Chuẩn bị thư mời dự lễ khánh thành nhà máy dễ dàng chỉ với 3 bước

679 lượt xem

Thư mời dự lễ khánh thành là lời thông báo ngắn gọn, súc tích về sự kiện nhưng lại đầy đủ ý nghĩa và thể hiện thái độ chân thành, tôn trọng của doanh nghiệp đối với người nhận. Do tính chất trang trọng và chuyên nghiệp của lễ khánh thành nhà máy, thư mời được xem như cầu nối giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với truyền thông, đối tác, khách hàng tiềm năng, từ đó gợi mở ra nhiều cơ hội để quảng bá hình ảnh, sản phẩm/dịch vụ và tên tuổi trên thương trường. Dưới đây là 3 bước chuẩn bị thư mời cho lễ khánh thành cùng các mẫu tham khảo do Palamun Event đã thực hiện!

3 bước chuẩn bị thư mời dự lễ khánh thành

Lập danh sách khách mời dự lễ khánh thành

Lập danh sách khách mời là bước tối quan trọng khi chuẩn bị thư mời dự lễ khánh thành. Họ là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân – đối tượng chính mà chủ đầu tư sự kiện muốn hướng tới trong chương trình lễ khánh thành. Những đối tượng này được phân nhóm cụ thể như sau:

  • Theo kế hoạch tổ chức sự kiện: khách mời chính thức, khách mời dự bị;
  • Theo vị trí và vai trò: khách VIP (các đại biểu, quan chức, lãnh đạo các doanh nghiệp lớn, các nhân vật có tầm ảnh hưởng trong xã hội,…), khách từ các cơ quan truyền thông, khách mời là khách hàng, khách mời là đối tác/nhà cung ứng.

Việc lập danh sách khách mời có những lợi ích như sau:

  • Kiểm soát số lượng khách mời dựa vào quy mô sự kiện, tránh trường hợp quá đông hoặc quá ít, trùng lặp hay bỏ sót thông tin các khách mời cần thiết;
  • Làm cơ sở để chuẩn bị thư mời và gửi thư mời cho khách;
  • Chủ động chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời chu đáo.
thư mời dự lễ khánh thành
Lập danh sách khách mời không chỉ giúp ích khi chuẩn bị thư mời mà còn đảm bảo công tác đón tiếp và phục vụ diễn ra trôi chảy trong thời gian diễn ra buổi lễ (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, kịch bản gồm những gì?

Lên nội dung thư mời dự lễ khánh thành

Nội dung thư mời dự lễ khánh thành không yêu cầu trau chuốt hay cầu kỳ, hoa mỹ, chỉ cần trình bày đầy đủ thông tin, diễn đạt súc tích, dễ hiểu. Trong đó, các thông tin cần đáp ứng trong thư mời bao gồm:

  • Thông tin sự kiện;
  • Thông tin doanh nghiệp;
  • Thông tin khách mời; 
  • Agenda sự kiện;
  • Mini maps chỉ rõ địa điểm tổ chức lễ khánh thành.

Thiết kế và in ấn

Khâu thiết kế thư mời liên quan sát sao đến ý tưởng lễ khánh thành, bao gồm các yếu tố nhận diện thương hiệu như màu chủ đạo, các elements thể hiện lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp (ví dụ: công nghệ, điện tử, bất động sản,…). Đối với các sự kiện lớn, tone & mood thư mời dự lễ khánh thành thường theo hướng sang trọng, thông tin trình bày theo bố cục hợp lý, font chữ dễ đọc và có màu sắc tương phản với phần nền.

Về phần in ấn, chất liệu in giấy mời thường là giấy couche hoặc offset với ưu điểm bề mặt láng mịn, mực in rõ nét. Khổ giấy mời ưu tiên dạng chữ nhật theo kích thước chuẩn như 10x15cm, 15x20cm, 13x18cm, 12x24cm.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Mẫu thiết kế bao thư mời đơn giản, thanh lịch cho lễ khánh thành nhà máy (Ảnh: Palamun Event)

Tham khảo những mẫu thư mời dự lễ khánh thành nhà máy do Palamun Event thực hiện

Palamun Event gợi ý những mẫu thư mời chuyên nghiệp, ấn tượng do chúng tôi thực hiện cho các chương trình lễ khánh thành nhà máy trong vài năm trở lại.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Thư mời khánh thành nhà máy công ty LDC Logistics Vietnam (Ảnh: Palamun Event)
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Mẫu thư mời đơn giản cho lễ khánh thành Maruichi Sun Steel (Ảnh: Palamun Event)
thư mời dự lễ khánh thành
Thư mời khánh thành công ty Nisshin Seifun tại Đồng Nai (Ảnh: Palamun Event)
thư mời dự lễ khánh thành
Mẫu thiệp mời đầy đủ thông tin cho lễ khánh thành nhà máy công ty Molenbergnatie (Ảnh: Palamun Event)
thư mời dự lễ khánh thành
Sơ đồ đường đi luôn được cân nhắc thêm vào thư mời để khách mời dễ dàng tìm đến vị trí tổ chức lễ (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Lễ khánh thành Công ty LDC Logistics Việt Nam

Liên hệ nhận báo giá lễ khánh thành trọn gói ngay hôm nay!

Chuẩn bị thư mời dự lễ khánh thành chỉ là một bước rất nhỏ trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện đầy công phu và chi tiết. Để tiết kiệm thời gian và nhân lực, liên hệ nhận báo giá lễ khánh thành trọn gói từ các dịch vụ sự kiện uy tín luôn là sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp.

Tự hào có đội ngũ nhân lực trẻ trung, sáng tạo và nhiệt huyết, Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hân hạnh mang đến những chương trình chất lượng, giúp doanh nghiệp lan tỏa danh tiếng và tạo dựng lòng tin đối với khách hàng. Đến với chúng tôi, cam kết quy trình làm việc chặt chẽ, cân nhắc mọi rủi ro trong quá trình triển khai và chi phí phải chăng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được báo giá sớm nhất!

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN PALAMUN EVENT

* Trụ sở: 27K Trần Nhật Duật, phường Tân Định, quận 1, TP.HCM

* Email: sales@palamunevent.com

* Hotline: 08 66 48 11 15 (Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (Mr. Thu Trần)