Cẩm nang thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời 2023

368 lượt xem

Các sự kiện ngoài trời ngày được các công ty, doanh nghiệp ưa thích và lựa chọn. Đó không chỉ bởi không gian thoáng mát, rộng rãi mà còn là những giá trị to lớn đem lại. Tuy nhiên, để có một địa điểm ngoài trời đẹp để thoải mái tận hưởng không gian sự kiện không phải là điều dễ dàng. Hãy cùng theo chân Palamun Event bỏ túi ngay những cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời trong bài viết dưới đây để có một sự kiện ấn tượng, chuyên nghiệp nhất bạn nhé! 

Mục tiêu chính của sự kiện ngoài trời 

Trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn cần xác định chính xác mục tiêu tổ chức sự kiện của mình là gì. Đó là loại hình sự kiện như thế nào, sự kiện gala dinner, hay các chương trình tri ân, tiệc tất niên cuối năm,….Hoặc quy mô, số lượng khách mời nhiều hay ít. Để lựa chọn, cân nhắc thuê những địa điểm sao cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Tránh thuê những địa điểm rộng quá so với số lượng khách tham gia gây nên hiện tượng loãng chương trình. Đồng thời, cũng không nên thuê hẹp quá gây cảm giác ngột ngạt. 

thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Trước khi lựa chọn địa điểm cần xác định chính xác mục tiêu chính của sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Thuê địa điểm tổ chức event cần lưu ý điều gì? 

Xác định vị trí lý tưởng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Khi thuê địa điểm ngoài trời bạn luôn lưu ý rằng những vị trí địa lý thuận lợi, lý tưởng, dễ đi lại, gần trung tâm chắc chắn số lượng khách mời tham gia sự kiện của bạn sẽ đông đủ hơn. Bạn nên tránh thuê những nơi với địa chỉ khó tìm, sâu trong ngõ không di chuyển được ô tô, hoặc nằm trên những tuyến đường xe hay kẹt,….Nếu trong trường hợp vị trí khá khó tìm thì bạn nên có bản đồ hướng dẫn cụ thể cho khách mời ngay trong thư mời để thể hiện sự chu đáo. 

Xem xét ngân sách tổ chức sự kiện ngoài trời

Mỗi một địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà, hay ngoài trời đều có mức giá chênh lệch khác nhau. Vì thế, bạn cần xác định ngân sách của doanh nghiệp chi cho việc thuê địa điểm là bao nhiêu. Từ đó, để tìm kiếm địa điểm, quản lý chi phí cho phù hợp. 

Ngoài ra, khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn cần có sự trao đổi về những phụ thu, phụ phí chẳng hạn như chính sách đền bù khi rơi vỡ đồ. Đặc biệt, nhiều địa điểm ngoài trời có những quy mô, chính sách ưu đãi tương đương với quy mô khách nên bạn cần tham khảo để tối ưu, tiết kiệm ngân sách. Từ đó, có thêm một khoản chi tiêu cho những hạng mục hoành tráng hơn. 

thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Luôn cân nhắc với ngân sách doanh nghiệp đề ra để không ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện (Ảnh: Palamun Event)

Tìm kiếm những địa điểm ngoài trời lý tưởng 

Khi tìm kiếm, thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn có thể tìm hiểu theo nhiều cách. Bạn có thể tham khảo qua sự hướng dẫn của người quen, có thể tìm kiếm trên các trang mạng xã hội, Internet. Tuy nhiên, phương thức này không lắm khả thi, rất dễ rủi ro vì sự quảng cáo tràn lan trên các nền tảng mạng. 

Cách tốt nhất, bạn hay liên hệ trực tiếp ngay tới các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói để được giới thiệu, nghe tư vấn về những địa điểm hợp lý. Bởi đây đều là các công ty đã có rất nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời, chắc chắn sẽ gợi ý cho bạn những địa điểm lý tưởng, hoàn hảo nhất. 

thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Lựa chọn liên hệ ngay tới những công ty tổ chức sự kiện trọn gói để có những địa điểm lý tưởng, phù hợp (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Ưu điểm khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A đến Z 

Sự đánh giá khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời 

Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn chắc chắn không bỏ qua được sự đánh giá. Địa điểm ấy có vị trí ổn, sức chứa vừa so với số lượng khách mời hay chưa, ngân sách có ảnh hưởng gì hay không? Đồng thời, không thể bỏ qua những quy định quan trọng khi thuê địa điểm. 

Một điều luôn chắc chắn rằng cho dù là địa điểm tổ chức ngoài trời nào cũng đều có quy định riêng về giấy phép tổ chức, việc thuê chụp ảnh, quay phim, việc mang những thực phẩm bên ngoài, quy định về cách trang trí sự kiện, tiếng ồn,…Những yếu tố này nhất định bạn phải tìm hiểu kỹ trước khi thuê. Đồng thời, cũng nên quan tâm tới thời gian setup chương trình. Thông thường sẽ khoảng từ nửa ngày tới một ngày để chuẩn bị cho sự kiện. Nên trao đổi kỹ lưỡng với bên cho thuê xem thời gian setup miễn phí hay tính phí, hay có quy định khác hay không. 

Khảo sát địa điểm tổ chức 

Một kinh nghiệm thuê địa điểm ngoài trời bạn cần bỏ túi ngay đó chính là khâu khảo sát địa điểm. Bất cứ sự kiện, địa điểm nào cũng không thể bỏ qua khâu quan trọng nào. Bạn cần đến để xem sức chứa, không gian thực tế như nào, tiện ích đi kèm, hiện trạng có ổn hay không. Đồng thời còn là tính an toàn, đảm bảo an ninh cho khách mời tham gia. Không gian tổ chức sự kiện nên có đội ngũ bảo vệ, an ninh 24/24, chỗ gửi xe nên rộng rãi, có trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy,..

sân khấu tiệc tất niên
Khảo sát các vấn đề quan trọng trước khi thuê sự kiện (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Chia sẻ bí quyết khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện 

Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Để sự kiện ngoài trời diễn ra được thành công, suôn sẻ nhất bạn không được bỏ qua yếu tố hợp đồng và tiền cọc. Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phải bao gồm đầy đủ những điều khoản về quyền, nghĩa vụ các bên tham gia, bồi thường nếu hủy sự kiện,…Và đặt cọc khi thuê địa điểm, thời gian đặt vào lúc nào. 

Quản lý chi tiết các hạng mục khi thuê địa điểm ngoài trời 

Bên cạnh những yếu tố quan trọng khi thuê địa điểm ngoài trời trên, một sự kiện thành công còn phụ thuộc rất lớn vào các yếu tố như âm thanh, ánh sáng, các thiết bị, sân khấu, màn hình LED, sự trang trí,….Vì thế, bạn cần có đội ngũ quản lý chi tiết cho hạng mục này. Nếu không thì có thể tìm tới các công ty tổ chức sự kiện trọn gói để giải quyết tốt nhất. 

sân khấu tiệc tất niên
Theo dõi chi tiết từng hạng mục khi thuê địa điểm sự kiện (Ảnh: Internet)

Theo dõi thời tiết thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Dù có sự chuẩn bị kỹ lưỡng đến mấy nhưng nếu không có sự hỗ trợ của thời tiết thì sự kiện của bạn khó có thể trọn vẹn. Vì thế, trước khi thuê địa điểm, đừng quên xem xét yếu tố thời tiết. Đảm bảo không bị ảnh hưởng bởi thời tiết khắc nghiệt để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, cũng nên chuẩn bị trước những phương án phòng tránh rủi ro thời tiết như phông bạt, lắp đặt nhà giàn không gian, các ô dù tròn,…

nhân sự sự kiện
Cập nhật thời tiết để kịp thời có những biện pháp phòng tránh rủi ro (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: [TP.HCM] Báo giá địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cho tiệc cuối năm sang – xịn

Kết luận 

Hy vọng với những cẩm nang quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời trên sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm hữu ích khi thuê địa điểm sự kiện. Nếu trong quá trình thuê, tổ chức sự kiện gặp bất cứ khó khăn gì thì đừng ngần ngại liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện trọn gói Palamun Event. Chúng tôi luôn tận tâm, sẵn lòng đưa tới cho bạn không gian tổ chức sự kiện đỉnh cao, chuyên nghiệp, thành công và ý nghĩa nhất!