Sự thành công của một buổi lễ khánh thành công ty phụ thuộc đến 90% vào yếu tố con người. Bởi vì nhân sự chính là nguồn khơi dậy những ý tưởng sáng tạo, đột phá và cũng chính họ là người biến những trang kế hoạch đó thành một buổi lễ thành công rực rỡ.
Nếu bạn chưa biết phân bổ nguồn nhân lực để tổ chức sự kiện lễ khánh thành hiệu quả nhất, hãy tham khảo những kinh nghiệm sau từ Palamun Event nhé!
Contents
Vai trò của nhân sự trong tổ chức lễ khánh thành công ty
Không ít người đặt câu hỏi, liệu rằng nhân sự trong công tác tổ chức lễ khánh thành có ý nghĩa gì? Câu trả lời rất ngắn: nguồn nhân lực chính là yếu tố quyết định thành công của lễ khánh thành công ty.
Với bản chất là một sự kiện, toàn bộ lễ khánh thành được tạo dựng nên từ chính đội ngũ nhân sự. Họ sẽ đóng vai trò:
- Tiếp nhận ý tưởng và chi phí tổ chức từ công ty, biến nó thành một kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chi tiết
- Kết nối các bên, các nhà cung ứng, v.v để chuẩn bị cho sự kiện
- Thực thi toàn bộ công tác trước – trong và sau sự kiện
Thậm chí, quy trình thực hiện có tối ưu, ngắn gọn và tiết kiệm hay không phụ thuộc vào chuyên môn và năng lực của các vị trí trong tổ chức sự kiện nữa đấy!
>>> Xem thêm: 7 loại chi phí tổ chức khánh thành đầy đủ & chi tiết nhất
Các vị trí nhân sự trong lễ khánh thành công ty
Quản lí dự án
Quản lý dự án – hay còn gọi là trưởng ban tổ chức, là người chịu trách nhiệm quản lí và giám sát tất cả các khâu trong lễ khánh thành công ty. Họ không trực tiếp đảm nhiệm công tác chọn lựa nhà cung cấp, lên danh sách khách mời, định giá gói chi phí hay các trách nhiệm pháp lí khác.
Vậy vai trò của họ là gì? Người quản lí sự kiện là người kiểm tra, phê duyệt và kiểm soát tiến độ của tất cả các khâu trong tổ chức sự kiện. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo tất cả mọi thứ diễn ra theo kế hoạch hoặc nằm trong tầm kiểm soát, bao gồm cả chi phí. Ngoài ra, họ là người chịu trách nhiệm chính trong việc liên lạc, giao tiếp giữa đơn vị tổ chức và khách hàng.
Kỹ thuật viên tổ chức
Không một sự kiện nào có thể thiếu đi các trang thiết bị chuyên dụng như âm thanh – ánh sáng, sân khấu, cổng hơi, thảm đỏ,… Lễ khánh thành công ty không phải ngoại lệ. Và tất nhiên, đi kèm với các thiết bị phức tạp đó là đội ngũ kỹ thuật viên để lắp đặt và vận hành chúng.
Đối với các sự kiện vừa và nhỏ (quy mô dưới 100 người), bạn sẽ chỉ cần 1-2 kỹ thuật viên chuyên cho khu vực điều hành âm thanh – ánh sáng. Nhưng nếu sự kiện của bạn có tính chuyên nghiệp hơn, hãy tham khảo ý kiến về số lượng kỹ thuật viên cần thiết từ một đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé!
Nhân viên hậu cần sự kiện
Nhân viên hậu cần rất đa năng. Họ là lực lượng chính đóng vai trò lớn trong công tác thi công sự kiện lễ khánh thành công ty. Từ việc trang trí sân khấu, dựng backdrop/photobooth hay set-up khu vực ghế ngồi, thậm chí là chăm lo cho tiệc tea-break, tất cả các công việc đó đều thuộc nhiệm vụ của nhân viên hậu cần.
Để tối ưu hóa trong nhân sự, có thể cân nhắc từ 3-4 bạn cho công tác hậu cần lúc set-up sự kiện quy mô vừa và nhỏ nhé! Ngoài ra, các bạn kỹ thuật viên hoàn toàn có thể tham gia hỗ trợ đấy!
Điều phối viên
Điều phối viên sự kiện, đôi lúc được gộp với giám sát hay quản lý dự án, là người trực tiếp có mặt tại sự kiện và kiểm soát toàn thể lễ khánh thành công ty. Họ chịu trách nhiệm kiểm soát sự hợp tác ăn ý giữa các bộ phận khác, đưa ra các quyết định về nhân sự hoặc các phương án ngăn ngừa rủi ro sự kiện kịp thời.
Điều phối viên sự kiện yêu cầu khả năng tư duy nhanh, nhạy bén và tính tỉ mỉ, cẩn thận. Do đó, hãy thật kỹ càng khi chọn lựa ai đó vào vị trí này nhé!
>>> Xem thêm: 11 Tips Quản Lý Rủi Ro Trong Kế Hoạch Tổ Chức Lễ Khánh Thành
Các vị trí khác
Ngoài những vị trí nội bộ nói trên, sự kiện còn cần hỗ trợ rất lớn từ nguồn nhân sự bên ngoài nữa. Họ là những MC, ca sĩ, vũ đoàn, PG/PB hay tình nguyện viên sự kiện.
Họ không phải là những nhân sự bắt buộc phải có trong bản kế hoạch tổ chức lễ khánh thành. Tuy nhiên, sự góp mặt của họ sẽ tạo nên điểm nhấn khiến buổi lễ trở nên thu hút. Ví dụ, khi diễn văn lễ cắt băng khánh thành được phát biểu xong, những món quà hay hoa được trao bởi một dàn PG chuyên nghiệp sẽ mang tính chất hoành tráng hơn đúng không?
Bố trí nhân sự sự kiện lễ khánh thành công ty thế nào là hợp lý nhất?
Nhân sự là tổ hợp nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm các vai trò khác nhau và cùng phối hợp để tạo ra tổng thể chương trình thật hoàn hảo. Vậy nguyên tắc nào sẽ được chú trọng khi sử dụng và bố trí lực lượng nhân sự tại sự kiên?
Lựa chọn nhân sự có khả năng tốt
Tổ chức lễ khánh thành công ty suôn sẻ, mỹ mãn luôn là vấn đề tối quan trọng của doanh nghiệp. Để đạt được yêu cầu này, nhân sự trong bản kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cần làm việc ăn ý, suôn sẻ với nhau. Và quan trọng hơn thảy: họ biết cách tối ưu hóa quy trình để tiết kiệm nguồn lực một cách tối đa.
Vậy những tiêu chí để chọn lựa nhân sự cho lễ khánh thành là gì? Hãy chọn những đơn vị đáp ứng 3 điều sau: kĩ năng chuyên môn cao, kinh nghiệm nhiều và nhiệt huyết. Khi đó, họ sẽ biết cách giúp bạn hiện thực hóa ý tưởng tổ chức lễ khánh thành công ty với phương án tối ưu nhất!
>>> Xem thêm: 5 Tiêu chí để chọn Công ty tổ chức Lễ khánh thành Uy tín, chuyên nghiệp
Bố trí đúng người, đúng việc
Năng lực và bộ phận của mỗi cá nhân trong một sự kiện là khác nhau. Giao đúng nhiệm vụ sẽ đẩy nhanh tiến độ cho lễ khánh thành công ty. Bạn không thể điều một nhân viên kĩ thuật đi làm các công việc hậu cần và ngược lại. Điều này sẽ làm mất thời gian và cả tiền bạc của ban tổ chức và đối tác.
Bên cạnh đó, phải thống nhất các nguyên tắc làm việc từ đầu để không gây ra sự tranh cãi về nhiệm vụ của các bên tại chương trình.
Lên kế hoạch tiến độ lễ khánh thành công ty cho từng bộ phận
Tính chất của sự kiện chính là “một đi không trở lại”. Nếu bạn trễ hẹn, sự kiện sẽ cầm chắc thất bại! Không chỉ vậy, càng để tốn thời gian thì chi phí sẽ bị đội lên rất nhiều.
Nhưng tréo ngoe thay, việc tổ chức sự kiện cần sự phối hợp giữa rất nhiều bộ phận và các bên liên quan khác nhau. Một sự trễ nải nhỏ ở khâu này có thể dẫn đến sự lệch pha trầm trọng trong toàn bộ sự kiện. Do vậy, khi tổ chức lễ khánh thành công ty, bạn hãy lưu ý giao ra hạn hoàn thành cho mỗi bộ phận để đảm bảo tính kịp thời cho buổi lễ nhé!
Kết luận
Tổ chức sự kiện, đặc biệt là lễ khánh thành công ty, là một công việc có sự phụ thuộc cao vào nguồn nhân lực. Tùy vào yêu cầu của từng doanh nghiệp mà danh sách nhân sự phục vụ cho sự kiện có thể thay đổi rất nhiều, không chỉ gói gọn với danh sách phia trên. Đằng sau một sự kiện thành công rực rỡ có thể là một đội ngũ đông đảo tổ thiết kế – sản xuất, nhân viên chăm sóc khách hàng, v.v…
Trong trường hợp bạn tìm kiếm sự tiện lợi và tối ưu, việc đặt niềm tin vào một dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng là phương án tuyệt vời khi tổ chức lễ khánh thành công ty đấy! Với kỹ năng chuyên môn được chứng thực qua bề dày 12 năm kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo sẽ mang đến cho bạn một sự kiện với chất lượng cao nhất! Liên hệ Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event ngay nhé!
