Những năm gần đây, bóng đá được xem là môn thể thao quốc dân tại Việt Nam. Mỗi ngày, mỗi giờ, khắp nơi đều tổ chức giải bóng đá với đủ mọi quy mô và mọi đối tượng tham dự. Tùy vào mục đích và quy mô tổ chức mà bạn sẽ có sự chuẩn bị khác nhau. Nhưng trên tiêu chuẩn chung, để giải đấu diễn ra thành công, bạn cần chuẩn bị những gì và làm những gì? Công ty Palamun Event có một vài gợi ý trong nội dung bài viết dưới đây nhé!
Contents
Tìm hiểu về giải bóng đá và mục đích của việc tổ chức giải bóng đá
Các giải bóng đá hiện nay rất phổ biến trong đời sống. Đây không còn là hoạt động tập luyện đơn thuần mà còn là hình thức giải trí vô cùng độc đáo. Đối tượng hướng đến rất rộng, ngoài cầu thủ, huấn luyện viên, còn có đông đảo thành phần như học sinh, sinh viên, công nhân, viên chức, giáo viên,…
Những giải đấu bóng đá được xem như cơ hội để mọi người được vui chơi, thư giãn sau những giờ làm việc lao lực. Và cũng là cơ hội đưa mọi người gần với nhau, thắt chặt tình đoàn kết trong tập thể.
Chính vì thế, tổ chức giải bóng đá mang ý nghĩa sâu xa hơn là một hoạt động thể chất. Đôi khi sự thành công của giải đấu không phải mục đích sau cùng. Quan trọng hơn cả là cảm xúc của đội thi đấu và khán giả. Cụ thể:
- Cơ hội giao lưu giữa các đội, nhóm trong nước hoặc quốc tế hay giữa các vùng miền;
- Cơ hội học hỏi và tìm hiểu văn hóa giữa các vùng miền và quốc gia;
- Nơi chứng minh thực lực và thể hiện niềm đam mê bóng đá;
- Thu hút nhân tài và fan hâm mộ.
Những việc cần làm khi tổ chức giải bóng đá
A. Lập kế hoạch tổ chức giải bóng đá
Một giải đấu thành công không thể nào thiếu một bản kế hoạch tổ chức giải bóng đá chỉn chu, chi tiết. Hãy cùng Palamun Event theo dõi các vấn đề cốt yếu khi lập kế hoạch cho giải đấu nhé!
1. Xác định mục đích tổ chức giải bóng đá
Tổ chức giải bóng đá dù lớn dù nhỏ cần phải xác định mục đích rõ ràng trước tiên. Bạn sẽ khó đi tới cùng nếu không biết mục đích của mình là gì. Bởi mục đích sẽ giúp bạn dễ dàng cân đối và kiểm soát chi phí một cách chính xác và tốt nhất.
Mục đích tổ chức các giải đấu có thể là:
- Giới thiệu sân bóng mới;
- Nâng cao tinh thần thể thao tại địa phương;
- Hoạt động thường niên của đơn vị, tổ chức, đoàn thể;…
2. Đối tượng tham gia giải đấu gồm những ai?
Từ mục đích tổ chức giải bóng đá, không khó khăn để bạn xác định đối tượng tham gia. Đó có thể là:
- Các đội tuyển chuyên nghiệp;
- Nhân sự các phòng ban công ty;
- Đội bóng địa phương;…
Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc số lượng thành viên tham dự. Từ đó quyết định hình thức thi đấu phù hợp, như đấu bảng hoặc đấu vòng tròn tính điểm.
3. Thời gian tổ chức giải bóng đá
Dựa vào đối tượng tham gia bạn sẽ dễ dàng xác định được thời gian và khung giờ tổ chức giải bóng đá. Biết chính xác mốc thời gian đã ấn định, bạn có thể nhanh chóng lên timeline chương trình và phân bổ nhân sự phù hợp cho từng giai đoạn.
4. Địa điểm tổ chức giải đấu
Khi tổ chức giải bóng đá, bỏ quên địa điểm là một điều vô cùng thiếu sót. Bởi khách mời, các thành viên tham dự giải đấu cần biết chính xác địa điểm tổ chức để có thể di chuyển đến đúng giờ. Ngoài ra còn phải xem xét kỹ lưỡng đến yếu tố giao thông.
5. Dự trù kinh phí
Vấn đề kinh phí tổ chức giải bóng đá cần phải công khai và minh bạch, vì có liên quan đến rất nhiều yếu tố.
Điểm qua một số loại chi phí thường gặp trong giải đấu như sau:
- Tiền thuê sân bãi;
- Chi phí chuẩn bị giải thưởng, như cúp, cờ lưu, tiền mặt hoặc tương đương;
- Chi phí cho trọng tài, nhân viên y tế, bảo vệ và nhân sự tổ chức giải đấu;
- Chi phí truyền thông (nếu có) bao gồm liên lạc nhà tài trợ, khách mời, giới thiệu – đưa tin – cập nhật tình hình giải đấu qua các phương tiện media;
- Chi phí cho đồ ăn, thức uống.
6. Truyền thông
Những giải đấu bóng đá lớn thường được thông báo trên các trang thông tin của đơn vị tổ chức hoặc PR báo chí bên ngoài. Tùy vào quy mô, mục đích và mức độ quan trọng mà bạn sắp xếp chiến lược truyền thông phù hợp.
7. Các tài liệu cần thiết
Cần phải có sự chuẩn bị trọn vẹn thì giải đấu mới có thể đạt đến thành công như mong đợi. Bên cạnh các vấn đề về thời gian, địa điểm, timeline chương trình, BTC cần phải đáp ứng các tài liệu như sau:
- Điều lệ giải;
- Hồ sơ xin tài trợ, thư mời tài trợ (nếu cần);
- Danh sách các đội và nhân sự tham gia.
B. Các bước chuẩn bị tổ chức giải bóng đá
1. Mời các đội tham dự, xác nhận và lên danh sách
Dựa vào mục đích và đối tượng tham gia, BTC sẽ gửi thư mời kèm theo thông báo chi tiết về giải đấu.
Đối với các giải đấu quy mô lớn, các phương tiện truyền thông, như fanpage, email sẽ được ưu tiên cho mục tiêu quảng bá và mời gọi. Theo đó, nội dung thư mời sẽ có thêm hồ sơ đăng ký, niêm yết rõ chi phí và điều lệ tham gia.
2. Tìm kiếm và mời tài trợ
Trước mắt, cần lập 1 danh sách các nhà tài trợ khả thi. Có thể là chỗ quen biết, khách hàng, đối tác thân thiết hoặc nhóm khách hàng có liên quan đến đối tượng tham gia giải đấu.
BTC sẽ phải chuẩn bị thư mời và hồ sơ tài trợ cho các nhà tài trợ trong ít nhất 1 – 2 tháng trước khi tổ chức giải bóng đá. Đây cũng là khoảng thời gian thích hợp để nhà tài trợ cân nhắc ngân sách và nhân sự để đưa ra quyết định.
3. Bốc thăm thi đấu
Bốc thăm thi đấu là bước rất quan trọng khi tổ chức giải bóng đá. Bước này diễn ra ngay sau khi xác định được các đội tham gia và dưới sự có mặt của BTC, giám sát, trọng tài, đại diện các đội và đơn vị truyền thông.
Buổi bốc thăm còn có thêm các hoạt động liên quan, như thông báo kế hoạch, danh sách các đội, điều lệ giải và chia bảng đấu. Với khối lượng công việc như vậy, buổi bốc thăm cần phải diễn ra trước giải đấu ít nhất 1 tuần để các bên có sự chuẩn bị tốt nhất.
4. Chuẩn bị các trang thiết bị
Danh sách các trang thiết bị đã được lập ngay trong bảng kế hoạch và dự trù kinh phí tương ứng. BTC sẽ từng bước cụ thể hóa các công cụ cần thiết cho buổi lễ khai mạc.
C. Triển khai
1. Lễ khai mạc giải đấu
Không khó để có một buổi lễ khai mạc tổ chức giải bóng đá diễn ra thành công tốt đẹp. Chủ yếu có các vấn đề cần quan tâm:
- Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp với các thành phần tham dự, khách mời, truyền thông;
- Dàn dựng đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị theo kịch bản chương trình;
- Điều phối nhân sự hợp lý, bao gồm MC, điều phối viên và lễ tân;
- Tập trung vào phần tuyên thệ của tổ trọng tài và các đại diện đội bóng.
2. Quá trình diễn ra giải đấu
Trước mỗi trận đấu, trọng tài sẽ làm thủ tục về biên bản trận đấu với đại diện các đội bóng. Trọng tài sẽ là bên đảm bảo giải quyết các vấn đề phát sinh, tính minh bạch và an ninh cho trận đấu. Cùng với đó, nhân viên y tế cũng là bộ phận quan trọng luôn có mặt để kịp thời xử lý các tai nạn ngoài ý muốn.
Sau trận đấu, đại diện các đội sẽ ký vào biên bản trận đấu. Không thể thiếu quay phim, chụp ảnh để lưu lại kỷ niệm và tạo hiệu ứng truyền thông trong suốt quá trình diễn ra trận đấu.
3. Lễ bế mạc giải
Lễ bế mạc diễn ra tương tự lễ khai mạc. Bên cạnh đó, lễ bế mạc còn có thêm hoạt động tổng kết và trao thưởng. Tùy vào ngân sách ban đầu, sau lễ bế mạc có thể có thêm một buổi liên hoan, giao lưu để các bên thắt chặt tình hữu nghị, tạo tiền đề tổ chức giải bóng đá lớn hơn, thành công hơn trong tương lai.
D. Tổng kết – rút kinh nghiệm nội bộ
Kết thúc giải đấu là lúc BTC họp nội bộ để tổng kết chi phí và đánh giá hiệu quả tổ chức giải bóng đá. Tìm những điều đã làm được và những điều cần khắc phục để các giải đấu tiếp theo thành công hơn.
Trên đây là các bước cơ bản khi tổ chức giải bóng đá điển hình. Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event chúc bạn luôn thành công với mỗi giải đấu tổ chức và hân hạnh đồng hành giải quyết mọi khó khăn của bạn!
