Hướng dẫn cách xây dựng kế hoạch tổ chức giải chạy

213 lượt xem

Chạy là hoạt động thể chất giúp cải thiện tuần hoàn máu và nhịp tim. Đây cũng là phương pháp rèn luyện sức khỏe tốt nhất cho mọi người. Theo đó, ngày nay, hoạt động chạy đã được nâng tầm thành một sự kiện. Tổ chức giải chạy thường nhằm mục đích chính là truyền tải thông điệp về sức khỏe, gắn kết mọi người với nhau, cũng như từ thiện. Các sự kiện này đều được tổ chức bài bản với kịch bản, setup không gian và giải thưởng hẳn hoi. Để tìm hiểu sâu hơn về kế hoạch tổ chức giải chạy, Công ty Palamun Event mời bạn đọc theo dõi nội dung bài viết dưới đây nhé!

Tại sao nhiều nơi tổ chức giải chạy?

Các tổ chức, đoàn thể hay doanh nghiệp rất thường tổ chức giải chạy. Đây có thể là sự kiện thường niên, hoặc theo quý, tháng, nhằm mục đích:

  • Phổ biến thông điệp giữ gìn sức khỏe và rèn luyện thể chất đến với cộng đồng;
  • Cơ hội để các thành viên trong công ty gắn với với nhau;
  • Nâng cao ý thức thể dục thể thao và xây dựng thành một phong trào trở nên thân thuộc với mọi người;
  • Truyền cảm hứng về tinh thần đồng đội và ý chí quyết tâm chinh phục thử thách.
tổ chức giải chạy
Tổ chức giải chạy có nhiều lợi ích đối với cộng đồng (Ảnh: Internet)

Quy trình tổ chức giải chạy cho mọi doanh nghiệp

Tổ chức giải chạy tưởng chừng là một chương trình buộc người tham dự chinh phục thử thách bằng sức lực. Tuy nhiên, giá trị của sự kiện còn nhiều hơn thế.

Để sự kiện thành công và tạo dấu ấn khó quên đối với mỗi thành phần tham dự, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình tổ chức như sau:

1. Lập kế hoạch tổ chức giải chạy

Ở bước này, doanh nghiệp cần phải lên ý tưởng tổ chức giải chạy thông qua các phương án đề xuất cụ thể. Trong đó, buộc phải xác định mục tiêu của buổi lễ này là gì? – Có thể là hoạt động thường niên hay chỉ đơn giản là rèn luyện thể thao hay sâu xa hơn là mục đích đóng góp từ thiện. Từ mục tiêu đã xác định, bạn sẽ dễ dàng lên danh sách khách mời và ước lượng số lượng người sẽ tham gia.

Một bước vô cùng quan trọng khác, đó chính là dự trù kinh phí. Kinh phí có ảnh hưởng sát sao đến quy mô và chất lượng của giải chạy. Bản dự trù sẽ bao gồm các hạng mục như sau:

  • Mức giá địa điểm tổ chức sự kiện;
  • Chi phí dựng sân khấu;
  • Chi phí cho bộ Race Kit, huy chương và các đồ dùng chuyên dụng cho giải chạy;
  • Ngân sách dự phòng.

2. Truyền thông nội bộ

Điểm khởi nguồn khi tổ chức giải chạy không phải là phần thưởng mà là mục tiêu lan rộng ý thức giữ gìn và nâng cao sức khỏe thể chất, đồng thời gắn kết các đồng nghiệp với nhau. Chính vì thế, vấn đề truyền thông cho sự kiện rất quan trọng. Một mặt lưu ý về sự kiện, thời gian, địa điểm tổ chức, cách thức đảm bảo an toàn, chỉ dẫn cần thiết cho các thành viên tham dự,… Đây cũng là tiền đề để người tham dự chuẩn bị tốt về ý thức và sức khỏe khi tham gia sự kiện.

tổ chức giải chạy
Yếu tố truyền thông góp phần lan tỏa sức ảnh hưởng của giải chạy (Ảnh: Internet)

3. Chọn địa điểm tổ chức giải chạy

Nếu không xác định sẽ tổ chức giải chạy ở đâu được thì coi như kế hoạch như muối bỏ bể, uổng công dã tràng. Không chỉ là địa điểm, bạn còn phải cân nhắc về cung đường chạy.

Đa phần các giải chạy đều là sự kiện nội bộ trong doanh nghiệp, nên hạn chế các thử thách phức tạp. Ít nhất là một địa điểm tiện lợi, dễ dàng di chuyển trong thành phố, đơn cử là các công viên cây xanh.

Khi đã chọn được địa điểm tổ chức, bạn cần lưu ý đến 2 vấn đề quan trọng khác:

  • Layout lược đồ đường chạy: đảm bảo khía cạnh riêng tư và tính chất an toàn của sự kiện;
  • Nguồn điện: có sân khấu thì tất yếu phải có hệ thống âm thanh ánh sáng. Vậy làm thế nào để hệ thống này? – Chắc chắn cần phải có nguồn điện. Do đó, bắt buộc bạn phải chuẩn bị máy phát điện, đồng thời cần chú ý kiểm tra nguồn điện thường xuyên để quá trình diễn ra sự kiện không bị đứt quãng.

4. Kiểm tra cung đường chạy

Đa số các doanh nghiệp khi tổ chức giải chạy cho nhân viên đều chọn những cung đường ngắn. Chiều dài rơi vào khoảng 3km, 5km hoặc 10km. Đảm bảo vừa vặn với thời lượng chương trình, khả năng, sức khỏe và độ chuyên nghiệp của giải chạy.

Đối với các giải chạy kêu gọi tài trợ, từ thiện hay tạo ra sân chơi cho người yêu thể thao thì cung đường sẽ dài hơn nhiều. Cụ thể từ 5km đến 100km.

Khi kiểm tra cung đường chạy, bạn cần có chuyên môn nhất định và kinh nghiệm trong việc đo đạc, vẽ đường chạy. Điều này giúp xác định chính xác khoảng cách – yếu tố quan trọng đảm bảo sự kiện thành công.

tổ chức giải chạy
Kiểm tra trước cung đường đảm bảo đúng chiều dài đã quy định, cũng như dễ dàng thiết lập các yếu tố an toàn trong suốt cuộc thi (Ảnh: Internet)

5. Thực hiện bộ Race Kit và huy chương

Giải chạy có thành công suôn sẻ hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào các công cụ, cơ sở vật chất. Có thể kể đến: bộ huy chương, banner, backdrop, bib, backdrop chụp hình, áo, mũ, barie, túi, cổng chào,… phải được hoàn thiện ngay trước khi sự kiện diễn ra.

Tổ chức giải chạy không thể thiếu bộ Race Kit. Bộ Race Kit bao gồm những vật dụng như sau: 

  • BIB: số báo danh được in cho mỗi thành viên tham dự. Nếu giải chạy có đa dạng cự ly, BIB sẽ được in theo nhiều màu sắc khác nhau để các ứng viên vào đúng cự ly của mình.
  • Còi cứu hộ: các vận động viên sẽ được cấp một còi cứu hộ. Đây là phương tiện hỗ trợ phòng trường hợp lạc đường hoặc tai nạn ngoài ý muốn để mỗi người có thể kêu gợi sự giúp đỡ từ BTC.
  • Áo chạy: là phương tiện nhận diện sự kiện và mang tính kỷ niệm rất cao. Vì quá trình chạy cơ thể sẽ dễ nóng nực và toát nhiều mồ hôi, nên đòi hỏi chất vải mịn mát, tạo cảm giác dễ chịu cho các thành viên tham dự.là sản phẩm tạo bắt buộc nhan sắc màu cuộc thi cũng là sản phẩm với tính kỉ niệm đối sở hữu người tham gia.
  • Balo: trang bị các vật dụng cần thiết trên đường chạy. Balo không nên quá to, vừa đủ chứa và không tạo thêm trọng lực cho động viên.
  • Huy chương: vật phẩm có tính kỷ niệm cho người tham dự giải. Thường được đặt từ sớm để kịp tiến độ cuộc thi.
công ty event chuyên nghiệp
Huy chương (Ảnh: Palamun Event)

6. Nước bù điện giải và Đội y tế cứu hộ

Giải chạy là sự kiện có đông người tham dự, nên vấn đề an toàn cho mọi người cần phải được củng cố chặt chẽ. Theo đó, đội cứu hộ là bộ phận quan trọng nhất để ứng phó với các trường hợp phát sinh và tai nạn ngoài ý muốn.

Bên cạnh đó là nước bù điện giải, chuối để các vận động viên bổ sung trong suốt quá trình thi chạy. Vì trong quá trình này, cơ thể sẽ bị mất nước rất nhiều, các thực phẩm và đồ uống đảm bảo các thành viên có đủ sức bền để đi hết cung đường chạy.

7. Tổ trọng tài và quản lý

Tổ chức giải chạy cần có phương pháp chấm điểm chính xác. Tuyệt đối tránh tình trạng kiện cáo, sai đường, đi tắt,… Do đó, ngay từ đầu, ngoài vẽ cung đường còn phải có đội ngũ nhân sự hỗ trợ chỉ đường cho các vận động viên để mọi người theo đúng cự ly của mình.

>>> Xem thêm: Sự kiện cộng đồng chạy bộ từ thiện Long Đức Ekiden

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách lên kế hoạch tổ chức giải chạy đảm bảo sự kiện thành công trọn vẹn. Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hân hạnh giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Đừng quên hotline: 08 66 48 11 15 (gặp Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (gặp Mr. Thu Trần). Chúng tôi luôn hỗ trợ sẵn lòng!