Dự trù chi phí Tổ chức tiệc tri ân khách hàng đầy đủ nhất

Palamun Event thường nhận được qua Email hay Hotline về chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng. Cụ thể: bao nhiêu, gồm những gì, thời gian chuẩn bị, nên thuê nhân sự nào thì chương trình sẽ tạo nên ấn tượng, khách sạn – nhà hàng nào là tốt nhất,… Nhân dịp này, quý doanh nghiệp không nên bỏ qua dự toán chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng dưới đây. Bao gồm bước liệt kê các hạng mục chi tiêu từ khái quát đến chi tiết. Từ cơ bản đến hoàn thiện từng khâu tổ chức chương trình.

Contents

1 Tại sao cần tìm hiểu chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng?
2 Hoạch định chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng bao gồm những gì?
3 Các bước dự trù chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Tại sao cần tìm hiểu chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng?

Tổ chức Tri Ân Khách Hàng là sự kiện thường xuyên diễn ra trong năm đối với doanh nghiệp. Vì vậy lên kế hoạch về chi phí tổ chức là khâu quan trọng mà doanh nghiệp cần phải làm trước tiên.

Cụ thể:

Cách dự trù ngân sách tối thiểu là bao nhiêu thì đủ;
Tối đa bao nhiêu tiền thì là thoải mái;
Cách thức tiết kiệm chi phí hay các khoản phát sinh…

Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào du nhỏ – vừa – hay lớn thì việc dự trù ngân sách là rất cần thiết.

>>> Xem thêm: Kịch bản 8 bước tổ chức tri ân khách hàng dành cho doanh nghiệp

Hoạch định chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng bao gồm những gì?

Có thể nói Hoạch đinh chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục. Có thể kể đến:

Thiệp mời;
Tiệc mừng tri ân khách hàng;
Sân khấu;
Thuê hệ thống âm thanh – ánh sáng;
Thuê khách sạn, nhà hàng;
Thiết kế 2D, 3D,…;
Thuê MC, ca sĩ,…;
Nhân viên lễ tân;
Quà tặng tri ân khách hàng;
Hoạt động khen thưởng,…

Tất cả đều cần dự trù cụ thể rõ ràng. Bên cạnh việc chia sẻ các thông tin doanh số đáng mừng, buổi tiệc còn là hoạt động tri ân các khách hàng, đối tác thân thiết đã sử dụng dịch vụ, sản phẩm của quý doanh nghiệp.

Các bước dự trù chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Bước 1: Lên nội dung và danh sách khách mời

Số lượng khách mời nhiều hay ít cũng là yếu tố quan trọng quyết định cho gói ngân sách tổng thể.

Bên cạnh đó, chương trình cần phải có nội dung để Ekip hoặc BTC tìm ra ý tưởng sáng tạo. Tạo nên 1 chương trình khác biệt, gây ấn tượng với khách mời.

Bước 2: Chi phí tổ chức tiệc cho địa điểm

Việc này thông thường khá quan trọng chiếm khoảng 1/4 chi phí tổ chức event. Ngoài ra, cũng cần ấn định ngày tổ chức. Để đội ngũ nhân sự của bạn sẽ dồn sức bám theo kịp timeline hay checklist tiến độ của dự án.

Bước 3: Lên checklist tổng thể các hạng mục

Bạn cần lập danh sách các hạng mục (checklist). Sau đó lập bảng dự toán kinh phí mỗi hạng mục với một mức giá khác nhau. Có thể dao động tùy theo gói dịch vụ. Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó. Để biết Event đó cần những gì và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào.

Bước 4: Chi phí tổ chức tiệc tri ân khách hàng dự phòng

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện. Vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được. Cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 15%. Tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.

Bước 5: Thành lập 1 BTC để quản lý và kiểm soát chi phí tổng thể

Giúp phân chia công việc và trách nhiệm của mỗi phòng ban Đồng thời sắp xếp sự kiện theo tiến độ, theo timeline của chương trình. Phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa, thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.

Bước 6: Quản lý việc thất thoát

Lưu ý 2 điều:

Không mua quá nhiều thứ không cần thiết;
Không chọn địa điểm tổ chức “trái mùa”.

Bước 7: Chi phí về tiệc chiêu đãi

Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng không ngại đường xá xa xôi để đến dự lễ. Nhằm tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao – 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ – 6.500.000đ/ bàn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp — *Chi phí về tiệc chiêu đãi cho chương trình Tri ân khách hàng thông thường cũng hao tốn một khoản chi phí khá lớn/event*

Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hân hạnh hỗ trợ bạn. Nếu có nhu cầu tổ chức tiệc tri ân khách hàng với giá cả tốt nhất, hãy liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn tận tình!