Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty qua 10 bước

Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty nhấn mạnh ngày công ty được thành lập. Đánh dấu cột mốc trưởng thành phát triển công ty. Ngoài ra, đó cũng là dịp để doanh nghiệp có dịp bày tỏ tri ân khách hàng, đối tác. Và dịp cảm tạ sự đóng góp của tập thể nhân viên trong công ty. Dưới đây là Kịch bản 10 bước Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công & ấn tượng. Được Palamun Event tổng hợp biên soạn cập nhật theo xu hướng mói nhất 2021 bên dưới:

Bước 1 – Trả lời cho câu hỏi: Lễ kỷ niệm thành lập công ty là gì?

Lễ kỷ niệm là dịp mà người ta tưởng nhớ, ghi nhận và vinh danh một sự kiện nào đó quan trọng đối với bản thân họ. Hằng năm có rất nhiều sự kiện diễn ra. Không chỉ của cá nhân mà cả những doanh nghiệp. Doanh nghiệp càng lớn thì nhu cầu tổ chức càng nhiều. Và chương trình buổi lễ lại càng phức tạp và cần đầu tư kỹ lưỡng.

Chính vì lẽ đó, cần có kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm để dễ dàng phân công nhiệm vụ. Cho từng đối tượng để buổi lễ diễn ra một cách mượt mà. Với tiêu chí này, chúng tôi xin gợi ý một kịch bản tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm cơ bản. Để quý khách có thể tham khảo và sắp xếp, thêm thắt cho hợp lý và phù hợp với buổi lễ của mình.

​Bước 2 – Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm cần xác định ý nghĩa thiết thực của buổi lễ

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện đặc biệt của các công ty đã đi qua một chặng đường dài. Thông thường người ta chọn các con số tròn và đẹp như: 5 năm – 10 năm – 15 năm, 20 năm… Palamun Event nhận thấy việc này tùy theo văn hóa cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty là thông điệp để doanh nghiệp:

• Gắn kết hơn doanh nghiệp và khách hàng và củng cố lại sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp của bạn
• Tri ân và cảm ơn những đóng góp của tập thể nhân viên đã dành thời gian, công sức và chất xám cống hiến cho doanh nghiệp bạn
• Gửi lời cảm ơn sâu sắc và tạo mối quan hệ bền chặt giữa khách hàng và công ty
• Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, công ty quan tâm và tôn trọng
• Tổ chức kỷ niệm thành lập công tạo dựng được lòng tin, chữ tín trong lòng khách hàng. Và tập thể cán bộ công nhân viên đã kề vai sát cánh trên cùng một con tàu

Bước 3 – Xác định tên chương trình của buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty

Chủ đề của buổi lễ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nếu xác định được chủ đề rõ ràng, thì công tác lên kế hoạch sau đó sẽ được định hướng tốt hơn. Nếu anh chị thuê công ty sự kiện. Cần xác định rõ ràng chủ đề mà anh chị muốn truyền tải trong xuyên suốt sự kiện là gì. Từ đó giúp cho công ty sự kiện có thể dễ dàng lên kế hoạch cho anh chị hơn. Tưởng chừng đơn giản nhưng xác định chủ đề buổi lễ sẽ giúp anh chị lên kế hoạch, ý tưởng. Và tiến hành tổ chức được thuận lợi và chu đáo nhất. Chủ đề của buổi lễ, quý khách có thể dựa vào màu sẵn logo công ty, sản phẩm của công ty hay ngày tháng, số năm thành lập công ty, doanh nghiệp.

Bước 4 – Xây dựng kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Tất nhiên bất kì chương trình, sân khấu nào cũng phải chuẩn bị kịch bản trước. Thậm chí cả kịch bản dự trù phòng xảy ra những rủi ro. Để cho lễ kỷ niệm diễn ra thành công rực rỡ. Sau khi xác định được chủ đề rồi thì việc đầu tiên là bạn phải lên kịch bản sơ bộ. Và sau đó là kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm. Tất nhiên cần phải họp bàn mọi người để thống nhất các chi tiết, nội dung buổi lễ kỷ niệm làm sao để phù hợp nhất với văn hóa của công ty.

Bước 5 – Chọn địa điểm tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty

Địa điểm tổ chức rất quan trọng vì đây là nơi diễn ra toàn bộ nội dung của buổi lễ. Quý doanh nghiệp nên liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ. Để đặt địa điểm sao cho phù hợp với tiêu chí đặt ra. Cần chuẩn bị sân khấu sao cho đủ rộng để biểu diễn các tiết mục biểu diễn. Và chuẩn bị bục để phát biểu chương trình. Bên cạnh đó quý khách cần chú ý đến vị trí sắp xếp chỗ ngồi. Và bàn tiệc cho các khách mời, đối tác, nhân viên, tránh nhầm lẫn mà xếp vội vàng. Ảnh hưởng đến lễ kỷ niệm thành lập công ty khi mà mọi người đều mong chờ.

Bước 6 – Thời gian tổ chức sự kiện

Người ta thường nói “Thời gian là vàng bạc” quả không sai. Để công tác tổ chức diễn ra suôn sẻ, không phải gấp gáp. Doanh nghiệp bạn nên chuẩn bị thời gian. Sao cho đủ để chuẩn bị các khâu như trang trí, sắp xếp chỗ ngồi cho khách. Hay tập dượt trước khi tổ chức. Lên lịch thời gian diễn ra khai mạc, thời gian làm lễ, phát biểu trước khi biểu diễn, trao quà tri ân hay tuyên dương nhân viên, mở tiệc… sao cho thật mượt mà, trôi chảy.

Bước 7 – Thiết kế thiệp mời và sớm gửi cho khách hàng sắp xếp thời gian

Thiệp mời tổ chức kỷ niệm thành lập được thiết kế đẹp và sáng tạo cũng là thông điệp chỉn chu từ ban giám đốc. Và sớm gửi thiệp mời. Tưởng chừng đơn giản nhưng đòi hỏi nội dung thật sự gây chú ý đến người nhất. Quý khách hãy cố gắng chuẩn bị viết trong thiệp mời. Sao cho cô đọng mà đầy đủ ý nhất. Việc này cần làm sau khi quý khác đã lên kế hoạch ngày giờ cụ thể cho lễ kỷ niệm thành lập công ty.

Bên cạnh đó công ty cũng nên gửi giấy mời cho nhân viên để thể hiện sự coi trọng. Mặc dù họ đi làm hằng ngày gặp mặt có thể mời qua lời nói. Còn đối tác hay khách mời khác công ty nên chủ động mời sớm hơn Palamun Event nhận thấy khung thời gian tốt nhất là từ 3 tuần – 6 tuần.

Bước 8 – Chuẩn bị quà tặng và tiệc chiêu đãi theo kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm của doanh nghiệp

Quà tặng tri ân khách mời hay nhân viên công ty nên chuẩn bị trước. Để sao cho buổi lễ đến tiết mục trao tặng thật ý nghĩa. Còn vật phẩm ở đây là hoa, banner sự kiện hay ghế ngồi, âm thanh ánh sáng,… Thì công ty có thể đặt tại đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ hợp lý và chu đáo hơn. Ngoài ra thức ăn phục vụ cho buổi lễ kỷ niệm vô cùng quan trọng. Cần phải đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Đa dạng món ăn cho khách mời cũng là một việc quan trọng cần quan tâm

Bước 9 – Thông điệp của buổi lễ trong kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Trải qua hơn 12 năm làm việc trong môi trường agency tại Việt Nam. Palamun Event nhận thấy rằng Tiệc kỷ niệm thành lập công ty là một điều tất yếu. Bắt buộc của các doanh nghiệp cần phải thực hiện thật tốt, thật chu đáo. Bởi vì đây là thời điểm tốt để doanh nghiệp có thể thể hiện được lòng biết ơn. Và sự tôn trọng dành cho khách hàng và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Từ đó thể hiện được mong muốn hợp tác lâu dài để cùng nhau phát triển. Hơn nữa, buổi tiệc này còn giúp cho các doanh nghiệp khẳng định được chất lượng dịch vụ. Thương hiệu của mình trong lòng mọi người.

Bước 10 – Lên kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm với các nội dung chính

Lên danh sách khách mời

Việc lên danh sách khách mời vô cùng quan trọng. Cần xác định số lượng khách mời tham dự từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Dự trù kinh phí, lập một kế hoạch chi tiết. Phù hợp dựa trên số lương khách mời tham dự.

Lên ý tưởng và kế hoạch tổng thể

• Ý tưởng tốt tạo ấn tượng với khách hàng, tiệc tri ân Khách hàng sẽ diễn ra thành công và đáng nhớ
• Cần có một bản thảo kế hoạch tồng thể: thời gian, địa điểm, số khách, thực đơn, quà tặng, nhân sự, chương trình khuyến mãi…
• Lựa chọn những ý tưởng sáng tạo nhưng phải phù hợp, quan trọng là làm hài lòng khách hàng đến tham dự
• Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng và kế hoạch tổng thể doanh nghiệp bạn cần phân chia ra các bộ phận phụ trách để chuẩn bị cho chương trình tri ân khách hàng

Kế hoạch chi tiết cho từng phần nhỏ

• Nhân sự Leader (hay còn gọi là Key Person): Ai sẽ là người điều phối chính mọi hoạt động từ đầu đến cuối dự án Tri Ân Khách Hàng, nếu thuê đơn vị tổ chức sự kiện như Palamun Event thì phòng ban nào sẽ đứng ra phối hợp thực hiện
• Địa điểm: Phù hợp với quy mô sự kiện, dễ tìm kiếm, thuận tiện giao thông đi lại. Điều này giúp khách mời thấy thoải mái, nên gần trung tâm
• Thời gian: Lựa chọn khoảng thời gian hợp lý với khách hàng tham dự. Nên lựa chọn vào cuối tuần trong khoảng thời gian chiều tối để khách mời tới tham dự đầy đủ.
• Chủ đề chương trình tri ân khách hàng: Nên có chủ đề cho chương trình hay truyền tải được sức mạnh và thông điệp của doanh nghiệp bạn

Thực thi kế hoạch

• Mỗi chương trình có một mục tiêu riêng. Mọi hoạt động trong chương trình nên theo mục tiêu đó tạo nên chương trình xuyên suốt, ấn tượng hơn
• Chuẩn bị: Thiết kế các thứ liên quan đến bữa tiệc: Thiệp mời, quà tặng tri ân khách hàng, sân khấu, background,… được thiết kế theo mẫu
• Thi công: Thực hiện triển khai các hạng mục đã lên kế hoạch trước sự kiện 1 đến 2 ngày, trang trí hội trường, sân khấu, lắp đặt điều chỉnh âm thanh ánh sáng và các thiết bị , khác, chuẩn bị tiệc, kiểm tra nhân sự các bộ phận, đảm bảo công tác vệ sinh, an ninh…
• Cần cân dối thời gian tránh thi công gấp rút, các hạng mục không hoàn thành đúng hạn
• Chuẩn bị kế hoạch, các trương hợp dự phòng cho mọi tình huống, sự cố bất ngờ diễn ra.

Trên đây là cách tổ chức Lễ kỷ niệm thành lập công ty tất tần tật từ A-Z mà Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event chia sẻ cho quý công ty, doanh nghiệp để có thể tổ chức được một buổi Lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công và ý nghĩa nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu trong việc tổ chức sự kiện này. Hãy liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn và báo giá chi tiết nhé!