Tổ chức sự kiện khai trương hiện không còn quá khó khăn đối với doanh nghiệp. Việc lên ý tưởng hay kế hoạch cũng dễ dàng hơn trước rất nhiều. Tuy nhiên, bản chất của việc tổ chức buổi lễ khai trương hay bất kỳ sự kiện nào cũng đòi hỏi người làm luôn có sự đầu tư kỹ lưỡng. Cụ thể trong các khâu set up và vận hành.
Một sai lầm trong các khâu chuẩn bị cũng sẽ gây mất lòng khách tham dự. Chính vì thế, bạn cần lưu ý để tổ chức một buổi lễ suôn sẻ cho doanh nghiệp. Dưới đây là những sai lầm nên tránh khi tổ chức lễ khai trương bạn có thể tham khảo. Hãy cùng Palamun Event theo dõi bài viết sau nhé!
Contents
Những sai lầm nên tránh khi tổ chức sự kiện khai trương để sự kiện diễn ra tốt đẹp
Khai trương là một khởi đầu quan trọng của một công ty/doanh nghiệp. Đây được xem là buổi ra mắt và đánh dấu bước đầu cho sự thành công về thương hiệu. Tuy nhiên, trong buổi lễ sai sót là một điều không thể tránh khỏi. Vậy đó là những lỗi nào?
Dưới đây là những lỗi sai thường gặp khi tổ chức khai trương mà doanh nghiệp hay mắc phải. Bạn có thể tham khảo và lưu ý để tránh mắc sai lầm:
>>> Top Xu hướng Khai trương: Ý tưởng marketing khác biệt cho lễ khai trương
Trang trí buổi lễ thiếu cẩn trọng
Trang trí cho lễ khai trương là một trong những điểm nhấn của doanh nghiệp. Nhằm thu hút và gây ấn tượng đến khách hàng. Tuy nhiên, việc trang trí là một trong khâu dễ mắc sai sót nhất khi tổ chức sự kiện.
Một buổi lễ khai trương nếu trang trí quá đơn giản, sơ sài hay màu mè sẽ tạo ra những phản ứng ngược chiều. Không giúp doanh nghiệp mang lại hiệu quả thẩm mỹ cho sản phẩm/dịch vụ trong ngày ra mắt.
Trang trí khai trương đóng vai trò quan trọng để tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Bởi việc trang trí sẽ tạo nên phong cách riêng biệt và làm nổi bật thương hiệu doanh nghiệp mong muốn khi ra mắt cộng đồng.
Không có kế hoạch tổ chức rõ ràng
Bất kỳ một việc làm nào cũng cần có kế hoạch rõ ràng. Và tổ chức một buổi lễ khai trương cũng vậy!
Có rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn chủ quan cho việc lên kế hoạch tổ chức. Bởi họ nghĩ rằng khai trương chỉ là một buổi lễ ra mắt đơn giản và không cần chuẩn bị gì nhiều.
Đó là suy nghĩ sai lầm. Nếu bạn không có một kế hoạch cụ thể để buổi lễ diễn ra bài bản và thuận lợi sẽ dễ dẫn đến thất bại trong ngày đầu ra mắt sản phẩm/dịch vụ.
Doanh nghiệp cần phải lên ý tưởng cụ thể cho sự kiện. Từ đó, dễ dàng dự trù ngân sách và các kế hoạch chi tiết cho từng khâu tổ chức.
Trước khi tổ chức khai trương, doanh nghiệp cần xác định đâu là khách mời và đối tác tiềm năng để gửi thư mời đúng vai trò tham dự.
Để có một buổi khai trương hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần lên kế hoạch trước ít nhất 1 tuần để chuẩn bị đầy đủ các hạng mục. Đồng thời phân công nhiệm vụ cho rõ ràng cho từng cá nhân. Cần đảm bảo đúng deadline đề ra. Không cho 1 người đảm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. Hay giao việc cho người không đúng chuyên môn. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến buổi lễ nếu họ không thể hoàn thành.
>>> Tham khảo thêm: Mẫu bài phát biểu lễ khai trương sáng tạo các công ty sự kiện hay dùng
Chưa xem kỹ thời điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện khai trương
Không phải thời điểm nào doanh nghiệp cũng có thể tổ chức sự kiện khai trương. Người Việt thường quan niệm “Có thờ có thiêng, có kiêng có lành“. Và ngày khai trương cũng được xem là ngày quan trọng cho sự nghiệp phát triển doanh nghiệp sau này.
Nên ngày lễ khai trương phải được xem là một ngày may mắn, thuận lợi đến mọi việc kinh doanh lâu dài, làm ăn của doanh nghiệp. Vì thế, thời gian ngày khai trương phải được lựa chọn phù hợp tử vi, đem lại nhiều may mắn. Tránh những ngày lễ, dịp tết. Hoặc những ngày khách hàng khó sắp xếp thời gian đến dự.
Không tiến hành truyền thông cho ngày khai trương
Buổi lễ khai trương không thể chỉ chú trọng cho những khâu đón khách, các khâu trang trí mà bỏ qua các kênh truyền thông. Đây chính là thiếu sót lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả buổi lễ.
Bởi hiện nay, đa số người tiêu dùng sử dụng công nghệ rất nhiều. Và đây cũng chính là kênh thông tin mà người tiêu dùng hướng tới. Nếu không có truyền thông, doanh nghiệp sẽ không thể thu hút được khách hàng đến tham dự. Hoặc không ai biết đến buổi lễ khai mắt sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Vì thế, trước khi diễn ra buổi lễ khai trương, bạn nên làm một chiến dịch truyền thông hiệu quả. Bằng các chương trình quảng cáo, khuyến mãi để thu hút khách hàng.
Thuê các hạng mục sự kiện nhỏ lẻ
Đây là một trong những sai lầm lớn khi một doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức lễ khai trương. Vì nhiều người cho rằng chỉ cần thuê các đơn vị nhỏ lẻ để tiết kiệm chi phí như làm sân khấu, backdrop, trang trí, âm thanh,… của từng đơn vị riêng biệt.
Nhưng thực tế, mỗi đơn vị chỉ cung cấp cho buổi lễ một hạng mục riêng lẻ không có sự thống nhất dễ dẫn đến sai sót cho các khâu setup buổi lễ.
Khi chọn một đơn vị chuyên nghiệp, làm trọn gói từ A-Z, buổi lễ chắc chắn sẽ thành công tốt đẹp. Bởi một công ty sự kiện chuyên nghiệp họ sẽ đáp ứng đầy đủ các hạng mục. Đặc biệt luôn có đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp từ khâu trang trí, kịch bản,… Giữa họ có sự liên kết chặt chẽ trong công việc.
Làm thế nào để tổ chức sự kiện khai trương thành công tốt đẹp?
Sẽ có quá nhiều thiếu sót nếu doanh nghiệp tự mình tổ chức buổi lễ khai trương. Hay thuê phải một công ty sự kiện thiếu chuyên nghiệp.
Vì vậy, để tổ chức ngày khai trương thành công, bạn nên nắm rõ các sai sót thường gặp trong quá trình diễn ra sự kiện. Vì những sai lầm trong buổi lễ có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của buổi lễ và hiệu quả lan tỏa thương hiệu về sau.
Ngoài việc nắm rõ các sai sót khi khai trương, doanh nghiệp cần tìm kiếm cho mình một dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Công ty sự kiện hiện nay có mặt hầu hết các tỉnh thành. Chứng tỏ vai trò của mình trong việc tổ chức một ngày lễ khai trương thành công. Có thể giúp bạn gánh vác mọi thứ trong quá trình chuẩn bị cũng như suốt thời gian diễn ra.
Kết luận
Tại TP.Hồ Chí Minh, Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event là một trong những công ty Event thực hiện tổ chức nhiều chương trình với các đối tác doanh nghiệp vừa và lớn.
Tất cả những công tác chuẩn bị khai trương đều được Palamun Event thực hiện một cách chỉnh chu và chuyên nghiệp. Trong từng khâu nhỏ như trang trí sự kiện (sân khấu, backdrop, hoa tươi,…), kịch bản chương trình, MC, âm thanh ánh sáng,…
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị thực hiện sự kiện khai trương nói riêng hay bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào, đừng chần chừ liên hệ với Công ty tổ chức sự kiện Palamun Event tại đây. Chúng tôi sẽ giúp bạn có một ngày lễ khai trương tốt đẹp nhất!
