giao lưu với các đối tác.
Công việc sau khi kết thúc chương trình
Lời kết của buổi lễ được Mc tuyên bố thay lời cảm ơn đến các khách mời đã đến tham dự buổi lễ khánh thành. Đồng thời, tạo ấn tượng với công ty bằng cách chụp ảnh lưu niệm cùng đối tác và trao quà lưu niệm (nếu có) cho khách hàng.
Lý do doanh nghiệp không nên tự tổ chức lễ khánh thành?
Vì sự kiện lễ khánh thành là một ngày đặc biệt quan trọng nên nó cần được tiến hành bởi một đơn vụ cung ứng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp và chất lượng. Ba lý do các công ty không nên tổ chức tiệc tân gia của riêng mình:
- Về chi phí: Thống kê và kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện cho thấy chi phí tổ chức tiệc tân gia cho chính công ty đã bằng 30% kế hoạch. Nguyên nhân khiến các công ty chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là họ không thể kiểm soát chặt chẽ các chi phí liên quan. Mặt khác, các đơn vị tổ chức lễ khánh thành luôn kết nối với các nhóm hỗ trợ như nhà hàng, ánh sáng, âm thanh, MC lễ tân.
Cần có thời gian để lập kế hoạch: Các quy trình viết kịch bản có sẵn trên mạng, nhưng việc đưa chúng vào thực tế lại là một vấn đề khác. Đối với những công ty không có kỹ năng tổ chức sự kiện thì đây quả là một vấn đề nan giải.
- Vấn đề rủi ro: Nếu bạn quản lý để tổ chức mà không xảy ra rủi ro nào thì công ty của bạn rất may mắn. Nếu trong trường hợp có rủi ro, bạn có xử lý kịp thời được không? Hoặc nếu nó ảnh hưởng đến lễ khánh thành và làm cho nó không được trọn vẹn thì thật đáng tiếc.
⇒ Xem ngay: [TƯ VẤN] Lợi ích khi chọn dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói
Gợi ý đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp
Như vậy để có một lễ khánh thành với quy trình tổ chức chuyên nghiệp việc góp mặt của những đơn vị cung ứng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành, đơn vị tổ chức sự kiện là rất cần thiết. Nếu bạn đang tìm kiếm sự tối ưu nhất khi tổ chức lễ khánh thành thì Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn.
Chúng tôi tự hào là đơn vị đã tham gia hơn 500 sự kiện lớn nhỏ tại các tỉnh thành Việt Nam, chúng tôi có một đội ngũ tận tâm từ khâu tổ chức, chuẩn bị và vận hành sự kiện. Những ý tưởng mới mẻ, hiện đại và hợp thời sẽ được chúng tôi mang đến cho bạn góp phần làm nên sự thành công cho buổi lễ.
Thành công của bạn cũng là thành công của chúng tôi, vì vậy chúng tôi sẵn sàng giúp công ty của bạn có một khởi đầu tốt đẹp trên con đường đến với thành công. Liên hệ Tổ chức Sự kiện Palamun Event ngay từ bây giờ nhé!
