Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Vũng Tàu

Vũng Tàu là một thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Nằm ở vùng Đông Nam Bộ, Việt Nam. Đây là trung tâm kinh tế, tài chính, văn hóa, du lịch, giao thông – vận tải và giáo dục. Và là một trong những trung tâm kinh tế của vùng Đông Nam Bộ. Theo đó, nhu cầu tổ chức sự kiện ở Vũng Tàu cũng ngày càng tăng cao. Đặc biệt tại Vũng Tàu được định hướng là nơi hội tụ, thu hút trí tuệ và phát triển công nghệ. Chính vì thế nhu cầu của các doanh nghiệp cần tìm các Công ty Tổ Chức Sự Kiện tại chuyên nghiệp Vũng Tàu. Những công ty này ngày càng được chú ý hơn bao giờ hết.

Vì sao doanh nghiệp nên tổ chức sự kiện Vũng Tàu?

• Vũng Tàu nổi bật với nhiều khu du lịch tạo nên những địa điểm mới mẻ.
• Các địa điểm ngoài trời ở Vũng Tàu phù hợp để tổ chức các chương trình: Ca nhạc, liveshow, festival, lễ hội, sự kiện cộng đồng, sự kiện giải trí…
• Đông dân cư và khách du lịch đến nhiều nơi trên thế giới.
• Nhu cầu giải trí cao từ người dân và doanh nghiệp.
• Vũng Tàu còn là vùng kinh tế trọng điểm phía nam với tốc độ phát triển nhanh và mạnh.

Với những lý do trên thì việc bạn có một sự kiện phù hợp. Nội dung hấp dẫn chắc chắn sẽ nhận được nhiều sự quan tâm của đối tượng mà bạn nhắm đến. Vì thế một quy trình tổ chức, nội dung sự kiện, các trang thiết bị và nhân lực thực hiện chuyên nghiệp sẽ dẫn đến một sự kiện thành công.

Thử thách trong việc tổ chức sự kiện tại Vũng Tàu hiện nay là gì?

Hiện nay, hầu hết các khách hàng đang gặp phải một vấn đề chung về việc tổ chức sự kiện Vũng Tàu đó là:

• Chất lượng và nghiệp vụ dịch vụ của các công ty sự kiện tại Bà Rịa Vũng Tàu hiện nay còn khá hạn chế so với các doanh nghiệp sự kiện tại TP. HCM.
• Số lượng và chất lượng các trung tâm hội nghị sự kiện ở Vũng Tàu khá khiêm tốn.
• Không kiểm soát được chi phí tổng thể tổ chức cho một sự kiện.
• Tư vấn dịch vụ sự kiện không chuyên sâu và tạo cho khách hàng nhiều sự lựa chọn.
• Bên cạnh đó còn nhiều bất cập nữa về việc tổ chức một sự kiện tại Vũng Tàu. Với những vấn đề trên thì việc doanh nghiệp tìm đến một công ty sự kiện chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu nhất.
• Tư vấn dịch vụ sự kiện không chuyên sâu và không tạo cho khách hàng nhiều sự lựa chọn.
• Nhân sự chuyên nghiệp trong ngành chưa chuyên sâu.
• Thiết bị tổ chức sự kiện không hiện đại, cũ kỹ.

Hiện nay, chi nhánh của công ty Palamun Event đã có mặt tại Bà Rịa Vũng Tàu. Nhằm giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vận chuyển cũng như đưa ra các giải pháp tốt nhất cho một sự kiện. Đây được xem là cơ sở quan trọng để tạo sự tin tưởng đối với các doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức sự kiện tại Bà Rịa Vũng Tàu chuẩn nhất hiện nay

Cũng giống như các sự kiện nói chung, tổ chức sự kiện tại Vũng Tàu cũng cần tuân theo những quy trình cơ bản với các giai đoạn như sau:

Cần Xác định thời gian, địa điểm, khách mời tham dự sự kiện Vũng Tàu

Ở bước này, thông thường sẽ theo kế hoạch marketing chung của công ty, nhưng cũng có lúc do đội sự kiện chủ động lập kế hoạch và đề xuất lên ban giám đốc.

Việc lựa chọn ngày và địa điểm cụ thể có thể được chỉ định trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

• Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
• Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
• Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn Concep tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn để thu hút người tham gia. Và trước hết cần có một chủ đề thu hút và một cái tên sự kiện thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một điểm nhấn quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

Lúc này, đội tổ chức sự kiện cần tập trung sáng tạo tên sự kiện. Tạo một tagline – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện Vũng Tàu qua các bước

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, dựa trên những thông tin đã có để lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, …)
• Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
• Hoạt động / giải trí
• Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, …)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, …)
• Quản lý tài trợ / đối tác

Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải là người quản lý thận trọng và có thể kiểm soát nhiều việc một lúc. Sau khi lên kế hoạch, người quản lý sẽ phân việc và kiểm soát các thành viên trong đội tổ chức sự kiện chạy theo đúng tiến độ.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký,…

Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ sự kiện

Hãy xác định xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ để thanh toán chi phí và tăng khả năng tham gia không? Khi bạn hợp tác với những người khác, họ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công.

Tùy theo loại sự kiện mà bạn có thể tìm kiếm các công ty để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức nhà nước có thể muốn tài trợ bữa tối, cung cấp vé vào cửa hoặc vật phẩm bán đấu giá thầm lặng chính cho tới những doanh nghiệp địa phương có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, mặt hàng quà tặng, …

Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc quảng bá có thể bắt đầu từ các kênh mà bạn sở hữu như thông báo trên website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục chính được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Đừng quên cộng thêm bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả,… cũng như dự trù các khoản ngân sách có thể phát sinh.

Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Làm sao để biết sự kiện có thành công không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện qua số lượng người đăng ký hoặc người tham dự hay nó phụ thuộc như thế nào?

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm.

>>> Xem thêm: Công ty Tổ chức khai trương tại Vũng Tàu Giá tốt dành cho doanh nghiệp

Dịch vụ tổ chức sự kiện của Palamun Event tại Vũng Tàu

• Dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng, chuyên nghiệp.
• sở hữu đội ngũ những người làm Marketing chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm ở đa dạng các lĩnh vực truyền thông, tiếp thị, từ đó đưa ra những ý tưởng chỉnh chu, tinh tế nhưng khô­­­­ng kém phần sáng tạo và độc đáo với tính khả thi cao nhằm đáp ứng mong muốn của doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện tại Vũng Tàu.
• Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, tận tâm với trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm trong nghề lâu.
• Chi phí hợp lý, báo giá rõ ràng, trọn gói, không chi phí phát sinh.
• Tư vấn kế hoạch, lên ý tưởng tổ chức sáng tạo, chi tiết.
• Cung cấp các dịch vụ và thiết bị như: thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, đạo cụ,..mà không cần phải qua trung gian.
• Đảm bảo chương trình được diễn ra thành công, tốt đẹp và sang trọng.
• Tư vấn giúp doanh nghiệp lựa chọn loại hình sự kiện
• Lên ý tưởng, nội dung, concept chương trình hấp dẫn, độc đáo
• Lập kế hoạch tổng thể, kịch bản được sắp xếp có bố cục, chuyên nghiệp
• Đề phòng rủi ro, chuẩn bị các phương pháp dự phòng
• Hoàn thành các giai đoạn hậu kì, kết thúc sự kiện

>>> Xem nhanh: Công ty Tổ chức lễ khởi công Uy tín chuyên nghiệp tại Vũng Tàu

Kết luận

Nếu doanh nghiệp đang muốn tổ chức các loại hình tổ chức sự kiện tại Vũng Tàu như: khánh thành, khai trương, khởi công, ra mắt sản Phẩm mới, lễ hội, lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp.., thì hãy liên hệ với Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được tư vấn chi tiết. Không chỉ được các tư vấn về chiến lược quảng bá thương hiệu; doanh nghiệp còn có thể nhận được mức giá tốt nhất thị trường khi chọn Palamun Event tại Vũng Tàu.