Ngày nay trong môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn thử thách, việc tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là một hoạt động quảng bá, mà còn là một cơ hội lớn để tạo ấn tượng mạnh mẽ và tương tác sâu sắc với đối tượng khách hàng. Để đạt được hiệu quả tối đa từ sự kiện của mình, việc xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện chặt chẽ không chỉ là quan trọng mà còn là không thể thiếu. Palamun Event mời độc giả xem qua bài viết sau đây!
Contents
Truyền thông tổ chức sự kiện là gì?
Truyền thông sự kiện là hoạt động “nhá hàng” hoặc công bố đầy đủ các thông tin (hình ảnh và thước phim) có trong một sự kiện sắp diễn ra đến với tất cả mọi người.
Giá trị của hành động này đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích to lớn, đặc biệt là việc thu hút sự chú ý của giới mộ điệu, khách hàng và đối tác làm ăn của doanh nghiệp.
Tính đến thời điểm hiện tại, truyền thông tổ chức sự kiện gồm có ba công đoạn chính và cần được đầu tư cẩn thận về nội dung, kế hoạch truyền tải thông tin và đo lường hiệu quả công việc thực hiện.
Công việc này thường được giao phó cho bộ phận Marketing event trong công ty. Các nhân sự làm việc tại vị trí này sẽ phải nghiên cứu và chịu trách nhiệm thực hiện từng công đoạn truyền thông có trong sự kiện.
>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách xây dựng concept sự kiện độc đáo sáng tạo nhất
Tầm quan trọng của truyền thông trong sự kiện
Để sự kiện của bạn được nhiều người chú ý đến, việc truyền thông trong sự kiện được nhận xét là điều vô cùng quan trọng và cần thiết.
Hầu hết các doanh nghiệp luôn dành nhiều thời gian cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện sắp diễn ra hoặc đã kết thúc tốt đẹp.
Khi truyền thông sự kiện đúng cách, sự kiện của bạn sẽ dễ dàng trở thành tâm điểm thu hút sự chú ý của công chúng, đặc biệt nhất chính là nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng và đối tác làm ăn trong tương lai.
Không chỉ thế, tầm quan trọng của truyền thông và tổ chức sự kiện còn được thể hiện rõ qua các hiệu ứng như sau:
-
- Gợi nhắc trong tâm trí của khách hàng về nội dung của sự kiện.
- Tiếp cận rộng rãi mọi đối tượng khách hàng quan tâm đến doanh nghiệp.
- Có khả năng làm khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng của doanh nghiệp.
- Gia tăng sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trên thị trường.
- Gắn kết chặt chẽ mối quan hệ giữa đối tác và doanh nghiệp.
>>> Cùng tham khảo: Ý tưởng trang trí sự kiện khác biệt cho mọi doanh nghiệp
Đối tượng liên quan tới truyền thông sự kiện
Phần này đề cập đến những cá nhân hoặc tổ chức mà bạn mong muốn và thực sự có ảnh hưởng đối với sự kiện của bạn. Các đối tượng này có thể là khách hàng trực tiếp, nhà phân phối, nhà đầu tư, báo chí và nhiều đối tượng khác. Chúng ta sẽ phân tích từng đối tượng, xem xét đặc điểm riêng của họ, cộng đồng mà họ thuộc về, và cách họ có thể phản ứng đối với sự kiện.
Rất nhiều kế hoạch thường chỉ tập trung vào việc lợi ích mà bạn có thể đạt được từ những đối tượng này, mà không xem xét trước những khả năng tiêu cực có thể xảy ra. Sự tiêu biểu này có thể dẫn đến tình huống mất cân bằng và không linh hoạt khi phải đối mặt với những vấn đề xấu.
Hãy nhớ rằng bên cạnh những người ủng hộ sự kiện của bạn, luôn tồn tại những nhóm đối tượng có thể phản đối. Vì vậy, kế hoạch truyền thông sự kiện của bạn nên bao gồm cả chiến lược để đối phó với họ.
Cách truyền thông sự kiện hiệu quả nhất 2024
1. Trước khi diễn ra sự kiện
Để đảm bảo “đầu xuôi đuôi lọt”, trước tiên người thực hiện kế hoạch Marketing event cần phải truyền thông trước sự kiện để thu hút sự quan tâm của khách về buổi sự kiện.
Truyền thông trước sự kiện còn giúp người tham dự sự kiện nắm rõ được các thông tin quan trọng về sự kiện, điển hình như thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện.
Facebook là kênh truyền thông tốt nhất mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải đầu tư và chăm sóc. Tại đây khách hàng sẽ nắm rõ các thông tin được cập nhật như lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ,…
Đồng thời nhà quản trị fanpage cũng cần phải thường xuyên đăng tải các dạng nội dung liên quan về sự kiện để khách hàng có thể theo dõi xuyên suốt được.
Thậm chí, chúng ta cũng có thể sử dụng thủ thuật chạy quảng cáo (Facebook Ads) để tăng độ nhận diện của thương hiệu đến với các khách hàng ở xa.
Có một mẹo nhỏ bạn về chiến lược truyền thông trước sự kiện bạn có thể tham khảo tại kênh social của công ty như sau:
- Thông báo nhiều hơn về thông tin hạn chót đăng ký tham dự sự kiện.
- Tạo các post thời gian nhắc nhở, đếm ngược thời gian diễn ra sự kiện.
- Chia sẻ một số hình ảnh chuẩn bị cho sự kiện để tạo sự kích thích.
- Tiết lộ thông tin của nhân vật khách mời đặc biệt, đang là xu hướng quan tâm của mọi người.
2. Truyền thông trong quá trình diễn ra sự kiện
Trong thời điểm tổ chức sự kiện diễn ra, doanh nghiệp nên đầu tư cẩn thận vào việc livestream sự kiện để các khách mời ở xa hoặc không thể đến tham dự sự kiện có thể theo dõi.
Đồng thời tại các post social doanh nghiệp cũng nên đăng tải các thông tin mang tính kịp thời, miêu tả diễn biến đang diễn ra trong buổi sự kiện.
Ngoài ra, đối với những mô hình sự kiện lớn cần có sự tác nghiệp của nhà báo thì doanh nghiệp nên tạo cho họ điều kiện tốt nhất để lấy được nhiều hình ảnh đẹp, thước phim chất lượng để phục vụ hiệu quả cho truyền thông sau này.
3. Truyền thông sau sự kiện
Tổ chức sự kiện thành công chính là tiền đề giúp doanh nghiệp có thể tỏa sáng trên thị trường đang hoạt động. Và để giúp hiệu quả này diễn ra đúng với kế hoạch, truyền thông sau sự kiện là thứ rất cần thiết.
Thời gian này doanh nghiệp sẽ tập trung đi báo, tái sử dụng các hình ảnh có trong sự kiện để phủ đầy các trang social thông dụng.
Để có tư liệu tốt trong việc đi truyền thông sau sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê bên ngoài những đơn vị chuyên về livestream sự kiện hoặc cung cấp dịch vụ sự kiện trọn gói,… Chỉ cần đầu tư kỹ về mặt hình ảnh, tin chắc truyền thông sau sự kiện của bạn sẽ nhận lại nhiều thành công.
>>> Tham khảo thêm: 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ấn tượng 2024
Kết luận
Để hiểu rõ hơn về kế hoạch truyền thông sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được những thông tin tư vấn hữu ích nhất. Với hơn 12 năm kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, Công ty Palamun Event tự tin sẽ giải đáp mọi thắc mắc về truyền thông sự kiện của bạn. Để bạn hiểu rõ và có kế hoạch tốt nhất cho sự kiện của mình hãy liên hệ với Palamun Event qua 0866481115 để được tư vấn báo giá