Mỗi một sự kiện đều phải trải qua rất nhiều khâu chuẩn bị trước sự kiện, trong đó việc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện và lựa chọn địa điểm tổ chức là một trong những khâu quan trọng nhất quyết định sự thành bại của sự kiện. Bài viết dưới đây Palamun Event chia sẻ cùng độc giả những bí quyết khi khảo sát địa điểm nhé!
Contents
Vai trò của địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự kiện. Do đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với mục đích và tiêu chí của doanh nghiệp là một việc quan trọng, cần được các nhà tổ chức sự kiện lưu tâm.
Thường tùy theo nhu cầu và mục đích tổ chức mà trên thị trường hiện nay sẽ có những địa điểm tổ chức sự kiện với cách thức tổ chức và đặc điểm trang trí khác nhau. Điều này khiến bạn cần phải thật thận trọng trong quá trình lựa chọn các địa điểm tổ chức sự kiện cho mình. Bởi hơn 80% sự thành công của một sự kiện được quyết định bởi yếu tố địa điểm tổ chức.
>>> Cùng chuyên mục: 7 Địa điểm tổ chức sự kiện riêng tư dưới 40 khách tại Sài Gòn
8 lưu ý quan trọng hàng đầu khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
Một sự kiện thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một sự kiện. Khi khảo sát địa điểm event, bạn cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như: Bãi đỗ xe, trang thiết bị đi kèm, dịch vụ ăn uống, vấn đề an ninh an toàn, nhân viên phục vụ, vị trí địa lý, nguồn điện, tiện ích và thuận tiện cho khách mời tham dự…
❖ Bãi đỗ xe
Thông thường các khách mời sẽ sử dụng xe riêng để di chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện. Do vậy, để thuận tiện và đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách mời tham dự, nên ưu tiên lựa chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có kèm dịch vụ giữ xe với sức chứa lớn. Đặc biệt, đối với những sự kiện rất đông người, trong lúc khảo sát địa điểm, hãy chú ý khảo sát các bãi giữ xe khác ngoài bãi giữ xe chính. Trong trường hợp xấu nhất là địa điểm có bãi đậu xe hẹp, bạn nên cân nhắc thuê một bãi đậu xe dự trữ gần đó.
❖ Cơ sở vật chất tại địa điểm
Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Các trang thiết bị sử dụng tại địa điểm ảnh hưởng lớn đến chất lượng chương trình. Thực tế hiện nay, rất ít địa điểm đạt đến độ hoàn hảo theo yêu cầu của một sự kiện. Thông thường các địa điểm tổ chức sự kiện đều phải bổ sung và hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu của sự kiện. Vì vậy, nên lựa chọn địa điểm có hệ thống trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn để giảm bớt chi phí khi phải mang các thiết bị từ ngoài vào nơi tổ chức.
❖ Dịch vụ ăn – uống
Các sự kiện lớn thường kết hợp tổ chức sự kiện và làm tiệc chiêu đãi khách mời. Và với mỗi địa điểm, dịch vụ ăn tiệc sẽ có những mức giá và dịch vụ khác nhau. Vì vậy, bạn nên tham khảo các địa điểm với những suất ăn phù hợp để tránh việc bị vượt quá ngân sách theo như kế hoạch lập ra ban đầu. Ngoài ra dịch vụ ăn uống cần đảm bảo hợp vệ sinh an toàn cho người sử dụng
❖ An ninh, an toàn
Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý đến vấn đề an ninh và an toàn cho khách mời. Khu vực chương trình được tổ chức nên được tìm hiểu trước và đảm bảo an ninh tuyệt đối trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn nên chọn địa điểm có an ninh cao và luôn có đội ngũ bảo vệ túc trực. Nếu có bất kỳ nghi vấn nào về vấn đề an toàn bạn nên tìm hiểu rõ và đổi địa điểm ngay trong thời gian lên kế hoạch chương trình.
Địa điểm tổ chức cần phải đảm bảo có đủ phương tiện chữa cháy như bình chữa cháy, vòi phun áp trần, thiết bị báo cháy, cửa thoát hiểm, nhân viên bảo vệ, camera theo dõi,…
❖ Nhân viên phục vụ
Nếu sự kiện của bạn có tính sang trọng, yêu cầu tổ chức đạt chuẩn trong các khâu thì tác phong phục vụ, những người tư vấn và giám sát của đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố quyết định đến chất lượng tổ chức sự kiện cho bạn. Bởi những nhân viên có tác phong tốt, chuyên nghiệp, hiệu quả thì sẽ mang lại sự thoải mái, hài lòng của các quan khách tham dự sự kiện. Từ đó, họ sẽ có được thiện cảm đối với sự kiện của bạn. Đồng thời, đội ngũ nhân viên cũng góp phần khiến cho không gian tiệc cưới trở nên thu hút, đảm bảo được sự chỉn chu cần thiết nhất.
❖ Vị trí địa lý của địa điểm
Vị trí địa lý là một phần vô cùng quan trọng khi khảo sát nơi cần tổ chức sự kiện. Địa điểm gần trung tâm thì khách mời sẽ dể dàng di chuyển vì giao thông tiện lợi cho tất cả khách khách mời đến tham gia. Nếu địa điểm xa trung tâm thành phố thì các nhà tổ chức nên dặn dò khách mời về km và thời gian di chuyển sao cho hợp lý nhất:
❖ Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Nếu địa điểm ngoài trời, bạn cần xem xét bốn bề địa điểm có điểm tựa không, nơi cung cấp điện nước ở đâu, có chỗ trú mưa tránh nắng không vì thời tiết sẽ ảnh hưởng nhiều đến chi phí tổ chức và cách set up. Theo các tiêu chí kỹ thuật bên dưới
- Hướng nắng, hướng gió, nhiệt độ, độ ẩm ngày tổ chức và các ngày set up
- Có khói bụi, tiếng ồn… ảnh hưởng không
- Có bị vướng chiều cao không (dây điện, cây cối…)
- Mặt đất có ổn định không
- Khảo sát tuyến đường di chuyển của khách và lựa chọn tuyến đường chính
- Các ngã ba hoặc ngã tư đến nơi tổ chức
- Số lượng cây cối, cột đèn, cột điện…
- Dân cư sống xung quanh
- Nơi thu gom rác
- Các tiện ích dùng cho sự kiện cách bao xa và phương án di chuyển, sử dụng
- Chi phí thuê mướn mặt bằng
- Các loại giấy phép
- Các phương án tổ chức hợp pháp tại vị trí tổ chức
❖ Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện trong hội trường/khách sạn
Địa điểm tổ chức sự kiện trong hội trường bạn cần chú ý đến công việc của designer. Nơi tổ chức sự kiện có thể thiết kế thi công các ý tưởng hay không. Việc thực hiện ý tưởng rất quan trọng, Palamun Event mời bạn tham khảo checklist chi tiết bên dưới:
- Nguồn điện sử dụng, vật tư được đem vào
- Yêu cầu về nhân sự và bảo hộ lao động
- Yêu cầu về tổ chức sự kiện (chống cháy nổ, khói lửa…)
- Không gian tổ chức và các tiện ích (diện tích, chiều cao trần, các hạng mục ảnh hưởng trang trí như cột nhà, đèn trong phòng…)
- Thang vận chuyển
- Thời gian set up
- Vị trí sự kiện so với vị trí của khách mời tham dự (ưu tiên gần và thuận tiện di chuyển)
- Menu của nơi tổ chức
>>> Có thể bạn quan tâm: [2022] Top 10+ địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại TP.HCM
Những trục trặc thường gặp với các thiết bị sự kiện khi dàn dựng sự kiện
Sự kiện sử dụng càng nhiều thiết bị sự kiện thì càng dễ gặp phải những rủi ro khác nhau. Chính vì việc chúng ta cần thực hiện kiểm tra, xem xét các thiết bị trước khi đưa vào sự kiện diễn ra để tránh những trục trặc không cần thiết xảy ra.
Để giảm thiểu rủi ro cũng như đảm bảo cho sự kiện được diễn ra tốt nhất, bạn cần:
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những rủi ro như cháy nổ, chập điện, rò điện hay đổ vỡ các thiết bị.
Kiểm tra bộ đàm kỹ lưỡng và setup máy một cách hợp lý.
Xử lý các đường điện an toàn để tránh xảy ra sự cố rò rỉ, gây nguy hiểm cho khách mời tham dự. Nên sử dụng nguồn 3 pha để chịu tải tốt nhất cho các sự kiện.
Đối với các thiết bị khác như âm thanh ánh sáng, hiệu ứng sân khấu: quản lý, phân bố và lựa chọn các thiết bị cần thiết đạt tiêu chuẩn để mang lại chất lượng tốt nhất cho sự kiện và giảm thiểu các sự cố không mong muốn.
Set up Event cần chú ý những gì?
Để có thể Setup Event địa điểm một cách tốt nhất, bạn cần kiểm tra kỹ mặt bằng tổ chức, kho bãi, phòng ốc, lối thoát hiểm, mức độ an ninh, nguồn điện nước,… và thiết lập mối quan hệ với người có trách nhiệm quản lý chính tại địa điểm. Về vấn đề an ninh, bạn cần thực hiện khảo sát và đo đạc hàng rào an ninh một cách chính xác để thực hiện phân chia khu hợp lý.
Đối với sân khấu lắp dựng ngoài trời: kiểm tra các vấn đề về diện tích, độ cao, mức độ chịu lực của sân khấu, đạo cụ,… một cách cẩn thận để tránh các trường hợp xấu xảy ra.
Đối với nhà bạt/ nhà lều/ nhà dù: kiểm tra kỹ các khâu lắp ráp và đảm bảo độ vững chắc và an toàn của từng giai đoạn.
Vị trí hậu cần: cần giám sát và kiểm tra các hạng mục như cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room,… Tuy là hậu trường những bạn cần đảm bảo khu vực này được đảm bảo an ninh tốt và gọn gàng, sạch sẽ để thuận lợi cho các công việc chuẩn bị.
Vấn đề dựng backdrop, treo bandroll, banner, cổng chào, bảng hiệu…: xem xét vị trí hợp lý và nắm được những thông số cần thiết cho việc sắp xếp và thực hiện dàn dựng một cách thích hợp.
>>> Tham khảo thêm: Tất tần tật Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Kết luận
Là một trong những công ty sự kiện hơn 12 năm kinh nghiệm tổ chức các loại hình sự kiện tại Việt Nam và kỹ năng tổ chức các sự kiện lớn nhỏ và là đối tác quen thuộc của các nhà hàng, khách sạn và trung tâm tổ chức sự kiện. Palamun Event chia sẻ những vốn kiến thức vô cùng phong phú với việc khảo sát địa điểm sự kiện để lựa chọn vị trí cũng như có các tư vấn tối ưu cho việc tổ chức sự kiện. Hãy để Công ty Sự kiện Palamun Event giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mức chi phí phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé!
