Cuối năm là thời điểm các công ty tổ chức các sự kiện quan trọng như Tiệc tri ân, lễ kỷ niệm, tổng kết cuối năm của các doanh nghiệp, hội nghị khách hàng…, đây cũng là mùa cao điểm tổ chức kinh doanh. Bữa tiệc cuối năm của công ty thành ra thất vọng vì lý do tổ chức, Palamun Event xin chia sẻ những sai lầm, rủi ro khi tổ chức tiệc tất niên bạn nên tránh để có một bữa tiệc cuối năm thành công và khó quên.
Contents
Không khảo sát địa điểm tổ chức
Dù là họp báo, ra mắt sản phẩm, lễ trao giải hay tiệc tất niên công ty, các công ty thường chọn tiêu chuẩn ‘sao’ cho các nhà hàng, khách sạn, resort, trung tâm. Tuy nhiên, không phải lúc nào nhiều ngôi sao cũng phù hợp với mục đích, yêu cầu và phạm vi của sự kiện.
Như trường hợp một công ty tổ chức tiệc tất niên tại một khách sạn uy tín ở TP.HCM, chúng tôi gửi giấy mời và nhận thấy địa điểm không đủ sức chứa. Trong trường hợp này, thỏa thuận đã diễn ra không suôn sẻ ngay từ đầu trong việc lập kế hoạch và điều hành sự kiện. Đó là không khảo sát trước địa điểm tổ chức chương trình.
Trong một số trường hợp, tiền thuê phòng chỉ được lập hóa đơn cho thời gian biểu diễn và có thể không cho phép hoặc giới hạn thời gian thiết lập và thử nghiệm chương trình. Nếu không thỏa thuận ký hợp đồng ngay từ đầu, công ty sẽ phải trả một nửa phí thuê cho lần dàn dựng và tập dượt này.
=> Xem thêm: Top 10 địa điểm tổ chức tiệc Year End Party xịn sò giá tốt ở TPHCM
Chủ đề, kịch bản nhàm chán, rời rạc
Mỗi sự kiện tiệc tất niên công ty có một chủ đề riêng được thiết kế và lựa chọn dựa trên nhu cầu sáng tạo của công ty. Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên và chủ đề sự kiện tạo ra một cái gì đó mới mẻ cho lễ kỷ niệm cuối năm của bạn. Do đó, điều quan trọng là không sao chép hoàn toàn ý tưởng tiệc cuối năm từ sự kiện năm ngoái.
Đây là một trong những rủi ro khi tổ chức rất phổ biến cần tránh khi tổ chức lễ kỷ niệm cuối năm của công ty. Điều này đặc biệt đúng đối với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với một khoản chi phí nhỏ, các công ty thường chọn để bộ phận nội bộ của họ xử lý việc tổ chức, thay vì làm việc với một công ty chuyên tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, nhân viên của công ty có thể thiếu kinh nghiệm về sự kiện, dẫn đến các kịch bản bị phân mảnh và không hoàn chỉnh, không tạo được quy trình nhất quán xuyên suốt sự kiện diễn ra.
>>> Xem thêm: Lời dẫn chương trình tiệc tất niên có những lưu ý nào?
Điều phối sự kiện, quản lý nhân sự đảm bảo ứng phó tốt trước các rủi ro khi tổ chức tiệc tất niên
Đối với sự kiện tổ chức tiệc tất niên, giai đoạn quan trọng và nguy hiểm nhất chính là phần điều phối của sự kiện và sắp xếp nhân sự. Tại thời điểm đó, không có đủ thời gian để sửa sai, bởi vì một sai lầm là hàng dặm. Đặc biệt, việc điều phối vô cùng phức tạp đối với những sự kiện quy mô lớn với hàng nghìn người như lễ hội âm nhạc, tiệc cuối năm, họp mặt khách hàng trên toàn quốc.
Một trong những rủi ro khi tổ chức khác nữa là sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận. Các nhóm nhảy trễ show, trễ tập. Nếu người phụ trách âm thanh không chuẩn bị đầy đủ trước buổi biểu diễn, ca sĩ sẽ gặp khó khăn. Ánh sáng của thiết bị sân khấu không được chuẩn bị kỹ lưỡng, hậu trường hoang mang trước sự thay đổi chương trình đột ngột.
Các tình huống rủi ro khi tổ chức tiệc tất niên phát sinh
Trong mọi trường hợp, rủi ro khi tổ chức tiệc tất niên là thứ có thể xảy ra bất cứ lúc nào – trước, trong hoặc sau một sự kiện. Do đó, bạn phải luôn có sẵn kế hoạch quản lý rủi ro để đảm bảo rằng các sự cố được giải quyết một cách an toàn và nhanh chóng nhất có thể. Đây là những kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh của một nhà tổ chức sự kiện, các công ty muốn tự tổ chức cũng cần phải lưu ý.
Đôi khi những việc rất nhỏ như chuẩn bị khay quà, khăn tắm cũng tiềm ẩn rủi ro nhưng ban tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc bê khay lên sân khấu. Món quà rỗng nhưng không có nắp đậy. Các tình huống khủng hoảng và giải pháp cũng cần được tính đến trong các sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp. Vì vậy, ban tổ chức lường trước những trường hợp xấu có thể xảy ra và xử lý từng trường hợp nhanh chóng.
Rủi ro khi tổ chức tiệc tất niên xuất phát từ đơn vị tổ chức sự kiện
Mọi sự kiện tiệc tất niên công ty đều cần nhiều nhà cung cấp cùng làm việc với nhau, từ thiết kế, thi công đến âm thanh, ánh sáng, nhà hàng, khách sạn, v.v. Nhà cung cấp nào cũng cần có quá trình thẩm định, lựa chọn, lập dự toán, thi công, lắp đặt… nhưng nếu doanh nghiệp không cẩn thận, ai sẽ gặp sự cố “tiền mất, tật mang”.
Không hiếm các tự tổ chức sự kiện tiệc tất niên công ty và được cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng với nhiều mức giá khác nhau tùy địa điểm, thiếu hình dung chính xác về chất lượng dịch vụ. Thậm chí có trường hợp chuẩn bị diễn ra sự kiện mới phát hiện ra khâu âm thanh gặp trục trặc. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm tổ chức những bữa tiệc cuối năm để có một sự kiện thành công tốt đẹp.
=> Xem thêm: 7 bữa tiệc Year End Party 2023 đặc sắc cho doanh nghiệp
Trên đây là những rủi ro khi tổ chức tiệc tất niên mà Công ty Palamun Event muốn lưu ý dựa trên kinh nghiệm chúng tôi đúc kết sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và tổ chức các sự kiện trọng đại. Chúc các bạn cùng doanh nghiệp có một bữa tiệc tất niên công ty ấn tượng và khó quên!
