Hướng dẫn cách xây dựng concept sự kiện độc đáo sáng tạo nhất

Ngày nay khi tổ chức sự kiện thì các doanh nghiệp cũng như các Agency nổi tiếng rất chú trọng đến việc xây dựng concept sự kiện, vì nó là huyết mạch hay còn gọi là xương sống của mọi chương trình và cũng là ý tưởng chủ đạo của sự kiện. Ý tưởng này mang tính tổng quát và định hướng toàn bộ các yếu tố cấu thành một sự kiện bao gồm: Tên chương trình, thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, decor, trình tự tiết mục trình diễn, đạo cụ,… Palamun Event mời bạn tìm hiểu kỹ càng thuật ngữ nổi tiếng này nhé!

Khái niệm về concept sự kiện

Concept được định nghĩ là Ý tưởng chủ đạo (Main Idea, core idea), tức là ý tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, setup cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Từ Concept, người ta phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác như ý tưởng về thiết kế, ý tưởng về xây dựng Event concept hoạt động giải trí, ý tưởng về quà tặng… nhưng phải đảm bảo những ý tưởng đó làm tôn lên Concept. Khi doanh nghiệp muốn truyền tải một thông điệp về sản phẩm và thương hiệu của mình thông qua sự kiện thì phải xây dựng một ấn tượng trong đầu những người tham dự chương trình

Nguồn gốc “concept” bắt nguồn từ đâu?

Khái niệm “concept” được mượn từ tiếng Latin văn học thời cổ đại muộn “Conceptus”, xuất phát từ tiếng Latin “Concipere” – có nghĩa là “to take in, conceive, receive” (tạm dịch: “tiếp nhận, hình thành, nhận thức”). Một concept là một ý tưởng được hình thành (conceive) trong tâm trí.

Một sự kiện có concept (ý tưởng chủ đạo) tốt và độc đáo sẽ là điểm cộng lớn, gây ấn tượng mạnh mẽ đối với người tham dự và giúp sự kiện thành công thông thường sẽ thông qua các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Palamun Event. Tuy nhiên, để cảm nhận được ý tưởng đó một cách rõ ràng nhất, người tham dự phải thông qua những trải nghiệm thực tế diễn ra ở sự kiện.

Tại sao cần phải xây dựng concept sự kiện?

Lý do concept sự kiện đóng vai trò quan trọng là vì nó là thứ sẽ đi xuyên suốt sự kiện từ lúc lên kế hoạch, trình bày, cho đến khi thông báo, đến tổ chức sự kiện. Tóm gọn lại là concept sự kiện sẽ đem lại sự đồng nhất để thể hiện tinh thần/ý nghĩa của công ty để đạt được một mục đích nhất định, để minh bạch hơn, dưới đây là một số yếu tố quan trọng của concept:

• Tính độc nhất: Concept là cái “riêng” mà công ty lựa chọn để thể hiện thông điệp của mình, và mỗi công ty có những mục tiêu khác nhau và những cách trình bày khác nhau. Cho nên việc lên concept cho một sự kiện sẽ mang lại giá trị riêng của công ty từ dàn dựng sân khấu, thiết kế, phương thức trình bày,… đều mang màu sắc riêng biệt để tạo nên sự độc nhất.
• Nâng cao nhận diện thương hiệu: chúng ta luôn có xu hướng ấn tượng với những gì mang lại cảm xúc cho ta, idea event ra đời là để duy trì cảm xúc ấy một cách mãnh liệt và thường xuyên hơn, nhờ vậy khán giả sẽ có thêm thiện cảm đối với thương hiệu khi họ mang lại quá nhiều cung bậc cảm xúc được dẫn dắt bởi concept.
• Có sức truyền tải cao: Sự thống nhất đóng vai trò quan trọng trong việc nhấn mạnh ý định của công ty, việc có Event concept và mọi yếu tố xoay quanh một thông điệp được thể hiện bởi concept chính là cơ sở để luôn nhấn mạnh cho người tham gia hiểu được họ đang tiếp thu những gì.

Xem thêm: 13+ lưu ý quan trọng hàng đầu khi lựa chọn thực đơn sự kiện

Công thức gợi ý xây dựng concept sự kiện theo 5W-1H

• What: Sự kiện muốn truyền tải thông điệp/ câu chuyện gì để tổ chức sự kiện?
• Why: Tại sao thông điệp/ câu chuyện đó cần được truyền tải trong sự kiện này?
• Who: Chân dung khán giả tham dự là ai?
• Where: Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu?
• When: Thời gian tổ chức là khi nào?
• How: Sự kiện cần được thực hiện như nào để truyền tải được thông điệp mong muốn?

Sau khi trả lời được các câu hỏi trên, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn được ý tưởng chủ đạo của sự kiện và tìm ra phong cách truyền tải phù hợp, hiệu quả. Từ đó, nhà tổ chức phát triển ra các nhánh nhỏ khác là các idea để làm nổi bật ý tưởng chủ đạo đã xác định.

Làm thế nào để xây dựng concept tổ chức sự kiện?

Để suy nghĩ ra Event concept và Theme cho sự kiện, chúng ta có thể sử dụng phương pháp Brainstorm như sau:

• Một nhóm ít nhất 3 người trở lên
• Chuẩn bị một tấm bảng lớn, sổ hoặc trình chiếu…
• Một số tập giấy note và cây viết ra những idea event
• Bầu 1 trưởng nhóm để dẩn dắt câu chuyện idea event và khai thác ý tưởng

Để tự lên ý tưởng xây dựng concept sự kiện không chỉ ngày một ngày hai, mà tốn rất nhiều thời gian và thành viên tập trung để lên danh sách chi tiết cho một concept hoàn chỉnh. Các thanh viên trong nhóm cần chuẩn bị thông tin về mục đích concept, ý nghĩa concept, danh mục concept,…. Với số lượng công việc và thông tin khổng lồ thì cần có đến các công cụ quản lý phù hợp, như việc sử dụng mindmap làm công cụ để động não với nhau.

Trong giai đoạn brainstorming, một nhóm tổ chức sự kiện, bao gồm các chuyên gia, nhà thiết kế, nhà sản xuất và các thành viên quan trọng khác, sẽ tụ tập lại để thảo luận và đưa ra ý tưởng. Đây là thời điểm mà không có giới hạn và mọi ý tưởng đều được đón nhận mà không bị phê phán. Một số kỹ thuật phổ biến trong quá trình brainstorming bao gồm:

• Tạo không gian sáng tạo: Tạo ra môi trường thoải mái và sáng tạo, nơi mà các thành viên có thể thoải mái chia sẻ ý tưởng mà không bị giới hạn bởi những ý kiến đánh giá ban đầu.
• Ghi chép ý tưởng: Sử dụng bảng trắng hoặc giấy lớn để ghi chép ý tưởng từ mọi người. Việc này giúp tạo sự minh bạch và thuận tiện cho việc thu thập ý tưởng.
• Kết hợp ý tưởng: Khi các ý tưởng được đưa ra, nhóm sẽ xem xét và kết hợp chúng lại với nhau để tạo ra những concept phù hợp và độc đáo.
• Đưa ra ý kiến: Mỗi thành viên trong nhóm được khuyến khích tham gia đưa ra ý kiến về từng ý tưởng, cùng với lý do vì sao họ cho rằng ý tưởng đó nên hay không nên được chọn.
• Sáng tạo thảo luận: Trong quá trình brainstorming, không có ý tưởng nào là sai hoặc không thể thực hiện. Các thành viên cần mở lòng và tôn trọng ý kiến của nhau để tạo ra môi trường thảo luận tích cực và sáng tạo.

Từ quá trình brainstorming, các ý tưởng sẽ được lọc và đánh giá để chọn ra concept sự kiện phù hợp nhất. Việc này giúp tạo nên sự kiện độc đáo và ấn tượng, mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho khán giả tham dự trong quá trình tổ chức sự kiện và góp phần nổi bật hơn trong thị trường tổ chức sự kiện ngày càng cạnh tranh.

Hướng dẫn cách xây dựng cho concept sự kiện độc đáo?

Để tạo nên một Concept sự kiện độc đáo, thì người planner hoặc đội nhóm cần phải lưu ý các bước xây dựng quan trọng dưới đây:

• Chủ đề (Theme): Đây là ý tưởng chủ đạo, ý nghĩa mà sự kiện muốn truyền tải cho khán giả. Chủ đề tạo nên sự thống nhất và tạo ra một không gian, bối cảnh, hoặc cảm xúc riêng biệt cho sự kiện.
• Chương trình và hoạt động (Program & Activities): Concept ảnh hưởng đến cấu trúc và chương trình sự kiện, đảm bảo sự hòa hợp giữa các hoạt động và sự kiện tổng thể.
• Xây dựng thông điệp (Messaging): Concept hỗ trợ việc xây dựng thông điệp sự kiện, từ việc tạo slogan, khẩu hiệu đến việc truyền tải thông điệp cụ thể về sản phẩm, dịch vụ hoặc ý nghĩa của sự kiện.
• Mục tiêu (Objective): Concept cần phải phù hợp với mục tiêu tổ chức sự kiện. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và đảm bảo rằng concept hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu kinh doanh hoặc gắn kết cộng đồng mà sự kiện hướng đến.
• Trang trí và thiết kế (Decoration & Design): Concept định hình phong cách trang trí và thiết kế toàn bộ sự kiện. Màu sắc, ánh sáng, hình ảnh, và các yếu tố khác được chọn lựa để hòa hợp với chủ đề và tạo nên không gian độc đáo.
• Trải nghiệm khán giả (Audience Experience): Concept định hình trải nghiệm của khán giả khi tham gia sự kiện. Sự kiện nên tạo ra ấn tượng và kết nối tốt với khán giả, từ việc tham gia chương trình đến tương tác với các hoạt động trong tổ chức event.
• Công nghệ và kỹ thuật (Technology & Technicalities): Concept có thể liên quan đến việc sử dụng công nghệ và kỹ thuật tiên tiến như ánh sáng, âm thanh, hiệu ứng đặc biệt, để tạo ra sự kiện ấn tượng và hiện đại.
• Các yếu tố đặc trưng (Unique Elements): Concept sự kiện độc đáo cần chứa đựng các yếu tố độc đáo và phá cách, giúp sự kiện nổi bật và khác biệt so với các sự kiện khác.

Có thể bạn quan tâm: Ý tưởng trang trí sự kiện khác biệt cho mọi doanh nghiệp

Kết luận

Để một Concept thuyết phục được người đầu tư cho tổ chức event thì đội tổ chức sự kiện phải có những ý tưởng độc đáo, mới lạ, có tính khả thi. Bộ phận Planner hoặc xây dựng concept sự kiện phải hiểu tính chất, cách định vị của sản phẩm, hiểu đối tượng khách hàng của sản phẩm đó muốn gì, quan tâm đến điều gì. Một Concept vừa tốt vừa phù hợp, không khác gì gãi đúng chỗ ngứa của người đầu tư tổ chức sự kiện, chắc chắn nó sẽ giúp Event team của bạn vượt qua “cửa ải” đầu tiên. Hy vọng bài viết trên của Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event sẽ giúp độc giả có cái nhìn tổng thể về Concept sự kiện để xây dựng cho riêng mình những sự kiện kiện chất lượng và nội dung phù hợp nhất nhé!