Thuê địa điểm tổ chức event cần lưu ý điều gì?

289 lượt xem

Trong những sự kiện chuyên nghiệp, việc thuê địa điểm tổ chức event phù hợp không chỉ là khâu đầu tiên thu hút mọi sự chú ý của khách mời, mà còn là bước quan trọng khẳng định thành công của sự kiện. Nếu công ty bạn đang có kế hoạch cho một sự kiện hoàn hảo mà không biết làm thế nào để tìm được những địa điểm phù hợp, tốt và ấn tượng nhất? Hãy bỏ túi ngay những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm mà Palamun Event “mách nhỏ” bạn trong bài viết ngay sau đây nhé! 

thuê địa điểm tổ chức event
Địa điểm không chỉ góp phần làm nên thành công của sự kiện mà còn là sự chuyên nghiệp, chỉn chu của doanh nghiệp đối với khách mời (Ảnh: Internet)

Xem xét mục đích tổ chức sự kiện 

Việc đầu tiên quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý rằng sự kiện của bạn để làm gì? Bạn muốn tổ chức sự kiện thật ấm cúng hay mang màu sắc hài hước, vui tươi? Thật nghiêm trang hay là sự kiện rầm rộ, long trọng? Các chương trình sự kiện luôn có nhiều mục đích, mỗi sự kiện mang tới màu sắc, cách tổ chức, và dáng vẻ riêng. Thế nên bạn luôn cần xác định một cách rõ ràng mục đích tổ chức, nội dung của chương trình để có những tiêu chí phù hợp nhất khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Chẳng hạn như một chương trình hội thảo, họp báo sẽ khác hẳn bữa tiệc Teambuilding đầy sôi động, tiệc cưới, tiệc tri ân,…Những sân khấu, địa điểm tổ chức ngoài trời sẽ thích hợp hơn đối với các chương trình mang tính cộng đồng. Những phong cách phương Tây ấn tượng, hiện đại với những khán phòng sẽ thích hợp đối với các chương trình hội thảo, giao lưu, tọa đàm đầy ấm cúng,..Tùy vào mục đích tổ chức để bạn lựa chọn những địa điểm sao cho phù hợp nhất. 

thuê địa điểm tổ chức event
Tùy vào mục đích tổ chức, loại hình sự kiện sẽ thuê những địa điểm phù hợp khác nhau (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Tất tần tật kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 

Quy mô địa điểm tổ chức sự kiện 

Điều thứ 2 bạn không thể bỏ qua khi thuê địa điểm tổ chức event đó là luôn phù hợp với quy mô sự kiện. Tùy vào mỗi sự kiện của bạn mà sẽ có số lượng khách mời khác nhau. Và đây chính là yếu tố then chốt quyết định không gian hội trường sự kiện của bạn. Hãy chọn những nơi có sức chứa vừa, tránh thừa nhiều cũng như bị thiếu chỗ, vừa cho không gian gian khỏi loãng, vừa tránh những ấn tượng không tốt đối với khách mời. Bạn cũng nên có những tính toán trước đối với trường hợp vượt quá khách mời và khách mời hủy không tham gia, để có những phương án tốt nhất. 

Không gian thuê địa điểm tổ chức sự kiện luôn bao gồm: sảnh của tiệc, sảnh đón khách, nơi chụp ảnh, các khu vực khác,…Với số lượng khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng rãi để vừa thuận tiện cho việc tổ chức, vừa thoải mái cho khách mời. Nơi chụp ảnh lưu niệm luôn phải rộng rãi nhất để khách có dịp diện váy áo xinh check in, đủ chỗ cho nhà báo, phóng viên, đội ngũ chụp ảnh có cơ hội tác nghiệp, quảng bá hình ảnh thương hiệu. Hãy lưu ý rằng, ánh sáng cũng vô cùng quan trọng, nó góp phần làm nên bức ảnh đẹp, lung linh nhất! 

thuê địa điểm tổ chức event
Quy mô của địa điểm phụ thuộc lớn vào số lượng khách mời tham dự (Ảnh: Palamun Event)

Vị trí địa điểm thuê tổ chức sự kiện 

Luôn ghi nhớ rằng, trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện hãy dành ngay một ngày để đi khảo sát địa điểm trước. Nếu địa điểm tổ chức sự kiện tại TP.Hồ Chí Minh, Hà Nội, các trung tâm thì vấn đề đi lại, nghỉ ngơi của khách mời sẽ như nào? Giao thông đi lại có tốt và thuận tiện không? Gợi ý nhỏ cho bạn khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện đó là nên chọn địa điểm gần với phần đông khách mời, vừa tối ưu chi phí thuê nơi nghỉ ngơi, vừa thuận tiện cho khách hàng di chuyển nhất. 

Đặc biệt, khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện hãy ưu tiên những nơi có view đẹp, không gian thoải mái, đường lối đi lại,…Bởi có nhiều khách sạn với đường lối lắt lẻo, khiến nhiều vị khách mời phải toát mồ hôi mới tìm ra được nơi tổ chức sự kiện. Vì thế, nếu đường vào khách sạn đầy rắc rối, bạn nên có sự hướng dẫn cụ thể trong thư mời hoặc bố trí đội ngũ nhân sự, bảng biển hướng dẫn một cách chu đáo nhất. 

Ngoài ra, yếu tố bãi đậu xe cũng phải đảm bảo an ninh để khách mời yên tâm nhất. Hãy hỏi trước rằng địa điểm tổ chức event này có bãi đậu xe hay không? Nếu không thì bạn nên tìm trước địa điểm gửi xe lân cận, và nên trả trước toàn bộ chi phí gửi xe, tránh để khách mời phải trả bạn nhé! 

sân khấu tiệc ngoài trời
Vị trí thuê luôn đảm bảo giao thông thuận lợi, bảo đảm an ninh (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Top 10+ địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại TP.HCM

Các dịch vụ và tiện ích đi kèm

Một địa điểm tổ chức được tích hợp nhiều tiện ích sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều công sức, chi phí cũng như thời gian hơn đó. Bạn đỡ phải liên hệ với nhiều nhà cung cấp, chỉ cần thuê một địa điểm tổ chức sự kiện với đa dạng tiện ích là xong rồi. 

Ví dụ như các địa cho các sự kiện hội thảo, thì nên chọn ngay những địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà có sẵn các thiết bị để hội họp, mạng Internet tốc độ cao, cung cấp đầy đủ teabreak,…Hoặc các dịch vụ về văn phòng khác như doanh nhân, dịch vụ dịch thuật,…Còn đối với các bữa tiệc tri ân, liên hoan,…đâu thể thiếu đi được những tiết mục văn nghệ giải trí, nên bạn cần thuê địa điểm có trang bị máy chiếu, hệ thống âm thanh, ánh sáng tốt,…

sân khấu tiệc tri ân
Nên lựa chọn những địa điểm đã bao gồm các tiện ích để tiết kiệm chi phí, thời gian nhất (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Mách bạn nơi cho thuê âm thanh ánh sáng tại TPHCM số 1! 

Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức event

Chắc chắn rằng lưu ý quan trọng không thể bỏ qua khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện đó chính là bản hợp đồng. Trong bản hợp đồng luôn phải có sự thỏa thuận rõ ràng của hai bên về các vấn đề quan trọng như thông tin cá nhân; giá cả cho từng hạng mục, phương thức thanh toán; thời gian thuê, địa điểm, phương thức thực hiện; nêu rõ quyền và nghĩa vụ của các bên; vi phạm hợp đồng thì có trách nhiệm gì; các nội dung thỏa thuận khác,….

Hãy lưu ý rằng hợp đồng là sự thỏa thuận của hai bên nhưng không được vi phạm những nội dung cấm của pháp luật. Đảm bảo đầy đủ mọi yếu tố, điều khoản để có bất cứ sơ sót gì, sự kiện của bạn sẽ được đền bù thỏa đáng nhất. 

sân khấu tiệc cuối năm
Không được bỏ qua yếu tố quan trọng là hợp đồng sự kiện (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Palamun Event – Công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM

Kết luận 

Hy vọng với những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện trên sẽ giúp cho bạn tìm được những địa điểm tốt, ưng ý nhất. Nếu bạn đang tìm địa điểm, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.Hồ Chí Minh thì đừng ngần ngại mà liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event. Chắc chắn đây sẽ là giải pháp hoàn hảo mang tới những sự kiện thành công, trọn vẹn, ý nghĩa và chuyên nghiệp nhất cho bạn đó!