Hướng dẫn cách Tổ chức Company Trip đỉnh nhất từ các chuyên gia

1147 lượt xem

Tổ chức Company Trip công ty như một giải pháp hữu hiệu để giải quyết nhiều vấn đề. Chẳng hạn như củng cố tình đoàn kết của các nhân viên; phòng ban. Xoá bỏ những khuất mắc, hiểu lầm nhau… Và chuyến đi cũng chính là phần thưởng lớn cho những cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức. Hãy cùng Palamun Event tìm hiểu sâu hơn về Company Trip và hướng dẫn cách tổ chức Company Trip như thế nào nhé!

Contents

Ý nghĩa của hoạt động tổ chức Company Trip

Có thể thấy, mỗi chuyến Company Trip ngân sách bỏ ra không phải là con số nhỏ. Nhưng có thể thấy, nhiều doanh nghiệp không ngần ngại chi tiêu cho những chuyến Company Trip này. Bởi mỗi chuyến đi hiệu quả mang lại nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn hơn rất nhiều.

 

tổ chức company trip
Company Trip là phần thưởng lớn cho những cố gắng cho mọi thành viên trong tổ chức

Xem thêm: Lợi ích nào mà Company Trip mang lại? Vì sao cần đầu tư cho chương trình này?

Hướng dẫn Cách thức tổ chức Company Trip chi tiết hiệu quả nhất

tổ chức company trip
Chuyến đi hiệu quả sẽ mang lại nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn cho doanh nghiệp

Bước 1 – Lên kế hoạch tổng thể cho buổi Company Trip cho doanh nghiệp

Việc đầu tiên cần làm chính là xác định loại hình tổ chức Company Trip mà ban lãnh đạo muốn. Dựa theo loại hình mà doanh nghiệp đề ra, bạn sẽ lên một bản kế hoạch, Bao gồm thời gian diễn ra hoạt động, số lượng nhân viên tham gia, có gia đình họ tham gia hay không. Những thông tin này rất cần thiết để bạn lập kịch bản cho chương trình. Cũng như lựa chọn những tiết mục phù hợp trong chuyến đi.

Bước 2 – Nắm bắt được nhu cầu của nhân viên và thông điệp từ ban giám đốc

Để nắm được nhu cầu của toàn nhân viên và thông điệp từ ban giám đốc thì cách dễ làm và hiệu quả nhất chính là thực hiện khảo sát thông qua các câu hỏi trong phiếu khảo sát.

Việc khảo sát ban đầu rất là quan trọng khi tổ chức Company Trip. Bạn cần hiểu được nhân viên của mình muốn gì và cần gì tại thời điểm đó. Như: độ tuổi nhân viên, số lượng nam và nữ, thời gian cho phép dài hay ngắn của công ty, thông điệp từ ban giám đốc, ngân sách dự kiến,…

Bước 3 – Xác định loại hình tổ chức Company Trip phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Company Trip có nhiều loại hình khác nhau. Sau khi hiểu được những nhu cầu cơ bản của nhân viên. Lúc này doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận định được loại hình Company Trip nhất định. Đó là tour du lịch trong nước hoặc ngoài nước. Hay du lịch kết hợp Team Building, Gala Dinner…

Bước 4 – Lên kế hoạch chi tiết cho chuyến đi

Doanh nghiệp bạn cần phải chuẩn bị chi tiết đầy đủ các thông tin cơ bản như sau, để tránh các sai sót:

  • Số lượng người tham dự: Nếu doanh nghiệp cho phép các nhân viên dẫn theo gia đình và có con nhỏ đi cùng thì nên sắp xếp cho mọi người đăng ký thật sớm để có thể có được số lượng chính xác nhất.
  • Thời gian tổ chức: Xác định được thời gian tổ chức sẽ giúp mọi người sắp xếp được các công việc để có được chuyến đi hoàn hảo nhất. Bên cạnh đó, điều này còn giúp xác định được mùa du lịch phù hợp để lựa chọn được địa điểm phù hợp.
  • Địa điểm đến: Doanh nghiệp nên có sự thay đổi về địa điểm tổ chức hằng năm nhằm tránh gây nhàm chán cho người tham dự. Nên có nhiều địa điểm để lựa chọn. Doanh nghiệp cũng có thể khảo sát sở thích của các nhân viên và chọn ra địa điểm để tổ chức.
  • Tiệc chiêu đãi: Cho chương trình Gala Dinner.
  • Ngân sách dự kiến: Để chương trình được kiểm soát tốt nhất, thành công nhất và tiết kiệm nhất.

Bước 5 – Dự trù ngân sách (cùng các khoản phát sinh nếu có)

tổ chức company trip
Lập dự trù kinh phí sẽ giúp bạn dễ dàng hơn cho việc xác định khoảng giá của gói Company Trip

Bạn cần phải xác nhận rõ ràng với ban lãnh đạo rằng công ty sẽ để kinh phí tối thiểu là bao nhiêu để tổ chức Company Trip hấp dẫn nhất. Từ đó bạn sẽ dễ dàng hơn cho việc xác định khoảng giá chi tiết tối thiểu cho một nhân viên là bao nhiêu. Hoặc có thể tham khảo cách lập ngân sách theo liệt kê bên dưới:

  • Địa điểm (thuê địa điểm tổ chức, đồ dùng tại địa điểm…);
  • Set up (sân khấu, bàn ghế, standee, backdrop…);
  • Đồ ăn thức uống: tiệc nhẹ, buffet, tiệc trưa…;
  • Trang trí Company Trip (Khu chụp hình, hoa tươi, bóng bay, cổng chào, khu vực chia team, khẩu hiệu…);
  • Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc…);
  • Văn nghệ (MC, nhóm múa, ca sĩ, vũ đoàn, tiết mục mở màn…);
  • Thiết kế & in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card, photocorner, layout, 2D, 3D…);
  • Chụp hình tư liệu, quay phim, flycam;
  • Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tourguide, đồng phục…);
  • Vật dụng chơi Game;
  • Quà tặng dành cho chương trình;
  • Nhân sự Đi lại, vận chuyển thiết bị;
  • Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có);
  • Xe 29 chổ hoặc 45 chỗ (+ số lượng ngày thuê);
  • Dự trù kinh phí phát sinh thông thường dao động khoảng 10%-25%.

Như vậy sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc chọn địa điểm tổ chức, nhà hàng, khách sạn. Hay các phương tiện cũng như kịch bản cho team building và các hoạt động ngoài trời.

Bước 6 – Chuẩn bị Ý tưởng – kịch bản – Concept chương trình – Các vật dụng nhận diện thương hiệu

Đây là lúc bạn sẽ chọn chủ đề cho chuyến đi vì đây là cơ hội tốt nhất để quảng bá hình ảnh của công ty. Cần chọn ra được một concept hấp dẫn bao gồm các yếu tố về trang phục, logo. Cũng như các hoạt động team building, cờ…

Việc bạn cần làm chính là lên thời gian cụ thể cho từng hoạt động trong bản kế hoạch tổ chức Company Trip. Thời gian nào sẽ có team building, thời gian nào dành cho các hoạt động văn nghệ và thời gian để nghỉ ngơi thư giãn. Xây dựng kịch bản cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong khâu chuẩn bị chương trình. Cũng như quản lý xuyên suốt chuyến đi.

Bước 7 – Lập bảng Checklist chương trình

Checklist sẽ giúp bạn:

  • Kiểm soát tất tần tật các hoạt động đã diễn ra và sắp diễn ra;
  • Kiểm soát tốt chất lượng của chương trình;
  • Quản lý tốt ngân sách tránh các khoản phát sinh không đáng có;
  • Quản lý tốt thời gian của chuyến đi góp phần thành công trọn vẹn;
  • Tránh thiếu sót các vật dụng trò chơi;
  • Tránh các rủi ro không đáng có trong suốt cuộc hành trình;
  • Quản lý tốt: danh sách các nhóm, lịch trình chung, thời gian (đến, đi, nghĩ ngơi, tổng thể các hoạt động…).

Bước 8 – Booking dịch vụ tại các địa điểm của chuyến đi

Đặt dịch vụ là bước bạn cần chắc chắn tất cả các nhu cầu và thời gian, địa điểm, dịch vụ của công ty mình. Bởi thông thường khi đặt dịch vụ, bạn cần đặt cọc trước từ 50% – 70% tùy hạng mục để xác định đặt thành công.

Nếu chưa chắc chắn, điều đó sẽ làm khó bạn và đôi lúc người thiệt sẽ là người chịu trách nhiệm chính tổ chức chương trình là bạn.

Bước 9 – Khảo sát dịch vụ tổ chức Company Trip có thể bỏ qua

Nếu bạn đặt Company Trip qua các đơn vị lữ hành hay các công ty tổ chức sự kiện như Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event thì doanh nghiệp bạn có thể bỏ qua bước khảo sát vì uy tín và kinh nghiệm của các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải cam kết cho chất lượng dịch vụ tại các điểm đến.

Nếu doanh nghiệp bạn tự tổ chức cho công ty thì việc khảo sát là cần thiết cho việc đảm bảo các dịch vụ bạn đã đặt đủ điều kiện cho chương trình được thành công và thuận lợi.

Dịch vụ bạn cần khảo sát như khách sạn, nhà hàng, địa điểm tổ chức team building, gala, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển,… Nếu không có điều kiện khảo sát tận nơi, hãy tham khảo nhiều nơi, nhiều nguồn. Qua truyền thông, hình ảnh, video. Yêu cầu các đơn vị cung cấp dịch vụ làm hợp đồng để đảm bảo dịch vụ cũng như kiểm soát rủi ro.

tổ chức company trip
Việc tự tổ chức rất dễ gặp rủi ro nên bạn hãy đừng chủ quan mà cẩn thận trong mọi khâu để đảm bảo mọi thứ được diễn ra suôn sẻ nhất

Bước 10 – Tìm kiếm Agency Event chuyên nghiệp tổ chức Company Trip

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức hoặc không có nhiều thời gian chuẩn bị thì nên tìm đơn vị có kinh nghiệm và chuyên nghiệp như Palamun Event, sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn tối ưu về thời gian và chi phí cùng với quy trình tổ chức Company Trip chyên nghiệp.

Ngược lại nếu bạn đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức các chuyến đi như thế này thì việc bạn cần làm chỉ là tìm kiếm thêm nhân sự có kinh nghiệm hỗ trợ bạn tốt nhất và phối hợp nhịp nhàng. Tùy theo mức độ lớn nhỏ khác nhau của chương trình.

Bước 11 – Thực hiện việc chạy chương trình tổ chức Company Trip

dịch vụ sự kiện trọn gói
Thực hiện trình Company Trip quyết định cho sự thành bại là chạy chương trình

Qua tât cả các bước chuẩn bị chi tiết trên, bước cuối cùng quyết định cho sự thành bại là chạy chương trình để các hoạt động diễn ra theo ý của bạn. Và tùy cơ ứng biến sao cho phù hợp với những biến đổi thực tế bên ngoài.

Thực tế bạn cần phải có sự linh hoạt khi có những sự cố phát sinh xảy ra khi tổ chức Company Trip. Và linh hoạt xử lý tình huống đó sao cho chương trình của doanh nghiệp bạn diễn ra thành công.

Cuối cùng sau chuyến đi bạn hãy nên khảo sát mọi người. Để từ đó bạn có thể đúc kết được những điều tốt mà mình làm được. Cũng như mặt chưa tốt để rút kinh nghiệm cho những chuyến đi tiếp theo.

Bước 12 – Đánh giá kết quả sau chuyến đi Company Trip (doanh nghiệp tự tổ chức hoặc thuê Agency)

Đây là một việc làm mà đòi hỏi bạn cần phải có tính kỷ luật. Bởi vì sau mỗi chuyến đi phần lớn mọi người đều mệt mỏi và tiếp tục cho các công việc bận rộn của mình. Nên thường hay bỏ qua bước vô cùng quan trọng này.

Phần đánh giá kết quả bạn có thể không làm. Nhưng đây là việc cần thiết để có cơ sở cho các lần tổ chức sau này. Bạn hãy làm phiếu đánh giá từng bộ phận hoặc từng thành viên tham gia về các dịch vụ sử dụng trong chương trình. Ngoài ra, đừng quên phần ý kiến đóng góp để rút kinh nghiệm cải thiện kinh nghiệm tổ chức cho những lần sau nhé.

Các hoạt động phổ biến nhất trong hành trình Company Trip

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Người quản lý tổng thể chương trình, MC và HDV du lịch đóng vai trò quan trọng quyết định cho sự thành công xuyên suốt chuyến đi

Hoạt động quản trị

Người quản lý tổng thể chương trình, MC và HDV du lịch đóng vai trò quan trọng. Trong việc kéo những người trong đoàn hòa nhập vào các trò chơi hay hoạt động tập thể.

Hoạt động tham quan du lịch

Nhân chuyến company trip doanh nghiệp nên kết hợp tham quan trải nghiệm một vài địa danh nổi tiếng tại khu vực của chuyến đi.

Hoạt động teambuilding

Chương trình mang tính đồng đội cao đưa mọi người lại gần nhau. Để cùng thực hiện một mục tiêu, một công việc. Hay bất kỳ một nhiệm vụ nào đó một cách chuyên nghiệp và độc đáo. Từ đó gắn kết các thành viên trong một tập thể.

Chụp hình tập thể để branding thương hiệu

chụp hình cùng nhau sẽ giúp mọi người gần gũi và thân thiết với nhau hơn. Đồng thời giúp lưu giữ những kỷ niệm của chuyến du lịch.

Tiệc mừng chiêu đãi

Là nơi mọi người cùng nhau chia sẻ cùng nhau những khó khăn trong công việc. Và những cảm xúc vui buồn trong chuyến đi.

Tổ chức Gala Dinner

Sau chuyến đi tốn nhiều năng lượng, mọi người cùng quây quần bên nhau thưởng thức bữa tiệc tối ấm cúng. Tự chuẩn bị những tiết mục văn nghệ độc đáo. Hay hào hứng chờ đợi những món quà may mắn. Chắc chắn sẽ chinh phục trái tim của những người khó tính nhất.

gala dinner
Gala Dinner là cơ hội để mọi người quây quần bên nhau

Trao giải

Đây có lẽ là một hoạt động thú vị nhất và bí mật nhất của các đội tham dự chương trình Ai ai ai. Ai cũng muốn biết đội nào sẽ về nhất, cá nhân nào xuất sắc nhất, giải thưởng như thế nào, công bằng hay không? Việc này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng lại góp phần khá lớn cho việc thành bại của cả chương trình Company Trip.

 

Company Trip là một hoạt động rất quan trọng và cần thiết để giúp tăng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Với các hướng dẫn chi tiết cách thức tổ chức company trip trên của Palamun Event đúc kết được. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp bạn có được thông tin bổ ích để chuẩn bị cho chuyến Company Trip của mình. Hoặc có thể gọi số Hotline 086 68 11 15 để bộ phận kinh doanh chúng tôi tư vấn và báo giá cho quý vị nhé!