Tổ chức lễ khánh thành công trình là một sự kiện chính thức được tổ chức để đánh dấu và công nhận sự hoàn thành của một công trình, dự án xây dựng hay một cơ sở mới. Đây là dịp để thông báo cho cộng đồng, khách mời, và các bên liên quan rằng công trình đã hoàn thành và sẵn sàng đi vào sử dụng. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức khánh thành làm sao để quản lý chi phí tốt nhất?, tránh rủi ro chi phí? Palamun Event mời bạn cùng tham khảo qua bài viết này!
Contents
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức lễ khánh thành công trình
- Quy mô sự kiện: Một sự kiện lớn, hoành tráng đòi hỏi nhiều hạng mục hơn, từ sân khấu, âm thanh, ánh sáng đến nhân sự vận hành, kéo theo chi phí tăng cao.
- Số lượng khách mời: Càng nhiều khách tham dự, ngân sách dành cho tiếp đón, quà tặng, tiệc chiêu đãi cũng tăng theo.
- Thời gian tổ chức: Việc tổ chức vào mùa cao điểm sự kiện hoặc trùng với các ngày lễ có thể làm tăng chi phí do giá thuê dịch vụ cao hơn.
- Mức độ đầu tư vào trang trí và truyền thông: Các hạng mục như thiết kế sân khấu, backdrop, cổng chào, quảng bá sự kiện sẽ ảnh hưởng lớn đến tổng ngân sách.
>>> Tham khảo thêm: 4 tiết mục truyền thống đặc sắc khuấy động không khí lễ khánh thành
Cách tối ưu chi phí tổ chức lễ khánh thành công trình
Lên kế hoạch chi tiết, dự trù ngân sách rõ ràng
- Xác định ngân sách tổng thể: bạn cần biết tổng số tiền có thể chi cho sự kiện. Sau đó, phân bổ ngân sách cho các hạng mục như: địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, dịch vụ ăn uống, quà tặng, v.v.
- Ưu tiên chi phí lễ khánh thành cần thiết: đảm bảo các hạng mục quan trọng được phân bổ đầy đủ (ví dụ: an ninh, âm thanh ánh sáng chất lượng). Các hạng mục không quá cần thiết có thể cắt giảm hoặc tối giản.
- Chi phí dự phòng: để lại một khoản dự phòng cho các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch.
>>> Cùng chuyên mục: 3 loại chi phí khánh thành công trình tốn kém nhất
Tận dụng nguồn lực sẵn có (địa điểm, nhân sự nội bộ, truyền thông nội bộ)
- Tận dụng nhân lực sẵn có: Nếu có thể, hãy sử dụng đội ngũ nhân viên nội bộ để tham gia vào các công việc chuẩn bị Tổ chức lễ khánh thành công trình/ lễ khánh thành dự án (chẳng hạn như trang trí, chào đón khách mời, hướng dẫn…). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê ngoài.
- Sử dụng cơ sở vật chất nội bộ: Nếu có sẵn vật dụng trang trí, thiết bị âm thanh, ánh sáng sự kiện… trong công ty, bạn có thể tái sử dụng để tiết kiệm.
>>> Bạn cần đọc: 7 loại chi phí tổ chức khánh thành đầy đủ & chi tiết nhất
Chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí
- So sánh giá và dịch vụ tổ chức lễ khánh thành: Tìm kiếm và so sánh nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện khác nhau (cung cấp âm thanh, ánh sáng, trang trí, phục vụ, mc, bàn, ghế, trang thiết bị…) để chọn những đơn vị có giá cả hợp lý nhưng chất lượng tốt. Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành của công ty sự kiện phải được mô tả chi tiết, giá cả, mô tả, hình ảnh minh họa, video mô tả…
- Thương lượng giá: Đàm phán để giảm giá dịch vụ hoặc yêu cầu các ưu đãi đặc biệt, nhất là khi tổ chức sự kiện lớn hoặc hợp tác lâu dài.
- Hợp đồng: Cần rõ ràng về giá cả, thời gian, chất lượng dịch vụ và các điều khoản thanh toán.
Kiểm soát chặt chẽ tiến độ và chi phí
- Theo dõi chi phí liên tục: Trong suốt quá trình tổ chức lễ khánh thành công trình, hãy theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc và chi phí phát sinh để đảm bảo không có sự lãng phí.
- Điều chỉnh kịp thời: Nếu nhận thấy có bất kỳ khoản chi phí lễ khánh thành nào vượt ngoài dự tính, hãy điều chỉnh lại kế hoạch ngay để tránh việc vượt ngân sách.
Palamun Event – Nâng tầm lễ khánh thành công trình, tạo dấu ấn khởi đầu ấn tượng
Bằng cách thực hiện các phương án tối ưu chi phí Tổ chức lễ khánh thành công trình, bạn sẽ tổ chức được một lễ khánh thành công trình ấn tượng, chất lượng mà vẫn tiết kiệm được chi phí. Với kỹ năng chuyên môn được chứng thực qua bề dày 15 năm kinh nghiệm tổ chức khánh thành các dự án lớn nhỏ trên cả nước, chúng tôi đảm bảo sẽ mang đến cho bạn một sự kiện với chất lượng cao nhất! Liên hệ Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event qua hotline 086648 1115 ngay nhé!
